¿Cuánto cuesta la certificación ISO 9001?

¿Por qué varía el precio de implementar una ISO 9001?

El coste de un proyecto de implementación ISO 9001 es una de las primeras cuestiones que surgen cuando se decide abordar un proyecto de esta envergadura. Por ello, es importante tener presente por qué la organización realiza esta inversión y cuáles son los beneficios que obtendrá implementando un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001.

Este coste es el mayor inconveniente y aparece muy frecuentemente, pues es muy difícil establecer los costes precisos durante las fases iniciales del proyecto.

En las fases iniciales del proyecto resulta complejo establecer con precisión los costes, dado que hay que considerar las características y situación actual de cada organización y los costes del proyecto de implementación ISO 9001 dependen de diversos factores. Familiarizarse con la normativa ayudará enormemente a la hora de ir determinando y acotando el coste del proyecto.

Vamos a revisar los elementos principales de los costes del proyecto de implementación ISO 9001 para poder ayudarte a la hora de establecer un presupuesto.

Factores que influyen en el coste de ISO 9001

El coste de la implementación de la normativa dependerá de varios factores y de la opción de implementación que se elija. También afectan de una manera significativa aspectos como el tamaño de una determinada empresa y la complejidad de los procesos que realiza. Por norma general, una empresa pequeña tendrá una serie de procesos menos complejos y menos elementos tecnológicos, por lo que los costes relacionados con la implementación serán menores.

Por otro lado, en general, la organización se enfrentará a dos tipos de costes. Aquellos relacionados con las acciones a llevar a cabo para preparar el SGC y el funcionamiento de la propia organización para la certificación. Y aquellos relacionados con el coste de certificación del Sistema de Gestión de Calidad. En términos muy generales, el 80% del presupuesto irá destinado a la fase de pre-certificación y el 20% a la fase de auditoría y certificación.

Factores a tener en cuenta a la hora de realizar el presupuesto de implementación de ISO 9001:

1. Conseguir el conocimiento

El aspecto más importante que se debe adquirir durante la implementación del proyecto es el conocimiento necesario para poder implementar y mantener un Sistemas de Gestión de Calidad (SGC). Al menos los empleados involucrados en la implementación deben realizar una formación en forma de cursos y lecturas de la materia.

Es cierto que los costes de formación del personal pueden ser elevados, pero existen una serie de cursos online y libros de la materia que pueden cumplir con las necesidades formativas ahorrando ciertas cantidades de dinero.

2. Ayuda externa

Normalmente, la formación no será suficiente en las fases iniciales y en la mayoría de los casos se precisará de alguna ayuda externa para que el proyecto continúe. Si no tienes empleados con experiencia en la implementación de ISO 9001, necesitarás de alguien que sí la tenga. Esta ayuda puede venir de consultores o asesores profesionales en esta área.

El gran valor que proviene de los profesionales consiste en que tu proyecto de implementación no se quedará estancado, ya que dedicar mucho tiempo a actividades que no consiguen mover la situación del proyecto y desarrollando montones de papeleo no son el camino a seguir. No obstante, no hay que perder el sentido: los consultores o asesores te ayudan en la implementación del proyecto pero será la Alta Dirección y los empleados quienes lo implementan.

3. Coste de los empleados

Muchas empresas pagan las nóminas de sus empleados y muy pocas veces llegan a ver que el tiempo de éstos supone un coste adicional para este proyecto de implementación ISO 9001. Es un hecho que los empleados dedicarán mucho más tiempo a actividades de implementación que a sus tareas regulares diarias, de ahí la importancia de tener en cuenta este tipo de costes adicionales.

4. Tecnología

A la hora de planificar el proyecto de implementación ISO 9001 se debe considerar el mismo a largo plazo, de forma que también se tenga en cuenta el seguimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la forma más eficiente.

Para ello, existen herramientas tecnológicas especialmente diseñadas para agilizar y facilitar la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Gestión, como el software ISOTools y que suponen una alternativa más óptima en costes.

5. Coste de las certificaciones

El proyecto implementado no está completo hasta que haya pasado una auditoría que lo certifique. Dicho certificado es la prueba de que se ha sabido planificar y gestionar la normativa exitosamente y, por tanto, los esfuerzos futuros deben estar enfocados hacia la mejora continua.

Los costes de las certificaciones dependen principalmente del número de empleados o el número de ubicaciones que se cubren en el alcance del SGC. Una de las opciones para abaratar los costes iniciales consiste en que el alcance de ISO 9001 sea para un par de ubicaciones de las más importantes para, más tarde, abrir el alcance llegando a nuevas, aunque no siempre es posible realizar esto.

Otro factor muy importante radica en la entidad certificadora escogida. Algunas entidades y sus certificados tienen unos precios mayores que sus competidores y se debe decidir qué certificado se necesita. Uno de los más, pero que sea reconocido a nivel mundial, o uno más barato, que tenga un reconocimiento de carácter más local.

6. Tras la implementación

Este aspecto no es un coste de implementación en sí, pero es algo que se debe tener en cuenta al implementar la normativa ISO 9001. Una vez que se ha pasado la auditoría certificadora, la organización estará bajo supervisión y controles durante los próximos tres años y tendrá que volver a pasar otra auditoría certificadora.

Por normal general, estos costes de supervisión y de recertificación son menores que la primera inicial, aunque existen casos que no son así. Por tanto, cuando hables con una entidad certificadora debes asegurarte de los costes que supone el proceso completo de auditorías.

¿Qué hacer para reducir el coste de la certificación ISO 9001?

Reducir el coste de la certificación ISO 9001 es posible si se adoptan estrategias inteligentes que optimicen tiempo, recursos y esfuerzos. Una de las claves está en aprovechar la estructura existente de la empresa, alineando procedimientos actuales con los requisitos de la norma en lugar de crear procesos nuevos desde cero. También resulta esencial formar al personal interno para que asuma un rol activo en la implementación, disminuyendo la dependencia de consultores externos y favoreciendo la apropiación del sistema de gestión.

Otra práctica recomendable es definir claramente el alcance de la certificación, limitándolo a las áreas estratégicas y evitando incluir procesos que no generan valor directo. Del mismo modo, incorporar herramientas tecnológicas de gestión documental, indicadores y seguimiento puede reducir significativamente el tiempo invertido en auditorías internas y externas. Finalmente, planificar con antelación y establecer un cronograma realista y disciplinado, ayuda a minimizar retrabajos, imprevistos y, en consecuencia, gastos adicionales.

Gestión del Sistema de Calidad a través de un software

Como hemos mencionado, el software de ISO 9001 de ISOTools es una herramienta tecnológica que ayuda a las organizaciones a automatizar la implementación y gestión empresarial e institucional.

Te puede ser de gran ayuda revisar el artículo acerca de Cómo un Software mejora la gestión del Sistema de Calidad.

No dudes en contactar con nuestro equipo de expertos consultores que ya han ayudado a organizaciones de todo el mundo a lo largo de más de 15 años.