Aportación del Auditor Interno en el Plan de Continuidad de Negocio

Plan de Continuidad de Negocio

Dentro de las organizaciones el mejoramiento continuo garantiza que los procesos funcionen de forma correcta y al mismo poder identificar fallas que afecten su operatividad; es importante adoptar mecanismos para el seguimiento que permita que las actividades se realicen de acuerdo a lo definido en los procedimientos e instructivos internos.

La herramienta de evaluación y seguimiento aplicada en las organizaciones es la auditoria interna y externa, su correcta implementación puede dar un grado de blindaje y confianza ante situaciones inesperadas, sin embargo, es fundamental contar con personal que tenga la formación y con ello la idoneidad para su que sea efectiva al momento de ejecutarla.

En muchos casos la ideología para implementar auditorias en la organización se relaciona con procesos de certificación, pero este pensamiento está muy alejado de la realidad, las auditorias tienen como fundamento realizar seguimiento a la forma en la que se ejecutan todas las tareas en la organización, el criterio para la revisión de la gestión está basado en lo definido en la documentación interna.

El mejoramiento continuo dentro de la organización permite que los procesos mejoren y evolucionen al ritmo que lo solicita el entorno corporativo, omitir esta condición de autoanálisis puede llevar a la obsolescencia por la forma mecánica de operar y llevar a la organización a tener muchas dificultades, que al final dan paso a la materialización de los riesgos con impacto negativo en el plan de continuidad de negocio.

Auditar los procesos ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de la organización en su operación diaria, al tiempo que da a la alta dirección y responsables de proceso un panorama sobre el cual planificar tareas y concentrar recursos necesarios para mitigar en alto grado los aspectos que afecten la operación y si es posible su eliminación.

Si bien es cierto que la persona responsable de del proceso debe ser idónea para que el proceso sea eficaz, lo debe reflejar al momento de emitir sus conclusiones en el informe final y que se convierte en el único canal para comunicarlo. Es frecuente ver que el esquema de auditoria no genere aceptación cuando se cae en el error de emitir recomendaciones o juicios a título personal.

El insumo real que tiene la organización como resultado de una revisión es el informe, el cual debe contener toda la información evaluada de forma legible y clara para el fácil entendimiento, de allí parte la definición de planes de acción que derivara tareas con diferentes responsables para el mejoramiento de los procesos de la organización.

Para que los planes de acción sean eficientes es necesario que se definan en conjunto entre los responsables de la gestión administrativa y los responsables de los diferentes procesos, ya que esto permite definir tareas ajustadas a la realidad y con el uso controlado de recursos que garanticen la viabilidad de la aplicación en beneficio de toda la organización.

La emisión de un informe de auditoría sin las características mencionadas anteriormente, hace caer a la organización en la aparición de situaciones cada vez más difíciles de controlar, amenazando la gestión y dando entrada a la obsolescencia de los procesos, es aquí donde el papel del responsable de auditoria juega un rol de gran importancia en el plan de continuidad de negocio.

Aunque las organizaciones son diferentes unas de otras con base en su estructura interna, también es cierto que hay requerimientos mínimos estandarizados que se deben tener, por ejemplo, conocer las entradas y salidas, que todos los procesos se encuentren documentados y la generación de registros es base de cualquier negocio.

La definición de hallazgos y conclusiones de los informes de auditoría son el aporte de alto grado de mejoramiento que pude dejar un auditor a una organización. Contar con procesos de auditoria es fundamental para el desarrollo en general y en la actualidad hay dos modelos que se adoptan con frecuencia.

Uno de los modelos es contar con auditores internos, que son personas que hacen parte de la organización y se forman para aportar a la revisión de los diferentes procesos; el otro modelo es contratar una organización que preste servicios de auditoría interna. Independientemente del modelo seleccionado, el resultado siempre debe ser mejorar continuamente para garantizar el plan de continuidad de negocio.

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GRCTools es un software que permite simplificar las tareas derivadas del Gobierno, Riesgo y Cumplimiento para el plan de Continuidad de Negocio.  

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