¿Qué contenidos debe tener un Manual de la Calidad?

El manual de la calidad y la norma ISO 9001

Uno de las principales objetivos de la revisión de la familia de normas ISO 9001 fue la adecuación de la gran cantidad de documentación requerida a los resultados y objetivos de los distintos procesos de cada organización. En definitiva, lo que se pretendía era crear una mayor flexibilidad para la elaboración del proceso documental.

El documento más importante del Sistema de Gestión de la Calidad es el Manual de Calidad, el cual constituye el fundamento principal de todo el sistema. En la norma ISO 9001:2008, y en concreto en el apartado 4.2.2, se especifican los contenidos mínimos que debe contener dicho manual:

• Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo detalles y justificación de cualquier exclusión.
• Procedimientos documentados establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, o bien referencias de los mismos.
• Descripción de la interacción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

 ¿Qué es para qué sirve un Manual de Calidad?

Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos principales del sistema de calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la organización, puede adoptar la forma de documento público que se puede presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes interesados.

Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la calidad de la organización para que se conozcan sus intenciones y compartir conocimientos y experiencias en el ámbito tanto interno como externo.

Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio de transparencia, conformidad e implicación con la consecución de altos niveles de calidad y mejora continua de acuerdo a una serie de parámetros previamente establecidos.

Contenidos recomendables en el Manual de Calidad

Como hemos comentado, la norma establece una serie de contenidos mínimos. Sin embargo, dado el carácter público de este manual es recomendable completarlo y ampliarlo con el fin de que puedan darse a conocer, de la mejor forma posible, aspectos interesantes relativos a la visión, misión y valores de la empresa con respecto a la calidad.

A continuación presentamos un esquema que puede tomarse como referencia de la estructura de los contenidos de un Manual de Calidad:

• Título, alcance y campo de aplicación.
• Introducción sobre aspectos básicos, valores y filosofía de la organización y del propio manual.
• Política y objetivos de calidad.
• Mapa de procesos de la organización.
• Descripción de la estructura de la organización, responsabilidades y autoridades.
• Enumeración y definición de los distintos elementos del sistema de calidad.
• Adicionalmente, también se puede incluir un apéndice.

Formato y estructura

Este aspecto es bastante flexible y depende en gran medida del tamaño y complejidad de cada empresa y de los fines del documento, ya que algunas organizaciones deciden ampliar su utilidad más allá de documentar sus sistemas de gestión de la calidad.

Cada organización, por lo tanto, puede decidir libremente el alcance y ambición de su manual, lo que lógicamente influirá en su estructura, aspectos recogidos y extensión.

Dado que el Manual de Calidad es un documento que constituye la base de todo sistema de calidad, es importante que vaya un paso por delante y que no se límite únicamente satisfacer los requisitos de la norma, incluyendo aspectos relativos a las necesidades de los clientes y de la propia organización.

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la norma ISO 9001 en Sistemas de Gestión de la Calidad

La Plataforma Tecnológica ISOTools facilita la implementación, automatización y mantenimiento de los Sistemas de la Calidad, ofreciendo así mismo soluciones eficaces a la elaboración y gestión de los procesos documentales, entre los que se incluye el Manual de Calidad.

ISOTools está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos. De esta forma se consigue un impacto real sobre la eficiencia, los costos y los resultados de la organización.

Este software permite optimizar su Sistema de Gestión de Calidad basado en la ISO 9001 como camino hacia la excelencia e integrar la norma ISO9001 con otras normas, como OHSAS 18001 e ISO 14001, de una forma sencilla gracias a su estructura modular. Puede ampliar información en el enlace: https://www.isotools.us/normas/calidad/