Mejores prácticas con la gestión documental ISO 9001

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Gestión documental ISO 9001

La gestión interna en la organización está orientada, al cumplimiento de los objetivos que define la dirección para potencializar las estrategias y garantizar la continuidad del negocio, en beneficio de todas las partes interesadas; para lograrlo es importante, que las actividades se ejecuten de forma correcta y oportuna de acuerdo a lo definido en la información documentada.

Es importante, para no cometer errores en la gestión documental de la ISO 9001, que la documentación sea clasificada en niveles de acuerdo a la significancia, en el aporte al usuario para el desempeño de su trabajo; para la definición de la estructura documental, el líder debe, identificar el orden en el que se almacenarán los documentos y la dependencia que existe entre ellos para facilitar la consulta y tránsito de la información entre los procesos.

Dentro de las referencias normativas actuales, encontramos el numeral 7.5 de la norma ISO9001 que permite al líder del sistema de gestión de calidad, hacer la búsqueda y aplicación de buenas prácticas para el manejo de la información documentada, integrando metodologías que permitan dar orden a la estructura de documentos y obtener los resultados esperados para la consulta.

Planificación de la documentación del SGC ISO 9001

El punto de partida para documentar es la planificación, donde se define las responsabilidades que tendrá el equipo de trabajo para garantizar la seguridad y conservación de los documentos de la organización con base en los requisitos del sistema de gestión documental y que debe integrar el cronograma de actividades con fechas de inicio y fin para el cumplimiento de las tareas definidas.

Planificar este proceso es el primer paso; recordemos que todo sistema de gestión permite adoptar herramientas, para el seguimiento al cumplimiento de las tareas y al mismo tiempo identificar fallas u oportunidades de mejora, que garanticen la eficacia del sistema de gestión de calidad.

Como complemento, el líder debe analizar el entorno identificando las fortalezas y debilidades que puedan afectar la operatividad del proceso documental que represente perdidas de los recursos asignados. Es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

Comunicación

Definir el plan de trabajo garantiza que los involucrados, conozcan y entiendan de forma clara, la responsabilidad que asumen frente al sistema de gestión; es fundamental que el líder comunique constantemente al equipo de trabajo, los cambios que puedan afectar el proceso, evitando que los riesgos asociados a las actividades se materialicen impactando negativamente los resultados.

Las fallas en la comunicación dan paso a un gran número de interpretaciones en las instrucciones delegadas al equipo, donde la mayoría de ellas pueden ser incorrectas y generar incumplimiento en el cronograma y los objetivos planteados.

Seguimiento

Mejorar continuamente la ejecución de las tareas, permite a los líderes hacer seguimiento e identificar los puntos críticos de acuerdo a los resultados obtenidos. Es fundamental identificar los aspectos de alto impacto que requieran concentrar, en mayor proporción, los esfuerzos del equipo en la aplicación de controles para no afectar los tiempos planificados por reprocesos en el sistema de gestión.

Responsabilidad

El éxito de la gestión documental tiene su origen, en el compromiso que adquiere el equipo de trabajo con el cumplimiento de los plazos definidos para la ejecución de las tareas; es importante que los responsables cuenten con los requisitos mínimos de formación y experiencia que le permitan desempeñarse de forma eficaz y obtenga los resultados esperados.

Los recursos requeridos para este proceso deben ser solicitados de forma anticipada a la alta dirección, con el fin de evitar demora en la implementación por falta de ellos. El diagnóstico inicial es el documento que respalda esta solicitud, sin embargo, se debe tener en cuenta:

• Ser reciente.
• Realizado por un profesional con la formación y experiencia.
• Alcance.
• Observaciones y conclusiones claras.

Tener en cuenta estos aspectos permitirá a la organización el éxito en la gestión documental.

Incluir en el presupuesto herramientas para la automatización hace que el sistema de gestión de calidad sea eficaz a ser eficiente; actualmente en el mercado existes muchas alternativas que se ajustan a las necesidades de cualquier organización.

Importancia de la Gestión Documental en el SGC 

La gestión documental en un SGC desempeña un papel crucial para asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos de calidad. La norma ISO 9001 establece requisitos específicos para la documentación, como la identificación, control, distribución y retención de documentos. Estos requisitos aseguran la trazabilidad, mejora continua y satisfacción del cliente.

La gestión documental eficiente permite:

• Identificar y documentar los procesos clave de la organización.
• Establecer y mantener procedimientos operativos estándar (POE).
• Registrar y gestionar los registros de calidad.
• Proporcionar evidencia objetiva de la conformidad con los requisitos establecidos.
• Facilitar la comunicación interna y externa.
• Garantizar la coherencia en la toma de decisiones basada en datos.

Buenas Prácticas Internacionales para la Gestión Documental

Identificación y clasificación

Establecer una estructura de documentación clara y coherente con identificación y clasificación adecuadas facilita la búsqueda, acceso y comprensión de la información clave. Utilizar nombres de archivo consistentes y categorizar los documentos por tipo, proceso o área funcional es fundamental. Además, es recomendable utilizar un sistema de numeración secuencial para un seguimiento más efectivo.

Control y aprobación

Implementar un proceso de control y aprobación, garantiza la revisión y actualización regular de los documentos. Se deben establecer responsabilidades claras para la gestión de cambios, incluyendo la designación de personas autorizadas para aprobar y firmar los documentos. Establecer un flujo de trabajo para el control de cambios, donde se registren los cambios propuestos, se evalúen, aprueben y se actualicen los documentos de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Distribución y acceso

Garantizar la disponibilidad y acceso de los documentos pertinentes en los lugares apropiados para el personal autorizado. El uso de herramientas electrónicas como el software ISOTools ayuda a facilitar el acceso y seguimiento adecuado. Además, se pueden establecer permisos de acceso basados en roles y mantener un registro de las personas que acceden a los documentos.

Retención y disposición

Establecer políticas y plazos para la retención y disposición de documentos es esencial para mantener un SGC eficiente. Esto incluye identificar y clasificar los documentos según su importancia y definir los plazos de retención adecuados. Asimismo, se deben establecer procedimientos claros para la eliminación segura de documentos obsoletos, garantizando el cumplimiento de las regulaciones y la protección de la información confidencial. Es recomendable contar con un programa de gestión de registros que detalle los criterios de retención y disposición.

Control de cambios

Implementar un proceso formalizado para gestionar los cambios en los documentos es vital para mantener la integridad y la trazabilidad. Esto implica establecer un sistema de control de versiones que registre las modificaciones realizadas en los documentos, así como las fechas, responsables y justificaciones de los cambios. Además, se deben establecer mecanismos para comunicar y capacitar al personal sobre los cambios implementados, asegurando su comprensión y adhesión a las nuevas versiones.

Software ISO 9001

Todas las actividades relativas a la implementación y gestión de un Sistema de Gestión de la Calidad pueden ser tan complejas o sencillas como lo sea la organización, pero siempre es de ayuda un Software de gestión ISO 9001.

ISOTools es una plataforma tecnológica que a efectos de ISO 9001 ejerce de motor de mejora continua, además de guía y fuente de eficiencia para las organizaciones. Es la herramienta clave para la gestión de la calidad y la simplificación de las gestiones relacionadas.