Elementos del Control Interno en la organización

Control Interno en la organización

El sistema de Control Interno en la organización establece los medios necesarios para garantizar que la organización marche en la línea correcta para alcanzar los objetivos, haciendo una utilización eficiente de los recursos, obteniendo una productividad acorde con lo esperado, prevenir el fraude y errores o violaciones de normas y principios.

Se trata de algo que compete a toda la organización, desde la alta dirección hasta ciertos colaboradores externos, por lo que exigirá que los medios empleados por los responsables del Sistema de Control Interno sean eficaces y extremadamente eficientes para obtener un buen equilibrio entre control y operatividad, no incurriendo en excesiva burocracia ni en actitudes laxas ante lo definido.

Si nos fijamos en lo comentado anteriormente, el Control Interno implicará a la totalidad de áreas de la organización y, por tanto, deberá contar con estructura suficiente para realizar su labor respecto a tres elementos principales:

Control Estratégico:

Dentro del ámbito estratégico, la función del Control Interno es la de definir el Plan de Control Interno, un documento que recoge los objetivos del Sistema de Control Interno (aquellos que deben perseguirse en la organización), las funciones asignadas a cada área dentro del mismo y las metas que se pretenden conseguir. No se debe olvidar que el Plan de Control Interno se basa en el Plan Estratégico de la empresa.

En este sentido, los responsables deberán:

• Definir el riesgo y las políticas de control que se seguirán, acorde siempre con los objetivos.
• Vigilar el rendimiento de la organización en el alto nivel con relación a la marcha de la consecución de objetivos.
• Evaluar los riesgos estratégicos del negocio y definir los puntos de control necesarios para mantenerlos bajo control.
• Aportar en la mejora continua del negocio a todos los niveles como parte del avance global de la empresa.
• Vigilar los factores externos a la organización que pueden tener un efecto sobre la misma.
• Asignar los recursos necesarios para que se avance hacia la consecución.

Control en Procesos o nivel operativo:

Esto dependerá mucho de la propia estructura de la organización, pero en líneas generales, el Sistema de Control Interno deberá:

• Evaluar los riesgos asociados a cada proceso, con especial atención en aquellos que forman parte de la cadena de valor o pueden llegar a ser especialmente críticos para la actividad.
• Definir los objetivos del control de cada proceso.
• Diseñar e implementar los controles necesarios para cumplir dichos objetivos de proceso.
• Vigilar que las labores de control se ejecutan en tiempo y forma y además son eficaces para lo que se pretende.
• Medir el desempeño del proceso.

Control Administrativo:

Pudiera parecer que en este nivel el Control Interno pierde calado, sin embargo, es una de las partes fundamentales para que el rendimiento del Sistema de Control Interno se mantenga y mejore a largo plazo.

En este sentido, el Control Interno de la organización deberá:

• Comunicar objetivos de forma eficaz, implicando a todos los colaboradores para generar una cultura de Control Interno que favorezca la eficiencia en toda la actividad.
• Definir y comunicar los códigos de conducta, normas y principios internos que regirán el día a día de cada persona en la organización en todos los niveles.
• Establecer responsabilidades buscando que estas, además, sean recibidas con agrado y satisfacción.
• Asegurar una comunicación efectiva entre todos, así como la transparencia de toda la información necesaria para conseguir la implicación de todos y mejorar las relaciones con terceras partes.

Para que todo funcione a la perfección, el sistema que te aporte el partner tecnológico deberá cumplir con una serie de funcionalidades que no se deben pasar por alto y que han de estar adaptadas completamente a la organización, sus procesos de control interno y mejorados con las mejores prácticas que el partner tecnológico pudiera haber aportado en el proceso de consultoría e implementación.

Además, será imprescindible para mantener al equipo implicado que el sistema cumpla con unos condicionantes:

Software GRCTools para Control Interno en la organización

Para contar con un Sistema de CI efectivo se hace imprescindible la gestión eficiente de procesos y la monitorización constante de toda la organización, especialmente de aquellos puntos que se establezcan como objetivos.

Parte de estos problemas causantes de un Sistema de Control Interno deficiente tienen fácil solución si se llegan a establecer los procesos necesarios para que nada pase por alto a la alta dirección o al área de CI. Gracias a la utilización de un Software de Control Interno como GRCTools, además de definir el SCI conseguiremos una gestión eficiente del mismo, de forma que la monitorización sea constante, cada persona se encuentre implicada y se puedan tomar las decisiones correctas a tiempo y evitar desviaciones y pérdidas.

Gracias al motor de mejora continua, GRCTools conseguirá un Sistema de Control cada día más eficiente gracias a la aplicación del ciclo PHVA.