Características que debe cumplir todo manual de calidad

Sistemas de Gestión de Calidad

La implantación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, para garantizar la calidad de los productos o servicios y la mejora continua de los procesos, requiere de un manual de calidad que describa el modo en el que la organización va a adaptarse para cumplir con los requisitos que establece la norma.

Para llevar  a cabo un eficaz sistema de gestión, las empresas necesitan reflexionar y describir cómo va a ser ese proceso, en qué políticas se van a basar, cuál va a ser su alcance, qué procedimientos se van a lleva a cabo o qué medidas de control se van a establecer. Todas estas preguntas encuentran su respuesta en el manual de calidad, un documento  obligatorio, que servirá de guía para la implementación, mantenimiento y mejora del  Sistema de Gestión de Calidad.

La elaboración de este documento empresarial es un requisito básico para la obtención del certificado ISO 9001:2008. Sin embargo, no es éste su único valor. Toda empresa comprometida realmente con la calidad, necesita demostrar su responsabilidad por medio de  este archivo, a través del que se documenta todo el Sistema de Gestión de Calidad. En este manual se expresan tanto los requerimientos  internos, los del cliente como los requisitos necesarios para la certificación, si se desea obtener.

A la hora de elaborar este documento, es necesario tener en cuenta algunas consideraciones:

• Es conveniente elaborar un único manual, aunque este puede estar estructurado por bloques en función del alcance que tenga.
• La estructura de este documento es flexible, pese a que exista unos contenidos mínimos. Cada empresa debe determinar qué contenido va a incluir en este documento, en función de sus necesidades y expectativas.
• Se debe detallar con claridad toda la información de la empresa, además de describir los procesos incluidos y las interacciones entre ellos.

Que elementos deben reflejarse en el manual de calidad

Todo manual de calidad ha de reflejar unos elementos mínimos que ayuden a visualizar los procedimientos que se van a llevar a cabo para el control de la calidad del producto o servicio ofertado por la compañía.

Acorde a lo establecido en el apartado 4.2.2 de la norma ISO 9001, sobre el Manual de la Calidad, este documento debe incluir tres elementos mínimos, que son:

1. El alcance del sistema de gestión.
2. Los procedimientos establecidos para el sistema
3. Una descripción de la interacción entre los procesos.

No obstante, un eficaz manual de la calidad debería contener, además, otros datos que completen la información necesaria, como son:

1.       Objetivo y alcance.

A través de este apartado se deben reflejar las metas que la compañía pretende con el establecimiento  del sistema de gestión de calidad que se ha establecido y con el desarrollo del manual de calidad.

Por otro lado, las organizaciones deben meditar si el sistema de Gestión de Calidad se va a implementar en solo determinados procesos para ir introduciéndolo de manera gradual o si alcanzará a todos los departamentos y procesos de la organización y concretar a las personas que incumbirá.

Además del alcance, en el documento se deben indicar también las posibles exclusiones junto a su debida justificación.

2.       Responsables y funciones

Siempre es interesante incluir este apartado aun cuando el tamaño de tu empresa es reducido, para dejar claro las responsabilidades y funciones de los principales responsables del sistema de gestión de calidad.

3.       Política de calidad

A través de este apartado la empresa manifiesta su compromiso con la calidad y define, de manera global, los principios en los que se fundamentarán sus métodos y estrategias para alcanzar los objetivos de calidad.

4.       Descripción del Sistema de gestión de Calidad

Es el apartado clave de todo el manual. En esta sección de deben describir con todo detalle los procesos que se llevan a cabo, las interacciones que se producen entre los procesos, los recursos necesarios para cada una de las tareas que se describen y los métodos e instrumentos de medición y control que se utilizarán para analizar y valorar el desarrollo de los procesos y poder introducir las mejoras necesarias.

Este manual debe ser una guía de uso, un documento instructivo, que permita a cualquier persona (directivos, trabajadores, clientes, inversores, socios o auditores) conocer la forma de proceder y observar las medidas que se llevan a cabo  para asegurar la calidad en los procesos.

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La plataforma de ISOTools se convierte en el instrumento ideal para automatizar los procesos diseñados en el Manual de Calidad y llevar a cabo su seguimiento y control. Esta herramienta facilita, además, la mejora continua de los procesos y su documentación,  al basarse en el ciclo PHVA.