Descubre ISOTools Excellence: funcionalidades del módulo base de un Software ISO

Software ISO

Cuando hablamos de Software ISO, nos referimos a herramientas informáticas cuyas funcionalidades han sido específicamente diseñadas para ayudar a las organizaciones a implementar los requisitos de una norma ISO, simplificar y optimizar el mantenimiento de los Sistemas de Gestión ISO y contribuir a la mejora continua de los procesos que lleva a cabo la organización.

Un Software ISO es una herramienta que permite implementar normas ISO a organizaciones cuyos equipos están experimentados pero también a aquellos que aún no tienen experiencia ya que la propia herramienta guía el proceso, aportando información valiosa.

Estas herramientas también incluyen módulos para gestionar de forma eficiente toda la documentación y facilitar la comunicación entre los miembros de la organización que trabajan con el Sistema de Gestión ISO. Permiten planificar las actividades que se deben llevar a cabo y, aún más importante, hacer seguimiento mediante indicadores en tiempo real que contribuyen a una mayor capacidad de respuesta de la organización y una mejor toma de decisiones. 

Además, trabajar con una herramienta software para ISO, procedimenta la gestión de incidencias y su seguimiento, y agiliza los procesos de auditoría interna.

En el caso de ISOTools Excellence, la herramienta es transversal a la implementación y gestión de distintos Sistema de Gestión ISO ya que incorpora una serie de módulos básicos que dan solución a los problemas comunes de gestión que afrontan las organizaciones que certifican e implementan una norma ISO y, además, dispone de módulos específicos para ayudar a gestionar la problemática concreta de cada Sistema de Gestión.

Por ejemplo, una organización que quiera automatizar su Sistema de Gestión de la Calidad, podrá acceder al Módulo Base de funcionalidades y a un Módulo específico de Gestión de la Calidad que le permitirá gestionar su Política de Calidad, su Mapa de Procesos, la capacitación y formación de los empleados, las Incidencias y acciones de mejora, controlar la documentación y los registros, medir la satisfacción de sus clientes, evaluar a sus proveedores, definir sus indicadores y calibrar sus equipos de medida, planificar sus auditorías, etc.

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Funcionalidades del Módulo Base de ISOTools Excellence

Como hemos comentado, existen una serie de funcionalidades básicas de un Software ISO que son esenciales para gestionar la implementación y seguimiento de una norma ISO y que aportan beneficios a todas las organizaciones con independencia de la norma ISO que implementen.

Vamos a revisar cuáles son esas funcionalidades que incluye el Módulo Base de ISOTools Excellence y que dan soporte al resto de funcionalidades específicas para cada norma:

Interfaz de Inicio: este aplicativo permite el acceso al calendario de actividades, la visión y gestión de notificaciones y la posibilidad de incluir accesos rápidos al resto de aplicativos.

Gestor de Contactos: este aplicativo permite trasladar a la herramienta la estructura organizativa y sus contactos como pueden ser clientes, proveedores, colaboradores o cualquier otro tipo de contactos.

Gestor Documental: este aplicativo concentra todo el soporte documental del Sistema. Permite controlar accesos a la documentación, gestionar el ciclo de vida de los documentos creando flujos de aprobación o revisión, control de versiones y cambios, distribuir la información de forma ágil, segura y controlada, crear documentos y gestionar archivos externos (.doc, pdf, xls, etc.), y relacionar los documentos con el resto de procesos del Sistema de Gestión ISO,

Recursos Humanos: este aplicativo cumple dos funciones principales. Por un lado, permite gestionar la estructura organizativa y, por otro, gestionar los usuarios de la herramienta ISOTools Excellence. Incluye la gestión de cargos, departamentos, gestión por competencias, gestión por capacitaciones y la hoja de vida de los miembros de la organización.

Administración: este aplicativo está especialmente diseñado para el Administrador de la herramienta y donde se configuran el resto de módulos. Es posible configurar grupos de usuarios, establecer permisos, configurar y activar/desactivar funcionalidades, crear sistemas de alertas, etc.

Comunicación Interna: esta aplicación aporta un sistema estructurado de comunicación interna. Se incluyen tablones, secciones y mensajes y permite compartir comentarios o documentos así como realizar notificaciones sobre buenas prácticas o planificaciones.

Copias de Seguridad: aplicativo también de Administrador de la herramienta, que le permitirá realizar copias de seguridad.

Gestión de Cuentas de Usuario: aplicativo de Administrador de la herramienta que permite gestionar los accesos de los distintos usuarios.

Accesos: aplicación de Administrador, que permitirá conocer las estadísticas de accesos, por cada grupo de usuarios.

Reportes: se incluye un inventario de informes predefinidos que permiten a los usuarios con los permisos adecuados obtener información registrada en la Plataforma en base a datos estadísticos, aspectos de recopilación. Los Informes pueden ser ejecutados en varios formatos: pdf, doc, xls o html.

En próximos artículos desgranaremos las funcionalidades de cada uno de los módulos específicos para gestionar Sistemas de Gestión de la Calidad, Ambientales, de Seguridad de la Información, de Seguridad y Salud Ocupacional, etc.

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