Razones por las que automatizar procesos

Automatizar procesos

Automatizar procesos no se encuentra definido de manera exacta, sino que depende del enfoque que se le dé, se puede realizar una categorización como una metodología o un conjunto de herramientas tecnológicas que ayudan a ser mucho más eficientes en el día a día. Lo que se quiere conseguir es identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorizar y realizar la medición de los procesos en un negocio, evitando así errores que lleven a la perdida de la eficacia.

Una organización se puede plantear si implantar un sistema de flujos de trabajo para que le ayude a mejorar su productividad, pero es necesario que conozcan todos los procesos al detalle para poder modelarlos, medirlos y estudiarlos. Por este motivo, muchas veces se realiza la implantación de un sistema que no depende solo de la gerencia, sino que se recomienda que toda la organización se encuentre involucrada de una forma u otra.

Con un sistema de workflows implantados se puede lograr que la empresa sea mucho más productiva y reaccione a tiempo con los imprevistos y la toma de decisiones del día a día. Pero lo mejor es poder verlo de una manera mucho más gráfica, con ejemplos en los que se verá cuál es la ventaja que tiene automatizar procesos en tu organización.

No generar tareas en cola

Ya sea de una empresa de producción como de un trabajo de oficina, automatizar procesos puede evitar que se generen tareas en cola mejorando la producción. Las limitaciones que puede generar una lista de tareas se minimizan a la hora de automatizar procesos.

Minimizar el tiempo de espera durante la toma de decisiones

La tarea que lleva más tiempo es la de esperar a que lleguen los documentos. En el caso de una pequeña empresa puede que la tarea de retornar información dependa solo de una persona, pero en una gran compañía esto puede llegar a depender de diferentes departamentos.

Los documentos se deben rellenar y distribuir a los distintos departamentos de la empresa, el responsable puede no acordarse de todos los detalles del caso, puede suceder también que la documentación se pierda o que no haya llegado con tiempo suficiente. Las tareas se pueden realizar con un sistema de listas, pero el workflow sigue su curso si no todo esto no influye en la decisión final.

Minimizar el tiempo de reacción

Existen diferentes métodos con los que asignar y completar las tareas a la hora de automatizar procesos. La forma más común es que el trabajo quede asignado un empleado y este lo selecciona para completar la tarea. Otra forma es ordenar las tareas por fecha de entrega e ir haciendo primero las que más urgencia tienen.

No perder las tareas que tienes pendientes de realizar

Cuando una tarea ha sido completada, lo normal es que se cambie el estado como completado. El sistema de workflow tiene una manera única de mover el trabajo a la siguiente fase del proceso, el “estado” de la tarea es una forma de saber si está hecha, si está pendiente o está en proceso.  Muchas herramientas de workflow permite que los empleados puedan modificar el estado de la tarea, es decir, puede dejarla en pausa a la espera de ciertos documentos y cuando se haya completado seguir su camino de manera normal.

Acceso cómodo a la información

La información crítica debe ser accesible siempre desde cualquier parte. Cuando se asigna una tarea a una persona, es necesario que dicha información se encuentre fácilmente accesible. No es productivo asignar una tarea a alguien que después debe dedicar horas a buscar la información para poder hacerse una idea de la situación.

Un sistema de flujos de trabajo permite adjuntar documentos para que se muestre a la persona encargada que puede estar en la misma oficina, o en una ciudad diferente.

Evita el uso de tablas completas de datos

Muchas de las organizaciones quieren investigar como automatizar procesos, ya que manejan muchísimos datos en sus sistemas. Es normal que, al contar con tanta información, el panel de control de los sistemas sea muy complejo, pero es todo lo contrario.

Un sistema de workflows maneja una gran cantidad de datos en tiempo real y que todos estos datos deben ser accesibles de una manera u otra. Esto no supone tener un panel de control muy complejo con muchas tablas sino todo lo contrario.

No perder nunca un documento

Hoy en día las organizaciones cuentan con tanta información física como digital. Muchas veces, durante la toma de decisiones, es necesario que la información física pase de un departamento a otro y no siempre es fácil, puede que se trabaje en diferentes sedes, o que la documentación sea necesario en dos departamentos distintos al mismo tiempo.

A la hora de automatizar procesos, se suele instalar un sistema de reconocimiento para poder digitalizar la documentación en papel para acceder a ella de forma posterior de una manera mucho más cómoda.

Trazabilidad de las tareas

Los sistemas que permiten automatizar procesos suelen guardar un histórico de los cambios de estado, pero disponen de campos para poder añadir comentarios. Lo más común es que, una vez completada, queda registrada la fecha en la que se ha completado, el tiempo utilizado y la persona que lo ha completado.

Evitar reuniones innecesarias

Un buen sistema no solo se dedica a gestionar y asignar tareas, sino que es que capaz de identificar entre una cola de más de 200 tareas la que necesitas para elegirla o para saber el estado de la misma.

Conocer el estado de tu organización en tiempo real

Automatizar procesos no solo trata de agilizar, sino que sirve de documentación de los mismos. Al manejar una gran cantidad de datos, se pueden examinar generando un panel de control y ver la cantidad de tareas que se realizan, los ciclos de facturación, si se están cumpliendo los tiempos de entrega.

Software para automatizar procesos

El Software GRCTools facilita en gran medida la gestión por procesos, al centralizar el conjunto de actividades a llevar a cabo en la misma herramienta. Igualmente, esta plataforma tecnológica, contribuye a la integración de los sistemas de gestión que posea la organización en cuestión y que estén basados en procesos.