Cómo un software puede facilitar la gestión de una norma ISO

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La gestión de una norma ISO

La gestión de una norma ISO requiere de un proceso de implantación previo que implica dedicarle un periodo de tiempo considerable por la exigencia de documentación que supone.

Esto genera una serie de dificultades, motivo de quejas por parte de muchas pequeñas y medianas empresas, las cuales ven el proceso de certificación ISO como algo deseable, pero con dificultades de poderle hacer frente.

Ante los problemas derivados de la gestión de normas ISO, son ya muchas las organizaciones que han optado por automatizar la gestión de las mismas mediante el software de gestión ISOTools, viendo notorias mejoras en sus sistemas de gestión, a través de la mejora de la eficiencia de sus procesos, de su productividad así como en su competitividad.

En este sentido, tenemos claros ejemplos de casos de éxitos reales de organizaciones que ya se han beneficiado de la automatización de sus Sistemas de Gestión a través del Software ISO como lo son:

Problemas habituales en la Gestión de una norma ISO

Entre los problemas habituales a los que se enfrentan aquellas organizaciones que comienzan su andadura en la implantación de Sistemas de Gestión certificados bajo algún estándar ISO, destacamos los siguientes:

Falta de experiencia en la burocratización exigida para la gestión de los sistemas de acuerdo a normas ISO.
La realización manual del proceso de implementación supone una gran inversión de tiempo.
El hecho de no contar con el sistema de gestión automatizado, también conlleva a que el Responsable del Sistema tenga que emplear más tiempo del debido al principio de cada mes para recopilar la oportuna información extraída de los indicadores en las tablas de Excel u otras bases de datos empleados.

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Otro de los problemas más recurrentes al implementar el sistema de gestión ISO de manera manual es la duplicidad generada en documentos o incluso en la utilización de documentos obsoletos.
Al no contar con un sistema que permita la centralización de la documentación y procedimientos a seguir, el personal de la organización hace uso continuo de e-mails y llamadas telefónicas, lo que implica emplear tiempo adicional así como un mayor coste.
Los seguimientos y evaluación no envían de manera inmediata la información para proceder a la toma de decisión respecto a las acciones correctivas a emprender.
La gestión del Know-how no se documenta de forma adecuada, de manera que la transmisión del conocimientos a nuevos miembros conlleva más tiempo.

Beneficios obtenidos al automatizar la Gestión de una norma ISO

A través de la automatización, no sólo va a facilitarnos el proceso de implantación y certificación de la norma ISO, sino que además aporta otras ventajas adicionales a la organización y que a continuación enumeramos:

Optimización del tiempo con la consecuente disminución de costes: la automatización de la gestión de una norma ISO permite reducir gran parte de la carga administrativa que realiza el personal de la empresa, permitiendo que éstos se dediquen así a otras tareas adicionales que contribuyan a la mejora continua.
Favorecen la consecución de resultados excelentes: como bien sabemos, toda organización que certifica su Sistemas de Gestión bajo normas ISO, busca ante todo la excelencia de sus resultados y lograr una satisfacción de sus clientes y concretamente con el software ISOTools se contribuye a tales objetivos.
Permite tener centralizada la información, lo que supone un aumento de la eficacia.
Por lo que respecta al retorno de la inversión realizada en el software, es importante destacar la rápida y excelente recuperación que obtendrá la organización, ya que gracias al Software ISOTools, la organización experimentará una importante mejora en su rendimiento que se manifestará en mayores beneficios.
Facilita el proceso de toma de decisión al presentar la información centralizada.
Control del conocimiento: la herramienta de automatización permite documentar sus procesos.
Incrementa la satisfacción de los clientes al contribuir a mejorar los procesos y la gestión de la organización.
Permite la reducción de consumo de papelería de manera que es positivo para el Medio Ambiente.
Al simplificar el trabajo y mejorar la comunicación, la calidad del trabajo aumenta. Esto se traduce en un incremento del desempeño y un trabajo en equipo mejor.

Por todo los anteriores beneficios, la automatización de los sistemas de gestión bajo normas ISO es más que recomendable para ayudar a tu organización en su camino hacia la mejora continua.

La Plataforma ISOTools facilita la gestión de una norma ISO

La Plataforma Tecnológica ISOTools simplifica el proceso de implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión gracias a la automatización del mismo. Consta de varios módulos y es totalmente flexible y adaptable a las particularidades de cada organización. Gracias a esta herramienta, la organización ve mejorada su agilidad en los procesos, así como contribuye a una mayor accesibilidad de la información.