¿Qué es el Departamento de Calidad y cuáles son sus funciones?

Norma ISO 9001: Sistema de Gestión de Calidad

Trabajar por la mejora de los productos y servicios es un deber de todas las compañías. Para cumplir con los requisitos mínimos en esta materia, la norma ISO 9001 establece los parámetros para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, que es una forma estratégica de aplicar las soluciones de calidad en cualquier empresa, más allá de su campo de desempeño, tamaño o naturaleza.

Origen y necesidad del Departamento de Calidad 

La Política de Calidad de una organización no funciona ni se implementa por sí sola. En realidad, es el resultado de un conjunto de esfuerzos coordinados y orientados a un fin específico, que en este caso es la mejora continua de los procesos.

Quienes llevan a cabo tales acciones son los integrantes de las empresas, cada uno en su papel y nivel jerárquico, aunque sin duda orientados e impulsados por la alta dirección y los jefes de departamento.

Sin embargo, sobre todo si se trata de multinacionales o grandes empresas, este trabajo requiere de mayor coordinación y acciones de seguimiento. Nos referimos a compañías cuyas estructuras resultan especialmente complejas o que cuentan con un elevado número de miembros en cada uno de sus niveles.

El Departamento de Calidad es aquella área que se ocupa de asegurar el cumplimiento de la política de la empresas en este campo. Es decir, verifica que los objetivos que se han planteado en las etapas previas se cumplan dentro de los plazos previstos y con los recursos que han sido asignados.

No todas las empresas tienen un departamento de este tipo. Sin embargo, más allá de esto, lo importante es que exista un responsable del área, que por lo general se llama «gestor de calidad» o «asesor interno de calidad». En él y su equipo recaen las labores de seguimiento y control descritas anteriormente.

Departamento de Calidad, ¿de qué se ocupa?

Como todo proceso, la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad necesita una autoridad o figura visible dentro del mapa corporativo. No obstante, en aquellos casos en que los procesos son más complejos, esta persona debe estar acompañada de uno o varios grupos de colaboradores.

Estos colaboradores son los que conforman el Departamento de Calidad, al que se le delegan funciones como las que mencionamos a continuación:

• Armonizar la Política de Calidad con los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, como por ejemplo el que establece la norma ISO 9001. O dicho de modo, adaptarse a los marcos propuestos.

• Liderar proyectos para asegurar la calidad en la empresa. Esto incluye elementos como análisis de riesgos, acciones de verificación, elaboración de reseñas de diseño y auditorías. Adicionalmente, este departamento se encarga de direccionar las distintas iniciativas de mejora continua que puedan surgir en los niveles de la organización.

• Impulsar la interacción entre los equipos que participan de una manera u otra en los procesos de mejora continua. Es importante que cada integrante sea consciente del papel que juega en el conjunto de la empresa y que, además, conozca el del resto de colaboradores. En esto también consiste la ejecución estratégica de la Política de Calidad de una organización.

• Administrar la documentación relacionada con los procesos de calidad y los marcos legales y jurídicos que los sustentan.

• Velar por el adecuado entrenamiento y la formación del personal de la empresa. Antes de implementar un Sistema de Gestión de Calidad, es necesario asegurarse de que los trabajadores están bien capacitados para la elaboración de las tareas que se les delegan.

• Participar activamente en los procesos de diseño y elaboración y en el lanzamiento de nuevos productos. Esto ayudará a que el Sistema de Gestión evolucione a partir de soluciones y nuevas prácticas.

Importancia del Departamento de Calidad

El Departamento de Calidad es fundamental para la supervisión y el funcionamiento de la Gestión de Calidad de una organización. De él depende la correcta aplicación de la Política de Calidad trazada por la dirección y la alineación de recursos implementados por el capital humano que interviene en el proceso.

Para implementar un sistema de este tipo, las empresas pueden recurrir al ciclo PHVA que propone la plataforma ISOTools, cuyo principal objetivo es optimizar los costes, plazos y gestionar los resultados de cada etapa.