Definición de procesos para el SGC. Pasos hacia una gestión basada en procesos

Definición de procesos

La gestión dentro de la organización se compone de tareas, con diferentes nivel de responsabilidad, que permiten a los líderes, establecer las prioridades con las que deben ejecutarse, evitando reprocesos o demoras al existir dependencia entre ellas.

La integración permite que un grupo de trabajo se pueda enfocar en tareas con una temática específica, concentrando los esfuerzos para beneficio general de la organización; esta agrupación depende de los procesos, de la secuencia en la que las tareas deben completarse para alcanzar las metas definidas por la alta dirección, garantizando la continuidad del negocio.

La base para concentrar el trabajo depende en gran parte del líder que administra la gestión del personal y el líder solicitante, quien con su experiencia conformará su equipo de trabajo con base en requerimientos específicos de formación y experiencia que le asegure eficacia en desempeño de las tareas del equipo de trabajo.

Al contemplar los puntos anteriores, la alta dirección y los líderes encargados de la gestión, cuentan con lo requerido para definir la estructura que concentrará las actividades por temas y que en adelante se conocerá como proceso. Al igual que las tareas, los procesos se ubicarán en niveles de acuerdo al impacto que tendría la materialización de un evento inesperado.

El mapa de procesos en el Sistema de Gestión de la Calidad

Los procesos una vez definidos y agrupados en niveles, conforman lo que conocemos hoy como mapa de procesos, que permitirá a los usuarios identificar su posición, y el aporte desde su proceso al cumplimiento de las metas trazadas por la alta dirección, para el desarrollo de su actividad comercial.

La definición de procesos es una tarea que involucra a todas las partes interesadas aportando información para la creación de la estructura, es importante recordar que un proceso funciona como una pequeña empresa que tiene proveedores y clientes internos con quienes se tiene dependencia y se debe lograr la satisfacción del cliente como objetivo general.

Diagnóstico inicial en la definición de procesos.

El diagnóstico inicial debe reflejar el estado real de la gestión en la organización como punto de partida en la creación de los procesos, esto permitirá planificar las actividades de cada equipo con tiempos adecuados, sin embargo, es posible que algunas tareas sean más complejas que otras y por consiguiente requieren mayor inversión de recursos para cumplirla.

El proceso es una estructura compuesta por tareas donde debe existir un líder que oriente al equipo y realice seguimiento a su correcta ejecución; estas tareas también guardan dependencia dentro del proceso y el orden en el que se deben realizar lo definirá la prioridad que tenga cada una, por eso es importante que sea documentado en un procedimiento o instructivo como guía para el equipo.

La gestión siempre debe estar encaminada al cumplimiento con la medición de los resultados, es por esto que para iniciar se debe tener como punto de partida objetivos, donde la alta dirección y los líderes de proceso definen qué se quiere alcanzar y la forma en la que se medirá, esto con el fin de identificar fallas o mejoras que permitan la toma de decisiones para optimizar el trabajo.

Refiriendo un poco los requisitos de la norma ISO 9001, todos los procesos deben estar documentados de forma clara y su información debe quedar disponible para la consulta en cualquier momento por los usuarios, es aquí donde la caracterización o ficha de proceso se convierte en la carta de presentación del proceso para las partes interesadas internas o externas.

Documentación en la definición de procesos

Es importante que la documentación sea estructurada de forma lógica y permite identificar fácilmente, cuál es el insumo para la operación y las salidas o resultados de la gestión, evitando que los usuarios por desconocimiento interpreten de forma errónea lo que pueden obtener del proceso al igual que los resultados.

En la actualidad la transformación digital, ha permitido el funcionamiento bajo una dinámica diferente que permite optimizar los tiempos de ejecución, facilitando el seguimiento y comunicación a los líderes en tiempo real eliminando el riesgo presente de perder información o demorar la gestión de otros procesos.

Las aplicaciones que aportan al mejoramiento continuo de los procesos, permiten programar tareas que se ejecutarán automáticamente con la periodicidad requerida facilitando a las partes interesadas tareas de medición y seguimiento para validar el cumplimiento de los objetivos.

Software de gestión por procesos ISO 9001

La gestión por procesos según el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, puede desarrollarse de forma sencilla, desde su implementación hasta la mejora continua de estos mismos procesos a lo largo del ciclo PHVA. Para ello, las organizaciones de todo el mundo hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Gracias a la Transformación Digital de los Sistemas de Gestión podrá desarrollar un cumplimiento normativo según ISO 9001, facilitando el proceso de mejora continua en la organización en base a la automatización de procesos y la ganancia de eficiencia.