OHSAS 18001: Control de los registros para SST

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OHSAS 18001

A lo largo de su implementación y puesta en marcha, la norma OHSAS 18001 genera unos registros que tendremos que controlar. Dichos registros se presentan como consecuencia de la aplicación de cada uno de los requisitos de OHSAS18001, la norma por excelencia en Seguridad y Salud Laboral.

Para contribuir a ello, el estándar OHSAS 18001 facilita una serie de indicaciones a seguir. Se considera necesario, al igual que en otras cuestiones, que la entidad cuente con procedimientos para que, en conexión con los registros:

Identifique los requisitos
Almacene
Proteja
Recupere
Establezca un tiempo de retención y la disposición de los mismos

Un registro es un modelo especial de documento que presenta resultados o evidencias provenientes de las actividades ejecutadas. La totalidad de la información que, como decíamos anteriormente, se produce al implementar o poner en marcha un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, que se puede catalogar como un tipo de registro de Seguridad y Salud en el Trabajo.

[sociallocker id=»16144″]Dicha información puede estar plasmada en soporte papel, informático, o de todo tipo. Sea como sea, se tienen que aportar evidencias de la conformidad con los requisitos y el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la entidad.

Los registros tienen que ser adecuados para el proceso en el que se encuentran englobados y para los sujetos que tendrán que manejarlos. El objetivo es que la información aportada sea suficiente para comprobar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS18001 trabaja de manera correcta y eficaz y se encuentran gestionados sus riesgos de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Algunos de los registros que se establecen a la hora de implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son reclamados por el estándar de un modo obligatorio.

Identificación de los registros

Cualquier registro de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene que ser claramente identificables, no deben ser ambiguos. Para la identificación se puede usar un título o un código que la entidad tendrá que determinar.

Los registros que se establecen son reclamados por el estándar de forma obligatoria

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La empresa tendrá que determinar si los registros van a presentarse en algún tipo de formato preestablecido por ella o se van a tratar en formato libre. Sea cual sea la alternativa elegida, la empresa deberá establecer una sistemática para controlar la revisión, aprobación, distribución, actualización y control de los formatos.

Almacenamiento, protección y conservación de los registros

De la misma manera, la empresa tendrá que indicar la forma en que almacenará los registros, tanto si son de carácter temporal o definitivo, y muy importante, tienen que permanecer legibles, identificables y recuperables.

El sistema seleccionado de almacenamiento y los lugares escogidos tienen que asegurar que los registros permanecerán protegidos ante los posibles daños que se pudieran ocasionar.

En el caso de tener registros electrónicos no podemos olvidarnos de instalar sistemas antivirus y el almacenamiento de copias de seguridad.

Recuperación, tiempo de retención y disposición

La entidad tendrá que indicar el tiempo de recuperación de los registros, tanto para archivos temporales como definitivos, de la misma forma que el tiempo de conservación para el modelo último.

Los requisitos legales aplicables para la conservación de determinados registros es un factor importante a tener en cuenta en este punto, ya que en cada caso puede ser diferente.

En un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, nos podemos encontrar algunos registros como son, entre otros:

Registros de cumplimiento legal.
Registros de los requisitos aplicables.
Registros de inspección y mantenimiento.
Registros de formación.
Informes de no conformidades.
Registros de identificación de peligros y evaluación de riesgos.
Información sobre desempeño en SSO.
Informes sobre incidentes en Seguridad y Salud Ocupacional.
Resultados de auditorías.
Resultados de seguimiento y medición.
Resultados de revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.
Decisiones sobre comunicaciones externas.
Registros de quejas sobre Seguridad y Salud en el Trabajo.

Si miramos el texto de la norma OHSAS-18001, podemos ver que en numerosos requisitos que contiene se nos pide que mantengamos registros sobre ellos. Además, en el punto 4.5.4. Control de los registros, podemos leer las condiciones que tiene que llevar a cabo la entidad al respecto.

Concretamente, el texto de la norma OHSAS18001 expone:

“La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su Sistema de Gestión de la SST y de este estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables”.
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En conclusión, los registros presentan una información favorable y valiosa para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la norma OHSAS 18001, por ello necesitan un tratamiento complicado. En consecuencia, la pérdida de ellos supone la pérdida de evidencias significativas.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

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