Indicadores y cuellos de botella para la aplicación de la TOC

Indicadores

Los procesos productivos en las organizaciones difícilmente funcionan todos al mismo ritmo, y mucho menos al ideal en cada circunstancia. En todas es fácil encontrar cuellos de botella que hacen que los siguientes pasos de la cadena sufran retrasos o necesiten hacer reprocesos, entre otras circunstancias.

Todo esto son frenos en el camino hacia la consecución de los objetivos. Ya sean operativos o estratégicos, las consecuencias son las mismas: pérdida de eficiencia, desaprovechamiento de recursos en algunas áreas por la escasez de recursos en otras, pérdida de grado de satisfacción de los clientes y el resto de partes implicadas.

Para identificarlos será imprescindible establecer un buen sistema de indicadores que representen de forma clara e inequívoca el rendimiento de cada fase y proceso de la organización para proporcionar la información necesaria para establecer planes de acción fundamentados en datos tan pronto como sea posible.

Para cada organización los indicadores serán distintos y normalmente la persona responsable de cada proceso será la más indicada para detectarlos. Aun así, esta reflexión sobre los tipos de cuellos de botella o restricciones y los indicadores que pudieran estar asociados puede ayudarte a identificarlos.

Tipos de restricciones o cuellos de botella

Podríamos identificar muchos causantes de estos cuellos de botella, pero en líneas generales los podríamos agrupar en los siguientes bloques:

Cuellos de botella temporales:

Las causas de este tipo de botella son muy amplias, pero el resultado es siempre el mismo. Falta tiempo para ejecutar todo lo que se requiere o incluso para planificar adecuadamente. Ya sea por la falta de formación de un equipo, falta de capacidad productiva o personas que ejecuten, exceso de cargas laborales o incluso mala gestión (del tiempo y los recursos) de los responsables, al final todo desemboca en un “no me ha dado tiempo”.

Los indicadores pueden ser correspondientes con casi cualquier proceso y fase de la organización, prácticamente asociados a personas, así que el papel de los mandos intermedios será clave en la detección de los mismos.

Cuellos de botella en el producto:

El producto suele ser otro de los factores limitantes en muchas organizaciones y también pueden ser múltiples las causas. Es posible que el producto sea excesivamente especialista o que tenga fallas de calidad significativas repetidamente, incluso que el stock se rompa con asiduidad consiguiendo la pérdida de interés por parte del consumidor.

Para detectar estos cuellos de botella, los indicadores están relacionados con las no conformidades, encuestas de satisfacción, tasa de reprocesos o devoluciones, entre otros.

Cuellos de botella en la cadena de suministro:

Puede estar ligado a todos los anteriores, pero el tratamiento de sus causas suele ser distinto, ya que implica a proveedores y otros actores. En consecuencia, de fallas en la cadena de suministro se podrían producir retrasos en la cadena productiva, tiempos de trabajo desiguales entre turnos o fases productivas.

Los indicadores suelen estar relacionados con los proveedores de la organización, ya sean materias primas, servicios esenciales o los servicios logísticos de salida de producto de la cadena.

Para gestionarlos adecuadamente siempre es recomendable un buen sistema de Gestión de Proveedores que nos permita hacerlos partícipes del Sistema de Gestión.

Cuellos de botella financieros:

Otro de los desencadenantes más frecuentes de cuellos de botella son los problemas financieros de las organizaciones. Habitualmente el crecimiento requiere de inversión, de nuevas tecnologías o capital para acceder a nuevos mercados. En caso de que la capacidad de inversión no sea suficiente, es muy posible que se generen conflictos.

Los indicadores en este sentido pueden ser muy variados y estar enfocados en el cash-flow, intereses, líneas de crédito o capital, entre otros.

Cuellos de botella en la capacidad de venta

La venta es compleja, y cuanto más complejo y de mayor importe es el producto, más complejo se hace. Está claro que es todo un arte. En ocasiones este proceso de venta falla y no se consigue el rendimiento deseado, ya sea por causas de comunicación, falta de adaptación al mercado o incapacidad comercial para alcanzar al cliente o para cerrar la venta.

Los indicadores más habituales serán los relacionados con el embudo comercial (ya sea desde el área de marketing o solamente al área de venta), aquellos que sean capaces de proporcionarnos una visión realista de en qué fase del proceso comercial están abandonando más clientes potenciales.

Cuellos de botella en el modelo de negocio

Sin duda los más peligrosos y problemáticos de solventar, ya que repercuten en todas las áreas de la organización. Suelen estar causados por problemas en la escalabilidad del negocio o las operaciones y los indicadores estarán relacionados con los procesos estratégicos pudiendo ser muy variados.

GRCTools: Software para la gestión de indicadores

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