¿Cómo realizar la implementación de la gestión por procesos?

Implementación de la Gestión por procesos

En los últimos años, en empresas privadas o públicas, se trata mucho el tema sobre cómo conseguir una implementación real de la gestión por procesos.

Conseguir que las empresas dejen el trabajo por funciones o áreas y pase a un esquema mucho más dinámico, basado en procesos, en el que cada proceso sea una representación que trate sobre diferentes áreas o funciones y que cumpla con la misión de establecer valor para el cliente. Para todo esto es necesario realizar una interacción entre personas y áreas.

No obstante, en diferentes ocasiones el esfuerzo de una empresa para conseguir una implantación real de la gestión por procesos, se ve truncada o solo se consigue de forma parcial, ya que no se desarrollan los pasos clave o fundamentales que requieren de un marco metodológico.

Queremos desarrollar los aspectos fundamentales, que ninguna empresa debe descuidar si quiere implantar con éxito una gestión por procesos.

Liderazgo y compromiso de la alta dirección

Este es, el factor clave más importante. El nivel máximo de la empresa supone para sus directores y gerentes el asumir un compromiso suficiente que apoye de forma incondicional el proceso de implantación.

El compromiso se tiene que reflejar en:

• Enviar un mensaje de forma contundente a la empresa sobre la necesidad que existe de establecer un cambio en la gestión por procesos.
• Participar en las diferentes instancias del proceso de implantación, se actúa con prontitud cuando necesitan tomar decisiones.
• Ofrecer resultados.
• Convencer a todos los miembros de la organización y alinearlos a la nueva forma de trabajar.
• Realizar seguimiento y actuar con sentido de urgencia, haciendo ver que la empresa ha cambiado de forma inminente.
• Diseño de instrumentos con lenguaje claro, fácil de entender

Una implantación de la gestión por procesos, requiere de diferentes instrumentos metodológicos que se encargan de describir y estandarizar los procesos en la empresa. Con todo esto nos referimos a:

• Mapa de procesos
• Fichas de caracterización
• Los flujos de procesos
• Procedimientos

Es muy importante que los instrumentos se desarrollen bajo diferentes características, como pueden ser:

Claridad y sencillez

Para que pueda ser entendido por los diferentes colaboradores en la empresa. No es necesario que se desarrollen pensando en que los especialistas en procesos, lo entiendan. Debe establecerse una guía metodológica para el cambio y la mejora en la empresa.

Un solo lenguaje

Todos los formatos, símbolos, documentos que deben estar estandarizados de forma que se constituya en un único lenguaje para toda la empresa.

Documentación de consulta

La idea es que todos los colaboradores pueden tener acceso a la información de procesos en todos momento y lugar. Es necesario que exista un documento de referencia por excelencia para ejecutar las operaciones de la organización.

Involucración de todos los colaboradores

Nadie debe quedar al margen, la gestión por procesos es un trabajo que deben realizar todos. Los líderes de la empresa son responsables de involucrar a sus colaboradores durante el cambio.

La involucración de la alta dirección se debe ver reflejada en:

• La capacitación de todo el personal en los aspectos esenciales de la gestión por procesos.
• Participación del personal durante la realización de los mapas de procesos.
• Incentivar la proactividad en cuanto a la presentación de propuestas de mejora para la organización.
• Organización e implantación de equipos con la participación de toda la organización, además de la orientación a resultados y la mejora continua.
• Sensibilizar de forma permanente sobre el rol que juegan los colaboradores de la gestión por procesos.

Alineamiento estrategia, procesos y estructura

La gestión por procesos tiene sentido si se encuentra alineada con la estrategia de la organización. Es necesario que nos preguntemos si existe una estrategia que se encuentra integrada en la empresa. También es vital contemplar que el entorno puede ser cambiante y dinámico, esto hacer que las estrategias se encuentren sujetas a distintos cambios y evoluciones.

La estructura se deberá encontrar alineada a los procesos, de forma especial en la competencia de cada puesto la cuales tendrán que estar desarrolladas con los aspectos como trabajo en equipo, colaboración entre áreas, innovación, orientación a resultados, etc.

Tomar conciencia que todo esto requiere tiempo

En diferentes ocasiones la desesperación por conseguir resultados inmediatos, termina con la frustración cuando no se dan.

Por este motivo, es muy importante tomar conciencia sobre la gestión por procesos. Es necesario tomarse el tiempo necesario, ya que es un proceso de cambio en el que se rompen diferentes paradigmas. También se fortalecen las capacidades.

Lograr la gestión por procesos sea eficaz forma parte del ADN de la organización

Lo más importante, es que la implantación de una gestión por procesos no se quede en un intento, sino que se culmine con éxito.

Es necesario que la gestión por procesos forme parte de la cultura de la organización. Si se consigue esto significa que las personas y las áreas adoptan nuevos hábitos de comportamiento en cuanto a la coordinación, el enfoque hacía el cliente, el análisis de información basado en hechos, etc.

Software Gestión por Procesos

La Gestión por procesos se puede automatizar centralizando todo el manejo a través de una única herramienta, el Software GRCTools, facilitando la integración de los distintos sistemas de gestión cuya base es el enfoque a procesos.