Gestión de recursos ISO 9001: tipos y responsabilidades

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La gestión de recursos organizacionales en ISO 9001 es un elemento fundamental para garantizar que un Sistema de Gestión de la Calidad funcione de forma eficaz y sostenible, pues exige identificar, planificar y asignar los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente el sistema. Esto incluye recursos humanos con competencias apropiadas, infraestructura adecuada, apoyo financiero y herramientas que permitan cumplir con los requisitos de calidad, asegurar el desempeño de los procesos y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. Una gestión de recursos bien estructurada no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también impulsa la eficiencia operativa, la satisfacción de las partes interesadas y la mejora continua del sistema.

Tipos de recursos organizacionales en ISO 9001

La implementación del sistema de gestión de calidad ISO 9001, requiere la aplicación de actividades planificadas bajo una estructura por etapas, donde las tareas se realizan de forma secuencial para obtener los resultados definidos por la dirección.

Finalmente, los objetivos definidos deben garantizar la sostenibilidad de la organización y es importante aclarar que el orden de ejecución obedece a la dependencia que tiene las tareas y donde una de las variables de mayor impacto es el tiempo.

La responsabilidad que adquieren las partes interesadas en la ejecución de las tareas debe estar sincronizada con el plan definido por el líder del sistema de gestión, quien a su vez tiene el rol de hacer seguimiento a los resultados obtenidos, aplicando herramientas que le permita alcanzar los resultados con la identificación de fallas o acciones de mejora que den eficacia a la ejecución de las tareas.

Dentro de la planificación se define las tareas y los plazos que los responsables tendrán para cumplirlas; para garantizar el funcionamiento y éxito de la implementación del sistema de gestión de calidad, la alta dirección debe asignar los recursos necesarios, los cuales, con base en la planificación podrán ser estimados con en porcentaje de variación mínimo que pueda afectar las finanzas.

Los recursos necesarios para el funcionamiento del sistema de gestión de calidad son de diferente tipología. El líder, con base en el diagnóstico, puede proyectar la cantidad y el tiempo en el que se van a requerir, teniendo en cuenta que la gestión de algunos puede tomar mayor cantidad de tiempo si debe pasar por varios responsables para su aprobación.

Tener herramientas que ayuden a medir la gestión y realizar seguimiento, depende de varios factores como los siguientes:

Factor Humano

Para cumplir los objetivos que la alta dirección definió, la organización debe tener, dentro de su contratación, personal con alto nivel de formación en sistemas de gestión y con la capacidad de interpretar y llevar los procesos al cumplimiento normativo.

Es importante que el líder también cuente con experiencia para lograr la eficacia de las tareas.  Es posible que no se logren los resultados si la persona tiene que aprender en la marcha la interpretación de las normas, lo que lo va a llevar a cumplir lo solicitado en un tiempo superior al definido en la planificación.

Es recomendable que la persona escale posiciones en la estructura de cargos del sistema de gestión para que pueda adquirir la experiencia mínima requerida que le permita desempeñar sus tareas de forma correcta.

Factor de Infraestructura

La eficacia de las tareas depende de las herramientas que el líder adopte para su ejecución y medición. Las metodologías permiten ejecutar las tareas de forma ordenada con base en la prioridad y la dependencia entre ellas, de modo que, omitir este punto puede generar cuellos de botella afectando los tiempos planificados y el cumplimiento de los objetivos.

El sistema de gestión con su base conceptual, permite involucrar transformación digital a través de herramientas tecnológicas que facilitan la ejecución de las tareas y la comunicación entre las partes interesadas; fortalecer esta estructura le permite a la organización no solo tener eficacia en la gestión de las actividades, sino eficiencia al reducir la cantidad de recursos necesarios.

Factor Financiero

La gestión de recursos de ISO 9001 es la fase que requiere gran atención, aquí se encuentra presente un riesgo de alto impacto si se materializa.

La gestión de recursos financieros es responsabilidad de la alta dirección, sin embargo, es el líder del sistema de gestión quien proporciona la información para que se puedan tomar decisiones. Si el diagnóstico no refleja el estado real de los procesos, puede ocurrir que los recursos no sean suficientes con base en los proyectados en la planificación.

Puede suceder el caso contrario y que los recursos ISO 9001 asignados sean superiores a los que se requieren, representando también riesgos de viabilidad del sistema por los altos costos para la implementación.

El sistema de gestión, al igual que un proyecto, requiere que la planificación y seguimiento se realice con conciencia, pensando en el bienestar de toda la organización.

Cómo gestionar los recursos organizacionales según ISO 9001

La gestión de los recursos organizacionales conforme a ISO 9001 requiere un enfoque planificado que asegure la disponibilidad y adecuación de todos los recursos necesarios para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto implica identificar de forma sistemática los recursos humanos, técnicos, financieros y tecnológicos que intervienen en los procesos, garantizando que sean suficientes para cumplir los requisitos del cliente y los objetivos de calidad establecidos.

ISO 9001 pone especial énfasis en la competencia del personal, por lo que la organización debe determinar las habilidades necesarias para cada función, promover la formación continua y evaluar periódicamente la eficacia de las acciones formativas. Asimismo, resulta esencial gestionar adecuadamente la infraestructura y el entorno de trabajo, asegurando que las instalaciones, equipos y herramientas se mantengan en condiciones óptimas para prevenir errores y no conformidades.

La norma también exige que la organización proporcione los recursos necesarios para la medición, el seguimiento y el análisis del desempeño, lo que incluye sistemas de información fiables y herramientas que faciliten la toma de decisiones basada en datos. Gestionar los recursos desde esta perspectiva permite optimizar su uso, anticipar necesidades futuras y reforzar la mejora continua, convirtiendo al SGC en un apoyo real para la estrategia y el crecimiento sostenible de la organización.

Software para la gestión de recursos ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad con un software para la norma ISO 9001, las empresas hacen uso del Software ISOTools, que permite y facilita el control del sistema, garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Gracias a la Transformación Digital de los Sistemas de Gestión podrá desarrollar un cumplimiento normativo según ISO 9001, facilitando el proceso de mejora continua en la organización con base en la automatización de procesos y la ganancia de eficiencia.