¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?

Gestión de proyectos

La gestión de proyectos son todas las acciones que tienes que llevar a cabo para cumplir con la necesidad dentro de un periodo de tiempo en el que se utilizan recursos, herramientas y personas, que tiene un coste que se ha de tener en cuenta cuando se lleva a cabo el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales, deben corresponder a los objetivos iniciales.

Cualquier organización realiza la gestión de proyectos. No importa el tamaño de esta, la actividad que lleva a cabo o el sector en el que trabaja, ya que un proyecto puede ser un gran trabajo específico para un cliente u optimizar un proceso interno de la empresa.

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que lleves a cabo un producto original y que este cumpla con una necesidad específica del cliente. Puede ser más complicado que la forma de comercializar, en la que un cliente compra un producto para cubrir una necesidad. El producto debe cumplir con una necesidad específica que tiene que estar clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suele haber precedentes en la empresa.

La gestión de proyectos abarca diferentes metodologías que veremos durante este post, siendo estas algunas de las más importantes:

• Definir las fases de nuestros proyectos
• Definir el presupuesto de los proyectos
• Definir el alcance
• Definir la duración
• Definir el objetivo

La gestión de proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a una amplia gama de actividad para satisfacer los requisitos de un proyecto en particular. El proceso de dirigir y controlar un proyecto de principio a fin se puede dividir en 5 fases básicas:

Concepción e iniciación del proyecto

Una idea para un proyecto se examina de forma cuidadosa para determinar si beneficia o no a la empresa. Durante esta fase, el equipo debe tomar decisiones para identificar si el proyecto puede llevarse a cabo de forma realista.

Definición y planificación del proyecto

Un plan del proyecto, la carta del proyecto y el alcance del proyecto puede ser supuesto por escrito, que debe ser llevado a cabo. Durante esta fase, un equipo debe priorizar el proyecto, calcular un presupuesto y un calendario y determinar qué recursos se necesitan.

Lanzamiento o ejecución del proyecto

Las tareas de los recursos se distribuyen y los equipos son informados de las responsabilidades. Este es un buen momento para traer información importante que se relaciona con el proyecto.

Rendimiento y control del proyecto

Los gerentes del proyecto comparan el estado y el progreso del proyecto con el plan actual, ya que los recursos deben llevar a cabo el trabajo programado. Durante esta fase, los directores de proyectos pueden necesitar un ajuste de horarios o hacer lo necesario para mantener el proyecto en marcha.

Cierre del proyecto

Cuando se finalicen las tareas del proyecto y el cliente haya aprobado el resultado, es necesario establecer una evaluación para resaltar el éxito de proyecto y aprender del historial del proyecto.

Los proyectos y los procesos de gestión de proyectos varían de una industria a otra. Sin embargo, estos son elementos más tradicionales de un proyecto. El objetivo general es ofrecer un producto, cambiar un proceso o resolver un problema con el fin de que se beneficie la empresa.

Utilizar mejores herramientas de gestión de proyectos

Escoger una herramienta adecuada puede ser la clave para obtener el éxito o el fracaso de nuestro proyecto.

Beneficios de la gestión de proyectos

Cuando se quiere gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudan a tu organización en diferentes ámbitos:

• Establecer una respuesta rápida a las distintas demandas del mercado, ya que se maximiza la capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor, aunque se cumpla con los objetivos para aportar un valor añadido y calidad.
• Gracias a la gestión de proyectos se aporta una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la organización.
• Te permite aprender de las lecciones del pasado, generando lo que se conoce como “know how”, que permite utilizar la experiencia en planificación, y utilizarla para proyectos en el futuro.
• Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la empresa.
• Existe una visión enfocada en el cliente.
• Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un producto que cumple con los requisitos y con la adecuación a su utilización.

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