Por qué las empresas apuestan por integrar Sistemas de Gestión mediante un software

Sistemas de Gestión Integrados

Integrar Sistemas de Gestión mediante un software es una apuesta cada vez más adoptada por parte de muchas organizaciones como estrategia para mejorar su eficiencia y lograr importantes ventajas competitivas. 

Para comenzar, empecemos entendiendo el concepto de integración de Sistemas de Gestión.

Cuando hablamos de Sistemas de Gestión Integrados, nos referimos al hecho de unificar aquellas partes de los diferentes sistemas de gestión que posea la organización que presenten unos requisitos a seguir similares.

Es decir, por ejemplo, si la organización presenta dos sistemas entre cuyos requisitos vemos que el relativo a la política a seguir es idéntico para ambos, mediante la integración, pasaríamos a realizarlo de manera unificada, evitando duplicar el mismo proceso.

Esto es la esencia del llamado enfoque de integración de sistemas. Enfoque que se ha visto potenciado en los últimos años gracias a las actualizaciones a las que se han sometido varias normas ISO, como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 27001. Estas nuevas versiones de los estándares, plantean una estructura similar para dichas normas, la cual viene recogida en el Anexo SL y ese hecho es precisamente el que permite poder aplicar un mayor grado de integración de los sistemas de gestión en las organizaciones.

Ventajas de integrar Sistemas de Gestión mediante un software

A continuación, detallamos algunas de las ventajas principales que aporta a las organizaciones contar con Sistemas de Gestión Integrados.

1.- Permite tener criterios armonizados: existiendo diferentes sistemas de gestión dentro de una organización, es habitual que observemos criterios de actuación diferentes ante mismos procedimientos. Con la integración de sistemas, logramos que dichos criterios queden alineados y sean compatibles.

2.- Permite contar con una estructura más simple: cuando se realiza una integración, se eliminan duplicidades, reduciendo con ello las estructuras, contribuyendo a que las mismas sean más operativas y eficaces.

3.- La ejecución requiere menos esfuerzo:  a través de la integración de sistemas, logramos una dirección mejor y más directa, logrando un rápida ejecución. De esta forma, ante una orden emitida, se ejecuta rápidamente sin necesidad de que tenga que ser repetida varias veces.

4.- La comunicación se ve reforzada: a través de la integración, logramos que todos los miembros estén mejor informados, fomentando una comunicación interna más fluida. Además éstos podrán estar informados sobre una mayor cantidad de aspectos de la organización y eso se traducirá en una mayor productividad. Igualmente la comunicación a nivel externo también se verá mejorada, gracias a la mayor confianza mostrada a las partes interesadas.

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5.- Permite optimizar los recursos disponibles: dado que se evitan duplicidades, logramos reducir el tiempo que la Dirección debía dedicar a las diferentes áreas concretas de los distintos sistemas de gestión en caso de tener que tratarlas de manera separada. De esta forma logramos un disminución de los tiempos a emplear y los costes.

6.- Fomenta una reducción en el número de auditorías: las auditorías internas a realizar se ven reducidas, al unificarse los diferentes sistemas de gestión en uno sólo integrado. Esto a su vez, supone una reducción de costes.

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Integrar Sistemas de Gestión mediante un software

Con objeto de facilitar la integración, implantación y gestión del Sistema Integrado de Gestión, las organizaciones apuestan por integrar Sistemas de Gestión mediante un software que les permita llevar todo el proceso de manera automatizada, aumentando de esa formal el control sobre el mismo y la eficiencia.

En este sentido, precisamente ISOTools pone a nuestra disposición la Plataforma Tecnológica necesaria para lograr la comentada integración de los sistemas normalizados de gestión así como en los modelos de excelencia. Esta herramienta facilitará en gran medida el manejo de documentación, permitirá una comunicación más fluida a nivel interno y externo de la organización y logrará la tan deseada reducción de tiempos y costes, consiguiendo que la eficiencia del SIG se vea optimizada, y que en conjunto el rendimiento de la organización mejore notoriamente.