Evaluación de proveedores según la ISO 9001: requisitos y control

Toda organización cuenta con un eslabón clave formado por un conjunto de proveedores, los cuales ofrecen unos productos. En caso de que fallen en su suministro, ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Para la elección correcta de los proveedores, ISO9001 establece algunos requisitos para el proceso de compra:

• Requisitos sobre la información de compra que se debe proporcionar para que los proveedores entiendan claramente las necesidades de sus clientes.
• Las formas mediante las cuales se puede verificar que los productos suministrados cumplen con los requisitos del cliente.

¿Qué proveedores se ven afectados por la ISO 9001?

A todos los proveedores de productos tangibles o servicios. No obstante, los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la prestación del servicio.

En otras palabras, ISO 9001 no distingue entre proveedores críticos, estratégicos u ocasionales: todos entran dentro del alcance del sistema de gestión de la calidad. Sin embargo, sí exige que la organización adopte un enfoque basado en riesgos para definir el nivel de control. Esto significa que, cuanto mayor sea el impacto de un proveedor en la conformidad del producto final o en la satisfacción del cliente, mayor deberá ser el rigor en su evaluación, selección, seguimiento y reevaluación.

Por ejemplo, un proveedor que suministra componentes esenciales para un producto final requerirá auditorías, validación técnica y un monitoreo más exhaustivo, mientras que un proveedor de servicios de bajo impacto podría gestionarse mediante controles simplificados. Esta proporcionalidad permite optimizar recursos, mejorar la calidad de las relaciones con los proveedores y asegurar que el sistema de gestión mantiene su eficacia sin generar cargas administrativas innecesarias.

Requisitos de la norma ISO 9001 para la gestión de proveedores

La norma ISO 9001 implica tener una evaluación/control en los siguientes términos:

• Determinación de los requisitos de los productos.
• Selección de los proveedores en función de la prestación de los productos con los estándares o características marcadas. De ahí que se establezcan procesos de “selección de proveedores” y de “evaluación de proveedores”.

• Aseguramiento por parte de la organización de que los productos comprados cumplen con los requisitos establecidos. Para ello, deben desarrollarse inspecciones o auditorías que nos muestren el cumplimiento o no de los estándares marcados. Estas actividades deben de desarrollarse de forma continua. En primer lugar, se debe de partir de una evaluación inicial para establecer, de forma continua, una reevaluación.­
• Esta evaluación y reevaluación debe poseer unos criterios y parámetros que la organización considere como críticos.
• La dirección de la empresa debe controlar todas las acciones que se efectúan para mantener el adecuado desarrollo de la organización para satisfacer a las partes interesadas (empresa-cliente) en caso de que el proveedor falle.

¿Cómo aplicar estos requisitos?

Cualquier organización debe de aspirar a fortalecer las relaciones con los proveedores. Para ello pueden aplicarse las siguientes actividades:

• Generación de un contacto fluido entre nosotros y el proveedor para crear una relación de confianza mutua que nos ayude a mejorar.
• Implicar al proveedor solicitándole aportaciones para la mejora continua, pidiéndole que nos ayude a suministrarnos productos con mejores estándares.
• Creación de un sistema de medición que nos sirva para la comparación entre proveedores y que permita el seguimiento de cada uno de ellos de forma individual. La información obtenida se debe utilizar no sólo para seleccionar los proveedores, sino para ayudarles a mejorar.
• Cada proveedor debe de poseer objetivos.  De esta forma, podremos estimar los “costes de la no calidad” derivados de los errores de cada proveedor.

Evaluación de los proveedores: criterios y seguimiento

De manera general, la evaluación de los proveedores es uno de los requisitos que peor asimilan las organizaciones que implementan la ISO 9001. Los principales problemas residen en que se dispone de un único proveedor de un tipo de producto independientemente de los resultados de las evaluaciones. Este único proveedor debemos de seguir manteniéndolo.

En el resto de los casos, la norma nos obliga a que la organización evalúe y seleccione a los proveedores en función de su capacidad de suministrar productos de acuerdo a los requisitos de la organización.

Para la evaluación de los proveedores debemos seguir los siguientes criterios:

• Análisis de los plazos de entrega

Verificar si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado. Este criterio permite determinar la fiabilidad operativa del proveedor. La puntualidad en las entregas influye directamente en la continuidad de las operaciones internas y en la capacidad de la organización para cumplir sus propios compromisos con el cliente final. Un retraso recurrente puede señalar problemas de planificación, logística o capacidad productiva, lo cual debe ser identificado y gestionado dentro del sistema de calidad.

• Cumplimiento de las normas de especificaciones técnicas

Comprobar si el producto o servicio cumple con el estándar exigido. Este punto asegura la conformidad del producto con lo definido por la organización. La verificación de especificaciones —ya sea mediante inspección, certificados de calidad o ensayos— permite garantizar que las características técnicas esperadas se cumplen de forma constante. Un proveedor que no asegura esta conformidad aumenta el riesgo de fallos, reprocesos y devoluciones, afectando tanto la eficiencia como la satisfacción del cliente.

• Calidad del servicio

Analizar la gestión y el trabajo del proveedor, si cumple con los acuerdos establecidos, si ocasiona problemas o no y cómo responde ante los problemas, reclamos o solicitudes, etc. Más allá del producto entregado, la gestión del proveedor determina su capacidad de respuesta y su orientación al cliente. Este criterio evalúa la comunicación, la rapidez para resolver incidencias, la claridad en la documentación, así como la capacidad de adaptación ante cambios o urgencias. Un proveedor con una atención deficiente suele generar costes ocultos y afectar la fluidez de la cadena de suministro.

• Confianza

si podemos confiar repetitivamente tanto en el desempeño del proveedor como en el producto que nos ofrece. La confianza se construye a partir de la consistencia. Un proveedor confiable demuestra estabilidad en sus entregas, transparencia en la información que proporciona y compromiso con la mejora continua. Este criterio integra los anteriores y permite valorar si el proveedor representa un riesgo o un aliado estratégico para la organización a largo plazo.

La evaluación debe ser continua y continuando con evaluaciones periódicas para garantizar que están cumpliendo con los requisitos establecidos y avanzan de acuerdo a las expectativas y deseos de la empresa.

Es conveniente incluir el Sistema de Evaluación de Proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organización, ya que la información que obtengamos relativa a los proveedores es una parte más del sistema que nos permite mejorar la calidad general de una empresa.

Sobre un mercado de proveedores, aquellos que disponen del producto necesitado, le realizamos esa primera evaluación. Aquellos proveedores que superen la evaluación, pasan a formar parte de nuestro panel de proveedores. A estos proveedores le realizamos distintas evaluaciones (reevaluamos) para garantizar que continúan cumpliendo con nuestros requisitos y que mejoran de acuerdo con nuestras expectativas.

El fin de estas evaluaciones es conseguir seleccionar y desarrollar a nuestros proveedores, quedándonos con aquellos que son los mejores y convirtiéndolos en nuestros “aliados estratégicos” con visión de medio a largo plazo.

Proceso de re-evaluación de proveedores en la ISO 9001

El proceso de re-evaluación de proveedores consiste en revisar de forma periódica a aquellos proveedores ya homologados, con el objetivo de verificar que siguen cumpliendo los requisitos de calidad, servicio y confiabilidad exigidos por la organización. Según la norma ISO 9001, la organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, supervisión del rendimiento y la reevaluación de proveedores externos en función de su capacidad para suministrar procesos, productos o servicios conforme a sus necesidades. 

En la práctica, este proceso implica:

• Mantener un sistema de medición y seguimiento individual por proveedor, con indicadores que permitan comparar su desempeño a lo largo del tiempo. 

• Documentar los resultados de cada re-evaluación: cumplimiento en plazos de entrega, conformidad técnica de los productos/servicios, calidad del servicio y nivel de confianza, entre otros criterios definidos por la organización. 

• Establecer un calendario o política interna que determine cuándo se revisan los proveedores —o bajo qué circunstancias especiales (por ejemplo, cambios en demanda, variaciones en materia prima, resultados insatisfactorios, nuevos requisitos técnicos, etc.). 

• Utilizar la información obtenida no solo para confirmar la continuidad del proveedor en el panel homologado, sino también para impulsar mejoras continuas, definir objetivos específicos para cada proveedor y estimar los “costes de la no calidad” derivados de errores o incumplimientos. 

• En caso de que un proveedor no cumpla los criterios en la re-evaluación —por ejemplo, fallos recurrentes, incumplimiento técnico, falta de puntualidad o problemas de servicio—, activar un plan de acciones correctivas, renegociar condiciones, o incluso evaluar su reemplazo por otro proveedor que cumpla los requisitos deseados.

De esta forma, la re-evaluación es una práctica estratégica dentro del sistema de gestión de calidad: permite asegurar la consistencia de la cadena de suministro, anticipar riesgos, mantener la satisfacción del cliente y fortalecer relaciones a largo plazo con proveedores confiables y comprometidos.

Software para la evaluación y gestión de proveedores ISO 9001

Con el Software ISO 9001 de ISOTools podemos dar cumplimiento a dicho punto, en primer lugar teniendo nuestro panel de proveedores agrupados por tipología o producto que nos suministra y realizar de forma sencilla una evaluación/reevaluación del proveedor con una programación de dicha actividad y asignación de responsabilidades y escalamiento en el caso de que esta persona no desarrolle la actividad en la fecha programada.