Sistema de Gestión Integrado, ¿cómo optimizar la interrelación de elementos?

Sistema de Gestión Integrado

El Sistema de Gestión Integrado o SIG, es la forma en la que se interrelacionan los elementos que utilizan en la gestión diaria y la mejora del desempeño institucional. Con el fin de entregar productor y servicios que cumplan con todos los estándares adoptados y los requisitos de los grupos de interés, utilizando como base la gestión por procesos, en el marco de los planes estratégicos y de desarrollo.

¿Para qué sirve el SIG?

Funciona como herramienta de gestión sistemática y transparente, sirve para dirigir, evaluar y mejorar el desempeño institucional.

El Sistema de Gestión Integrado se encuentra basado en su modelo de operación por procesos, en éstos se da cumplimiento a los estándares aplicables al sector público y privado, alguno de ellos tienen algún enfoque y traen consigo un modelo específico para su implantación.

La dirección de seguimiento y mejora de procesos dentro de la visión en un enfoque de procesos es necesario cumplir con el SIG y los diferentes modelos y sistemas. Se debe construir un enfoque de procesos hacia un diseño de actividades automatizadas bajo una herramienta para los procesos, buscando que el flujo del proceso sea controlado por un sistema de información.

Todos los procesos de la unidad mantienen desde su diseño un enfoque neto de proceso, cliente-proveedor, garantizando que cualquier área que participa dentro de la cadena de actividades aporte valor al resultado esperado por su cliente.

Los procesos definidos utilizan la notación estándar, permitiendo mantener una arquitectura de procesos de negocio con diferentes niveles de profundidad. Se entiende como macroproceso, proceso y subproceso dirigidos hacia la automatización de procesos.

El compromiso y entendimiento del enfoque de proceso permite facilitar el trabajo para desarrollar y aplicar metodologías de mejoramiento, mecanismos de coordinación y autoevaluación que aporten el logro de los objetivos de los procesos.

Como mecanismo de coordinación entre los procesos cuenta con:

Acuerdos de niveles de servicio: metodología que permite formalizar acuerdos de nivel de servicio como mecanismo de coordinación e integración entre sus procesos y proveedores, logrando así aportar al cumplimiento de fortalecer la gobernanza para contar con procesos eficaces, eficientes, seguros y asegurados. Un acuerdo de niveles de servicio es un compromiso entre dos partes en el que se estipula los requisitos necesarios para la prestación de un servicio y se acepta por las partes que lo suscriben.

En cuanto a los requisitos necesarios, los más estipulados son los relacionados con calidad y oportunidad del producto o servicio que entrega el proveedor.

Las dos partes que suscriben el compromiso son:

• Proveedores: personas naturales o jurídicas externas a la entidad y procesos internos.
• Clientes: procesos internos.

Como mecanismo de autoevaluación entre los procesos cuenta con:

	Mecanismos de evaluación	Espacios para la aplicación
Del control	Seguimiento al cumplimiento de compromisos y actividades a cargo del proceso Seguimiento a controles de riesgos, eventos de materialización y planes de manejo Análisis de resultados de auditorias internas	Autocontrol de cada servicio Supervisión, monitoreo de líderes de proceso Reunión semanal en comité primario
De la gestión	Monitoreo y evaluación de cumplimiento de indicadores de objetivos estratégicos de servicios y procesos misionales Análisis y evaluación de resultados de indicadores, planes de acción correctiva, procesos, planes institucionales Evaluación del desempeño del SIG	Reunión semanal en comité primario Comités de dirección Comité SIG – revisión por la gerencia

Comités primarios: su objetivo es crear un espacio de reunión de los directores y subdirectores con su equipo de trabajo con el fin de comunicar los lineamientos que se den en la dirección general. Hacer seguimiento del desempeño de los procesos a su cargo, resolver inquietudes del equipo, dar lineamientos propios del proceso y permitir compartir experiencias entre todos para enriquecerse mutuamente.

Reunión de alineación estratégico: reuniones en donde se analiza, discute y se toman decisiones sobre la estrategia de la empresa, teniendo como base el comportamiento de los indicadores tácticas y estratégicos.

Indicador estratégico: indicador que mide el nivel de cumplimiento de los objetivos estratégicos planteados en la empresa.

Indicador táctico: indicador que mide el nivel de cumplimiento de los objetivos planificados para determinar cada área de la empresa.

Comité institucional de desarrollo administrativo: se discuten los temas relacionados con las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo integrado de planeación y gestión. Este comité sustituye a los demás que tengan relación con este modelo y no sean obligatorios por mandato legal. Para la implantación de las políticas de desarrollo administrativo.

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