Evaluación de proveedores según la ISO 9001

[sociallocker id=»16144″]Toda organización cuenta con un eslabón clave formado por un conjunto de proveedores, los cuales ofrecen unos productos. En caso de que fallen en su suministro, ocasionarán inconvenientes que se verán reflejados en las prestaciones finales al cliente.

Para la elección correcta de los proveedores, ISO9001 establece algunos requisitos para el proceso de compra:

• Requisitos sobre la información de compra que se debe proporcionar para que los proveedores entiendan claramente las necesidades de sus clientes.
• Las formas mediante las cuales se puede verificar que los productos suministrados cumplen con los requisitos del cliente.

 

¿Qué proveedores se ven afectados por la ISO 9001?

A todos los proveedores de productos tangibles o servicios. No obstante, los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la prestación del servicio.

¿Qué nos pide la norma ISO 9001?

La norma ISO 9001 implica tener una evaluación/control en los siguientes términos:

• Determinación de los requisitos de los productos.
• Selección de los proveedores en función de la prestación de los productos con los estándares o características marcadas. De ahí que se establezcan procesos de “selección de proveedores” y de “evaluación de proveedores”.

• Aseguramiento por parte de la organización de que los productos comprados cumplen con los requisitos establecidos. Para ello, deben desarrollarse inspecciones o auditorías que nos muestren el cumplimiento o no de los estándares marcados. Estas actividades deben de desarrollarse de forma continua. En primer lugar, se debe de partir de una evaluación inicial para establecer, de forma continua, una re- evaluación.­
• Esta evaluación y re-evaluación debe poseer unos criterios y parámetros que la organización considere como críticos.
• La dirección de la empresa debe controlar todas las acciones que se efectúan para mantener el adecuado desarrollo de la organización para satisfacer a las partes interesadas (empresa-cliente) en caso de que el proveedor falle.

¿Cómo aplicar estos requisitos?

Cualquier organización debe de aspirar a fortalecer las relaciones con los proveedores. Para ello pueden aplicarse las siguientes actividades:

• Generación de un contacto fluido entre nosotros y el proveedor para crear una relación de confianza mutua que nos ayude a mejorar.
• Implicar al proveedor solicitándole aportaciones para la mejora continua, pidiéndole que nos ayude a suministrarnos productos con mejores estándares.
• Creación de un sistema de medición que nos sirva para la comparación entre proveedores y que permita el seguimiento de cada uno de ellos de forma individual. La información obtenida se debe utilizar no sólo para seleccionar los proveedores, sino para ayudarles a mejorar.
• Cada proveedor debe de poseer objetivos.  De esta forma, podremos estimar los “costes de la no calidad” derivados de los errores de cada proveedor.

Evaluación de los proveedores

De manera general, la evaluación de los proveedores es uno de los requisitos que peor asimilan las organizaciones que implementan la ISO 9001. Los principales problemas residen en que se dispone de un único proveedor de un tipo de producto independientemente de los resultados de las evaluaciones. Este único proveedor debemos de seguir manteniéndolo.

En el resto de los casos, la norma nos obliga a que la organización evalúe y seleccione a los proveedores en función de su capacidad de suministrar productos de acuerdo a los requisitos de la organización.

Para la evaluación de los proveedores debemos seguir los siguientes criterios:

• Análisis de los plazos de entrega: verificar si el producto o servicio comprado está disponible en el momento acordado.
• Cumplimiento de las normas de especificaciones técnicas: comprobar si el producto o servicio cumple con el estándar exigido.
• Calidad del servicio: analizar la gestión y el trabajo del proveedor, si cumple con los acuerdos establecidos, si ocasiona problemas o no y cómo responde ante los problemas, reclamos o solicitudes, etc.
• Confianza: si podemos confiar repetitivamente tanto en el desempeño del proveedor como en el producto que nos ofrece.

La evaluación debe ser continua y continuando con evaluaciones periódicas para garantizar que están cumpliendo con los requisitos establecidos y avanzan de acuerdo a las expectativas y deseos de la empresa.

Es conveniente incluir el Sistema de Evaluación de Proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organización, ya que la información que obtengamos relativa a los proveedores es una parte más del sistema que nos permite mejorar la calidad general de una empresa.

Sobre un mercado de proveedores, aquellos que disponen del producto necesitado, le realizamos esa primera evaluación. Aquellos proveedores que superen la evaluación, pasan a formar parte de nuestro panel de proveedores. A estos proveedores le realizamos distintas evaluaciones (re-evaluamos) para garantizar que continúan cumpliendo con nuestros requisitos y que mejoran de acuerdo con nuestras expectativas.
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El fin de estas evaluaciones es conseguir seleccionar y desarrollar a nuestros proveedores, quedándonos con aquellos que son los mejores y convirtiéndolos en nuestros “aliados estratégicos” con visión de medio a largo plazo.

Software ISO 9001

Con el Software ISO 9001 de ISOTools podemos dar cumplimiento a dicho punto, en primer lugar teniendo nuestro panel de proveedores agrupados por tipología o producto que nos suministra y realizar de forma sencilla una evaluación/re-evaluación del proveedor con una programación de dicha actividad y asignación de responsabilidades y escalamiento en el caso de que esta persona no desarrolle la actividad en la fecha programada.