Fases para implementar un sistema de calidad orientado al incremento de la productividad

Sistemas de Gestión y Modelos de Excelencia

Los diversos modelos de Excelencia y sistemas de gestión que conviven en la actualidad, como aquellos basados en el modelo Deming, el Baldrige, el EFQM o en la norma ISO 9001, entre otros, buscan, además de una mejora continua en la calidad de los procesos, un incremento de la productividad. Pero, ¿qué es la productividad y cómo conseguir aumentarla? 

El concepto de productividad

Una primera definición de «productividad» habla de la relación establecida entre los recursos con los que cuenta una empresa y los beneficios obtenidos.

El concepto surgió prácticamente desde que la economía se estableció como ciencia, es decir, a finales del siglo XVIII. Desde entonces ha ido evolucionando hasta convertirse en uno de los indicadores más importantes para medir el comportamiento de negocios, empresas, entidades y organizaciones de alto nivel.

En los últimos años, sin embargo, la productividad organizacional ha estado marcada, como nunca antes, por un hecho indiscutible: la paulatina sustitución del personal o la mano de obra por máquinas cada vez más eficientes e inteligentes.

Aun así, el concepto sigue albergando variables como personal, condiciones laborales, clima organizacional y constitución de equipos, entre otros, que resultan determinantes a la hora de desarrollar los planes organizacionales. El gran valor de las empresas está en quienes las conforman y las dirigen.

La calidad en búsqueda de la productividad

Calidad y productividad empresarial son dos conceptos directamente proporcionales. Sin embargo, las teorías organizacionales posicionan la calidad en un terreno previo, es decir, le definen como un proceso interno de gestión entre cuyas principales ventajas está el aumento de la productividad.

Los sistemas de gestión de calidad, como por ejemplo los de la familia ISO 9000, son, por tanto, estructuras operacionales de trabajo documentadas e integradas a todos los procedimientos técnicos y gerenciales de una empresa.

Sus principales objetivos son, entre otros, la alineación de las fuerzas de trabajo de una compañía y el empleo de una comunicación directa para mejorar la satisfacción de los clientes o destinatarios de los productos.

Fases para la implementación de los sistemas de calidad

Antes de aplicar un Sistema de Gestión de la Calidad, cada empresa debe tener en cuenta algunos elementos esenciales. Veamos en qué consisten:

1) Definir la situación actual de la organización:

Para mejorar la productividad de una empresa, es fundamental elaborar un diagnóstico de la situación actual de la misma. Es decir, deben quedar claras las razones de por qué es necesario implementar un sistema de gestión y cuáles son los beneficios o ventajas principales que le reportará a la empresa.

2) Fijación de objetivos:

Del diagnóstico de la situación se derivan los objetivos, que son metas concretas, reales y a las que puede aspirar la compañía a corto, mediano o largo plazo. Si bien este tipo de procesos aspiran al mejoramiento de la productividad, para ello es necesario definir objetivos parciales como la clarificación de los tiempos de producción, la constitución de equipos de trabajo, la adecuación de recursos, entre otros.

3) Estimación de plazos:

Los plazos cumplen un papel determinante en los procesos de gestión interna. Muchas empresas caen en el error de dilatarlos al máximo a fin de conseguir mayor flexibilidad y adaptabilidad. Pero esto casi nunca es así. Si bien es recomendable que tengan cierto margen de error, los tiempos deben actuar como límites de los procesos.

4) Definición de recursos y personal:

Se trata, quizá, de uno de los aspectos más importantes en los procesos de gestión. No puede haber calidad sin el conocimiento previo de los recursos con los que cuenta una empresa, tanto si son humanos como técnicos. A partir de esto, las compañías deben tratar de optimizarlos, mejorarlos y, si es preciso, intervenirlos.

5) Evaluar la productividad actual:

En el cumplimiento de este apartado pueden ocurrir dos cosas: que la productividad de la empresa está a la baja o que los índices con los que se mide dicha productividad sean erróneos. En cualquiera de los dos escenarios, la idea es que se definan las estrategias para mejorar el empleo de los recursos.

6) Implementar cambios o mejoras:

Este último elemento se refiere a la puesta en marcha de las estrategias del punto 5. Elaborado el diagnóstico, definidos los plazos, identificados los recursos y valorados los indicadores de medición, sólo resta implementar las mejoras necesarias para optimizar el nivel de productividad de la empresa. Recordemos: productividad no es lo mismo que producción; es, simplemente, hacer más con menos.

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