Automatización del Sistema de Gestión de Calidad en un organismo público

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Sistema de Gestión de Calidad

En el artículo de hoy vamos a hablar sobre cómo un organismo público llevó a cabo la automatización de su Sistema de Gestión de Calidad basado en el estándar ISO 9001.

Este organismo público de Chile, tras detectar las necesidades que tenía, apostó por la automatización del SGC.

Comenzaremos presentando al organismo, se trata de la Municipalidad de Vitacura, se encuentra exactamente en la Comuna Metropolitana de Santiago de Chile. La administración que lleva a cabo es local y se encarga de atender las demandas de bienes y servicios de ámbito público de una localidad de 80.000 habitantes.

Desde hace unos años, la Municipalidad de Vitacura ha trabajado fuertemente por la calidad y es una de las pocas municipalidades que cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad bajo la certificación ISO 9001.

La Municipalidad de Vitacura es muy consciente de que las mejoras que obtengan con la correcta implantación del Sistema de Gestión de la Calidad, repercutirá directamente en el bienestar y la calidad de vida de sus ciudadanos.

Con motivo de lograr mejoras reales sobre la atención que había que prestar a las demandas de los ciudadanos, la Municipalidad implementó el Sistema de Gestión basado en ISO 9001.

Con el paso del tiempo, la municipalidad también vio la necesidad de optimizar el SGC porque:

Estaban usando una herramienta de automatización que no era muy amigable y que los usuarios finales no eran capaces de manejar.
Se producía un elevado número de quejas derivadas de los trabajadores que estaban usando esa herramienta, provocando un gran descontento y evitando usarlo, por lo que el sistema de gestión no aportaba lo que debía.
La gestión que le permitía el software que estaban empleando con anterioridad era deficiente, por ejemplo no permitía identificar la mayoría de hallazgos del sistema, tampoco facilitaba el acceso, ya que cada computador debía tener una licencia.
Tenían dificultades durante la integración con otros sistemas, como el ambiental basado en la norma ISO 14001 y el de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la norma OHSAS 18001.

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En definitiva, los trabajadores de la municipalidad nunca terminaron por integrar en su día a día la herramienta y esto causó problemas en la administración del Sistema de Gestión de Calidad.

Tras el descontento generalizado, la Municipalidad de Vitacura se vio en la necesidad de buscar otro software y tras un análisis técnico, ISOTools fue el seleccionado.

ISOTools, ha dado solución a cada uno de los problemas a los que ha tenido que hacer frente la Municipalidad de Vitacura de Santiago de Chile. Este organismo público necesitaba:

Un software amigable e intuitivo que fomentara la involucración de los trabajadores en el sistema de gestión de la calidad.
Una plataforma tecnológica que permitiera la identificación de los hallazgos.
Una solución que hiciese posible la integración de un modo fácil y sencillo entre sistemas de gestión como el ambiental basado en ISO 14001 y el de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.
Un software que a los trabajadores le facilitara el trabajo diario y que al mismo tiempo consiguiera mejorar la calidad de vida de los ciudadanos de la municipalidad.

Con ISOTools, la Municipalidad de Vitacura logró mejoras al automatizar el Sistema de Gestión de la Calidad:

Pudo trabajar en otros proyectos como en la implementación del Sistema de Gestión de Riesgos basado en la ISO 31000.
El acceso a la plataforma estaba en un entorno cloud de máxima seguridad, y el cambio de tecnología se realizó con ayuda de consultores de ISOTools.
ISOTools se adaptaba a su forma de trabajar, siendo una plataforma tecnológica con un alto grado de personalización que hace posible que se definan los flujos de identificación de hallazgos según necesitaba la municipalidad.
Se ha reducido en gran nivel toda la documentación física relacionada con el sistema, quedando simplemente los documentos en físico que son realmente necesarios.
Se ha podido identificar más oportunidades de mejora y reducir los tiempos dedicados al sistema siendo igual de productivos.
Las auditorias internas son más fácil de realizar, de hacerles seguimiento y controlar el cierre de las acciones.