Cómo lograr que la estrategia de automatización tenga éxito

Estrategia de Automatización

La automatización es un término que ya se lleva empleando bastante tiempo, es cierto que en los últimos años, han sido más las organizaciones que se han decantado por llevarlo a la práctica, consiguiendo resultados exitosos en su estrategia de automatización de ciertos procesos.

Las organizaciones que persiguen la disminución de costos y la mejora de la operatividad de su negociación han visto, en la estrategia de automatización, la clave para alcanzarla. Para ello han tenido la necesidad de incluir tecnología en su operativa diaria.

¿Para qué tener una estrategia de automatización de procesos?

Las organizaciones automatizan los procesos para lograr principalmente el incremento exponencial de la productividad. En el caso de las industrias, como ya hablamos en un artículo que publicamos con anterioridad, titulado Automatización de los procesos HSE en industria, este tipo de empresas miran por estar siempre un paso por delante de la innovación tecnológica que se da a diario y que es tan relevante.

¿Cómo lograr que la estrategia de automatización de procesos tenga éxito?

Dentro de los procesos dedicados a la calidad y la excelencia de las organizaciones, podemos centrarnos en diversas áreas, en este caso hablaremos de la gestión de quejas y reclamaciones, un proceso muy habitual y que es esencial gestionar si se desea conseguir una mejora continua y aumentar día a día la productividad de cualquier tipo organización.

En primer lugar, será necesario ser consciente del proceso que vamos a automatizar, como ya hemos mencionado, serán las quejas y reclamaciones. Tras ello, veremos cómo tenemos establecido el proceso, en el caso de tenerlo determinado. Si no es así, partimos desde cero y es necesario desarrollarlo.

Una vez que se tenga claro cómo sería dicho proceso, a través de su estrategia de automatización, tendremos que identificar qué aspectos son completamente mejorables.

Es de vital importancia, ordenar cada acción que se vaya a desempeñar, es decir, es muy importante sincronizar cada acción automatizada de un modo coherente y dispuesto para el objetivo que tiene la gestión de quejas y reclamaciones.

Antes de poner en marcha la automatización, hay que testear lo que se ha configurado. En este paso, los involucrados en el proceso y cualquier parte interesada, debe garantizar el correcto funcionamiento de la secuencia que se haya propuesto. En muchos casos, la aplicación de un test A/B es clave para asegurarnos que todo marcha según los objetivos que se han establecido.

En el caso de la gestión de quejas y reclamaciones, ¿qué podemos obtener con la estrategia de automatización?

A continuación mencionaremos algunas de las mejoras que se logran automatizando la gestión de quejas y reclamaciones:

• Facilitar el seguimiento a las quejas y reclamaciones.
• Disminuir los costos al minimizar congestiones y comunicaciones en formato impreso, por ejemplo.
• Reducir considerablemente los tiempos de trabajo del personal de la organización, invirtiendo menos en administración de quejas y reclamaciones.
• Mejorar la satisfacción de los clientes, ya que se abre la posibilidad de gestionar quejas y reclamaciones desde cualquier ubicación del mundo, simplemente es necesario tener un dispositivo con acceso a internet.
• Mejorar el canal de comunicación entre la entidad y los usuarios.

En términos generales, ¿qué beneficios aporta la automatización a los procesos?

En este apartado del artículo hablaremos de forma genérica de los beneficios transversales que se logran con la automatización de los procesos en un negocio:

• Conseguir que los procesos sean más eficientes y eficaces.
• Simplificar el seguimiento y la gestión de dichos procesos.
• Facilitar la toma de decisiones.
• Posibilitar la mejora continua de los procesos.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Disminuir las tareas realizadas por el personal de la organización por tareas sistematizadas.
• Proporcionar mayor transparencia y agilidad al flujo de información.
• Prestar servicios y productos con valor añadido para el cliente.
• Minimizar costos
• Disminuir el riesgo.
• Ejecutar los objetivos estratégicos establecidos por la organización

GRCTools. Software para la Estrategia de Automatización

El Software GRCTools permite la automatización de la gestión de procesos, al centralizar el conjunto de actividades a llevar a cabo en la misma herramienta.

Igualmente, esta plataforma tecnológica, en el caso de que la organización lo requiera, contribuye a la integración de los sistemas de gestión que posea según la normativa ISO.

Si está interesado en automatizar algún proceso y desea conocer más sobre nuestro software, puede, desde este momento, solicitar que uno de nuestros consultores, expertos, se pongan en contacto con usted para resolver todas sus dudas al respecto.