Documentación rigurosamente controlada con la App Gestión Documental de ISOTools

Gestionar los documentos corporativos

La implementación y mantenimiento de Sistemas de Gestión Normalizados o de Excelencia implica trabajar con un alto volumen de documentación. Y, a su vez, la gestión documental constituye la base y soporte de éstos.

Por tanto, una gestión eficiente de los documentos corporativos y de la información que contienen es clave para el propio funcionamiento de los Sistemas de Gestión y uno de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones.

Mantener los documentos actualizados, accesibles cuando y donde se necesitan y trabajar de forma colaborativa manteniendo estrictos niveles de seguridad puede suponer un verdadero problema para aquellas organizaciones que no trabajan con las herramientas adecuadas.

Sin embargo, aquellas organizaciones que automatizan la gestión documental y de sus procesos consiguen incrementos de productividad gracias a que optimizan sus tareas y reducen sus costes.

Información documentada

Además, documentar la información es un requisito en muchos estándares internacionales como las nuevas versiones de 2015 de las normas ISO 9001 de Calidad o ISO 14001 de Medio Ambiente.

Este requisito, que también se incluirá en las próximas revisiones de otras normas, establece la obligación de documentar la información de los Sistemas de Gestión basados en normas ISO.

App Gestión Documental de ISOTools

La aplicación Gestión Documental del software de gestión empresarial ISOTools Excellence permite a las organizaciones un control riguroso de toda su documentación.

Su amplia funcionalidad permite cubrir todo el ciclo de vida de los documentos desde su almacenamiento, gestión y trabajo colaborativo y distribución entre los miembros de la organización. Y sirve de soporte para el resto de procesos organizativos ya que relaciona los documentos con éstos.

Qué problemas resuelve la App Gestión Documental de ISOTools

La App Gestión Documental de ISOTools facilita la gestión de los documentos ya que permite:

• Establecer distintos niveles de permisos para controlar quién tiene acceso a la documentación.
• Fácil localización de documentos gracias a su herramienta de Búsqueda avanzada que permite localizar en tiempo real listados de documentos vigentes.
• Control de versiones para que los miembros de la organización sólo trabajen con documentos actualizados que pueden consultar, revisar, imprimir, etc.
• Acceso multi-dispositivo y desde cualquier localización. De esta forma cualquier directivo o miembro de la organización puede acceder a la información si se encuentra en otra sede o realizando una inspección en terreno.
• Centralización de la documentación en una única plataforma y normalización de formatos. Se evitan errores en la transmisión de la información y se agiliza el trabajo con documentos.
• Personalización de la estructura documental de acuerdo a las necesidades de la organización.
• Creación de nuevos documentos en la propia plataforma o colaborando en línea con documentos de Google Drive.
• Facilidad de uso.
• Establecer flujos de trabajo de revisión, aprobación o gestión de los documentos.

Funcionalidades de la App Gestión Documental de ISOTools

Algunas de las funcionalidades que incorpora la aplicación Gestión Documental de la plataforma ISOTools Excellence son:

• Clasificación jerárquica de los documentos en carpetas de acuerdo a las categorías que defina la organización.
• Definición de reglas de codificación automática de documentos.
• Administración de diferentes formatos de archivos: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, Vision), Adobe PDF, AutoCAD, Imágenes (JPG, BMP, Corel Draw).
• Diagramas de flujos (workflows) para los procesos de creación, revisión y aprobación de nuevos documentos.
• Definición de reglas de negocio para que los documentos sean gestionados por determinados responsables de acuerdo a la fase en la que se encuentre el documento.
• Sistema de notificaciones automático al finalizar tareas incluidas en los flujos de trabajo.
• Editor avanzado para crear documentos de forma nativa en múltiples extensiones ( .DOC, .XLS, .PPT) y posibilidad de crear plantillas.
• Integrable con otras aplicaciones y sistemas de negocio.
• Auditoría de acceso sobre las acciones ejecutadas.
• Definición de diferentes niveles de permisos de acceso a los documentos.
• Mecanismos de seguridad para restringir la copia o impresión de documentos.
• Buscador avanzado de documentos en base a múltiples criterios.
• Avisos automáticos de revisión periódica de documentos.
• Retención y archivo de documentos y eliminación por obsolescencia de acuerdo a los requisitos legales.
• Cuadro de mando con indicadores e información en tiempo real.
• Reportes e informes automáticos.

Contacta con uno de nuestros consultores expertos si quieres gestionar toda la documentación de forma eficiente e integrada en tu Sistema de Gestión.