Requisitos para obtener la certificación de calidad ISO 9001

Obtener un certificado de calidad ISO 9001 requiere que la empresa cumpla con unos requisitos esenciales que garantizan una gestión eficiente, orientada a la mejora continua y a la satisfacción del cliente. Estos requisitos, establecidos en los capítulos del 4 al 10 de la norma ISO 9001:2015, incluyen la comprensión del contexto de la compañía, el liderazgo comprometido, la planificación basada en riesgos, el control operativo de procesos, la evaluación del desempeño y las acciones de mejora. Estos elementos clave, proporcionan una guía clara para implementar un sistema de gestión de la calidad sólido, alineado con los estándares internacionales y capaz de aportar valor real al negocio.

¿Por qué certificarse en ISO 9001? 

La norma ISO 9001 se aplica a los Sistemas de Gestión de Calidad de las empresas para garantizar mejores productos y servicios a sus clientes. En ella se incluyen consejos, pautas y exigencias que la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) contempla de cara a la certificación en esta materia.

Ventajas de obtener el certificado ISO 9001

Reconocimiento internacional 

El certificado ISO 9001 es reconocido a nivel mundial y demuestra que una organización cumple con los estándares de calidad establecidos. Este reconocimiento puede brindar ventajas competitivas al diferenciar a la empresa de sus competidores y abrir puertas a nuevos mercados y oportunidades comerciales.

Mejora de la imagen y la reputación

Obtener el certificado ISO 9001 demuestra el compromiso de una organización con la calidad y la mejora continua. Esto genera confianza en los clientes, proveedores y socios comerciales, mejorando la imagen y la reputación de la empresa en el mercado.

Mejora en las relaciones con los proveedores

Al obtener el certificado ISO 9001, las organizaciones demuestran su compromiso con la calidad y la mejora continua. Esto fortalece las relaciones con los proveedores, ya que estos confían en que la organización tiene procesos robustos y consistentes para garantizar la calidad de los productos y servicios adquiridos.

Aumento de la competitividad en el mercado

La certificación ISO 9001 es ampliamente reconocida y valorada por los clientes y socios comerciales. Al obtener el certificado, una organización se destaca entre la competencia y gana una ventaja competitiva al demostrar su compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente.

Mejora en la gestión de riesgos

La norma ISO 9001 incluye la identificación y gestión de riesgos en los procesos de la organización. Al obtener el certificado, la organización demuestra su capacidad para identificar y abordar proactivamente los riesgos relacionados con la calidad y la satisfacción del cliente. Esto ayuda a prevenir problemas futuros y minimizar impactos negativos en la organización.

Facilita el acceso a financiamiento y seguros

Al contar con el certificado ISO 9001, las organizaciones pueden beneficiarse al solicitar financiamiento o seguros. Muchas instituciones financieras y compañías de seguros consideran la certificación como un indicador de la gestión eficiente de la calidad y la reducción de riesgos, lo que puede resultar en condiciones más favorables y tarifas preferenciales.

Fomento de la mejora continua

Obtener el certificado ISO 9001 no es un logro final, sino más bien un paso hacia la mejora continua. La norma ISO 9001 enfatiza la importancia de la evaluación y la mejora constantes de los procesos y el desempeño de la organización. Al mantener el certificado, la organización se compromete a seguir mejorando y adaptándose a los cambios en el entorno empresarial.

Requisitos para certificarse en ISO 9001

Como se aprecia, no es un proceso sencillo ni que pueda aplicarse de un día para otro. Por el contrario, requiere de un plazo prudente que varía según las necesidades de la empresa y el grado de mejora de las acciones propuestas y los indicadores de gestión de calidad a los que alude la norma ISO 9001.

Sin embargo, a estas condiciones le anteceden una serie de requisitos fundamentales sin los cuales no es posible que las empresas obtengan la certificación:

Desembolso económico

Un proceso de Gestión de Calidad avalado por la norma ISO 9001 es una ventaja competitiva para las empresas que dará sus frutos a largo plazo. Sin embargo, en la fase de implementación requiere de cierta inversión económica, sobre todo si se contrata la asesoría de una consultora especializada.

Cumplimiento de requisitos legales

Obtener la certificación de calidad ISO 9001 no solo implica adherirse a las pautas de ISO en esta materia. Del mismo modo, es necesario que las empresas acojan las distintas legislaciones relacionadas, como por ejemplo la Ley de Protección de Datos, las licencias adaptadas para la actividad comercial, las leyes laborales y de riesgos profesionales, así como las normas locales, regionales, nacionales y continentales sobre los procesos de calidad.

Formación del personal

El proceso de implantación de un Sistema de Gestión de Calidad no es posible sin la formación adecuada de los integrantes de las empresas. Son ellos quienes, al fin y al cabo, ejecutaran las tareas previas a la aplicación del modelo de calidad. Esta formación puede ser realizada por la propia empresa o, si es el caso, delegarse en manos de una consultora especializada.

Participación general

Pero además de la formación, mantener una certificación de calidad ISO 9001 requiere de la implicación y el compromiso de cada uno de los integrantes de las empresas, en especial de los altos cargos directivos. Una vez otorga la certificación, se realizan auditorías anuales con el objetivo de medir la evolución de los procesos de calidad.

Tener experiencia

Finalmente, una de las cosas que más pesa a la hora de la auditoría externa es la experiencia de cada organización. Los auditores valoran de manera especial los antecedentes en esta materia y los trabajos relacionados. En el caso de que no existan ni los unos ni los otros, la clave estará en la documentación que se haga de los indicadores establecidos por ISO en la norma ISO 9001.

Pasos para obtener la certificación ISO 9001

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad avalado por ISO empieza con la voluntad de reconocimiento. Las empresas deben ser conscientes de que sus procesos necesitan ser optimizados para ofrecer un mejor servicio a sus clientes. En este sentido, la calidad es sobre todo un sinónimo de confianza.

El proceso de certificación de la norma ISO 9001 consta de una serie de etapas definidas que permiten construir, mantener y demostrar la eficacia del sistema. A continuación, se describen de forma ampliada los pasos clave para obtener la certificación:

1. Conocer los requerimientos normativos y legales en torno a la calidad. Es fundamental estudiar y comprender el contenido de la ISO 9001:2015, incluyendo sus requisitos estructurados del capítulo 4 al 10. Además, se deben identificar los requisitos legales, reglamentarios y contractuales que afectan a los productos o servicios de la organización. Esta comprensión servirá como base para alinear el sistema de calidad con el contexto del negocio.
2. Analizar la situación de la organización. Antes de diseñar el sistema, se recomienda hacer un análisis de brechas o “gap analysis”, para comparar el estado actual de la organización con lo exigido por la norma. Esta evaluación ayuda a identificar fortalezas, debilidades, riesgos y oportunidades, así como a definir los recursos necesarios para el proyecto de implementación.
3. Construir el Sistema de Gestión de Calidad desde cada acción puntual. El SGC debe diseñarse como una parte integral de la operativa diaria. Esto implica definir procesos clave, indicadores de desempeño, objetivos de calidad y responsabilidades, fomentando la participación activa de todas las áreas. La clave está en alinear la estrategia con la operativa, asegurando coherencia y control.
4. Documentar los procesos requeridos por la norma ISO 9001. Aunque ISO 9001 es menos prescriptiva en cuanto a documentación que versiones anteriores, es necesario documentar los procesos esenciales, políticas, procedimientos y registros que evidencien el cumplimiento de los requisitos. La documentación debe ser clara, accesible y útil para quienes la utilizan.
5. Proporcionar formación a los integrantes de la empresa. El éxito de la implementación depende de la formación y concienciación del personal. Todos los miembros de la empresa deben conocer el sistema, su rol dentro del mismo, y cómo sus acciones contribuyen a la calidad. El liderazgo también debe ser capacitado para impulsar el cambio cultural necesario.
6. Realizar auditorías internas con ayuda de los propios trabajadores. Las auditorías internas permiten evaluar si el sistema se está aplicando correctamente y si cumple con la norma. Hay que formar auditores internos dentro de la organización, que realicen estas evaluaciones de manera objetiva, promoviendo la participación y el compromiso del equipo.
7. Utilizar el sistema de calidad y ponerlo en marcha para comprobar su eficacia. Con el sistema diseñado, documentado y difundido, hay que operarlo en condiciones reales, aplicando los controles establecidos, midiendo resultados y realizando seguimientos. Esta fase es crucial para comprobar su funcionalidad y detectar posibles ajustes antes de la auditoría externa.
8. Solicitar una segunda auditoría a consultores especializados. Aunque no es un requisito obligatorio, muchas empresas optan por hacer una auditoría previa con ayuda de consultores externos. Esto permite detectar no conformidades antes de la auditoría de certificación, asegurando un mayor nivel de preparación.
9. Registrar el uso del sistema y mejorarlo. La norma ISO 9001 se basa en el ciclo PHVA. Es necesario evidenciar que el sistema se aplica de manera sostenida, se evalúan sus resultados, se corrigen desviaciones y se implementan mejoras. Esta retroalimentación permanente fortalece el sistema y demuestra madurez organizacional.
10.   Solicitar la auditoría de certificación a los profesionales de ISO. Finalmente, la empresa debe contactar con un organismo certificador acreditado para programar la auditoría de certificación. Esta auditoría externa se realiza en dos etapas: revisión documental y evaluación in situ del sistema. Si se cumplen todos los requisitos, se emite el certificado ISO 9001, con una validez de tres años y auditorías de seguimiento anuales.

     

Consejos para obtener el certificado ISO 9001

Si estás considerando obtener el certificado ISO 9001, la información proporcionada anteriormente te brinda una visión general completa de qué es la norma ISO 9001, las ventajas de implementarla y las ventajas de obtener el certificado. Sin embargo, ten en cuenta que el proceso de obtención del certificado puede requerir una planificación y ejecución más detallada. Aquí hay algunos puntos adicionales a considerar:

Requisitos específicos

Para obtener el certificado ISO 9001, es importante estudiar y comprender los requisitos detallados de la norma ISO 9001. Estos requisitos incluyen áreas como el liderazgo de la dirección, el enfoque al cliente, la gestión de procesos, la mejora continua y la gestión de riesgos. Asegúrate de familiarizarte con estos requisitos y adaptarlos a tu organización.

Planificación del proyecto

La implementación de la norma ISO 9001 y la obtención del certificado son proyectos que requieren una planificación cuidadosa. Debes establecer un plan de proyecto que incluya hitos, tareas, asignación de responsabilidades y un cronograma realista. Esto te ayudará a gestionar el proceso de implementación de manera efectiva.

Diseño del sistema de gestión de calidad

Es necesario desarrollar un sistema de gestión de calidad que cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001 y se adapte a las necesidades específicas de tu organización. Esto incluye la documentación de los procedimientos, la identificación de los roles y responsabilidades, y la implementación de controles de calidad adecuados.

Capacitación y concientización

Asegúrate de proporcionar la capacitación necesaria a tu personal para que comprendan los principios de la norma ISO 9001 y cómo se aplican a sus funciones. Además, promueve la conciencia de la importancia de la calidad y la mejora continua en todos los niveles de la organización.

Auditorías internas

Antes de buscar la certificación externa, es recomendable realizar auditorías internas periódicas para evaluar el desempeño de tu sistema de gestión de calidad y asegurarte de que cumple con los requisitos de la norma ISO 9001. Esto te ayudará a identificar oportunidades de mejora y corregir posibles no conformidades.

Auditoría de certificación

Una vez que estés satisfecho con la implementación de la norma ISO 9001 en tu organización, puedes solicitar una auditoría de certificación a un organismo de certificación reconocido. Los auditores externos revisarán tu sistema de gestión de calidad y determinarán si cumple con los requisitos de la norma. Si se cumplen todos los requisitos, se te otorgará el certificado ISO 9001.

Recuerda que obtener el certificado ISO 9001 es un proceso continuo. Una vez obtenido, deberás mantener y mejorar constantemente tu sistema de gestión de calidad para garantizar el cumplimiento continuo de los estándares.

¿Qué son los requisitos de un Sistema de Gestión de Calidad?

Los requisitos son pasos previos que es necesario llevar a cabo para la obtención de la certificación ISO 9001 en temas de gestión de calidad. Sin la implementación de estos de forma integrada y coordinada, las empresas no pueden demostrar que cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad como parte de sus procesos internos.

El grado de implementación de estos pasos y su nivel de alineación con las estrategias corporativas, pueden ser monitorizados a través del software ISOTools, herramienta digital que favorece el seguimiento de este proceso.