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¿Cómo mejorar la gestión de sistemas de calidad gracias a la automatización?

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Gestión de sistemas de calidad

Durante el artículo de hoy queremos que conozcan cómo una organización líder en su sector, ha conseguido automatizar la gestión de sistemas de calidad de una forma eficaz. Además, queremos que conozcan cuales eran sus problemas antes de contar con la herramienta ISOTools Excellence y cómo consiguieron superarlos.

Hablamos de Dimar S.A. siendo una empresa que cuenta con una experiencia de más de 40 años, se dedica a la distribución y venta de respuestos para el mantenimiento de maquinaria industrial, automotriz, agrícola, minera y marina, así como la asesoría y servicios técnicas para las diferentes industrias.

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Es una empresa sólida y eficaz, líder en su sector. Cuanta con el mayor surtido de repuestos, y todos los productos y servicios se encuentran respaldados por marcas con un elevado prestigio. El proceso de gestión técnica, se encuentra formado por personal con una larga experiencia y certificados, ofrece a la industria asesoría en ventas y servicios de monitoreo y mantenimiento preventivo para los equipos, con sistemas de última tecnología.

Cuenta con 3 sucursales que satisfacen de forma exitosa las necesidades de sus clientes. Además, cuenta con más de 100 colaboradores, quienes colaboran en el crecimiento y desarrollo de la empresa. La gestión de sistemas de calidad en Dimar, se inició en el año 2003, cuando la norma ISO 9001 se encontraba en la versión del 2000.

Dimar tenía una serie de problemas que le impulsaron a automatizar la gestión de sistemas de calidad. Puede ser que se sienta identificado con alguna de las problemáticas que tenía Dimar y con las que gracias a ISOTools consiguió solucionar. Los problemas eran los siguientes:

  • La documentación, por seguridad, se colocaba en un servidor. Aunque los permisos de acceso, algunas veces, se perdían.
  • De igual forma se corría el riesgo de no haber colocado en el servidor la documentación vigente y que quedarán documentos obsoletos que impedian el buen funcionamiento del sistema de gestión.
  • Los registros del sistema, tales como acciones correctivas y preventivas que son del tipo uso público, congestionaban la red y se perdían los accesos.
  • No se podía dar seguimiento de forma fácil a la documentación que existía dentro del archivos, es decir, debían entrar Excel a Excel para comprobar donde se encontraba lo que deseaban buscar.
  • Los indicadores de proceso, no contaban con un cuadro de mando integral, haciendo más complejo e ineficiente el monitoreo.
  • Los planes de mantenimiento eran un caos ya que, aunque se planificaran a lo largo del año es muy complicado acordarse con las labores que te ocupan mucho tiempo todos los días. Era necesario contar con un sistema de alertas o avisos.
  • La comunicación, a pesar de ser aceptable, no permitía una visión específica de las partes del sistema.

En base a estos principales problemas, ISOTools es capaz de ofrecer soluciones que hacen que el trabajo diario sea mucho más sencillo, se cuente con la información actualizada y además se obtengan resultados visibles a corto plazo.

Las soluciones que consiguió Dimar fueron:

  • Una herramienta que facilitara el seguimiento de las diferentes tareas planeadas.
  • Un gestor documental que hiciera posible que los documentos vigentes estuvieran disponibles sin necesidad de que se tuvieran que imprimir para que sean aprobados.
  • Establecer circuitos de trabajo en los que queda perfectamente reflejado quien es responsable de cada proceso, y mientras que la persona responsable no dé su visto bueno no pasará a la siguiente. Además, cuenta con sistemas de alerta que le avisan cuando ha recibido una nueva petición o cuando se le ha pasado la fecha en la que debía revisar un documento.
  • Otra de las soluciones que le proporciona es que cuentan con un listado de documentos actualizado de forma automática.
  • Es una herramienta que le permite hacer uso de menos espacio requerido en los servidores o dentro de la red de información de la empresa.
  • ISOTools le garantiza la seguridad de la información aumentaba en un 95%.
  • Una plataforma tecnológica que le proporciona indicadores de proceso en un cuadro de mando integral con sus correspondientes gráficos, organizado de la forma en la que ellos necesiten en cada momento.
  • Una herramienta que simplificara el cumplimiento de los procedimientos requeridos por norma.

Además de todos estos beneficios, ISOTools aporta mejoras en la gestión de sistemas de calidad. Esto hace que la organización, controle su sistema de gestión y mejore de forma continua ya que gracias a que la herramienta le facilita el trabajo, disponen de más tiempo para realizar otras actividades importantes.

  • Se reducen los tiempos utilizados para llevar a cabo la administración del sistema. El tiempo de gestión se puede reducir de días a horas.
  • El análisis de los resultados es mucho más sencillo, lo que favorece una pronta actuación en la toma de decisiones y en las acciones de mejora.
  • Se consigue dar aportes para la mejora de una manera más puntual.
  • Se formula, evalúa y dirigen proyectos para la mejora continua de la estrategia organizacional.
  • El ahorro de papel es máximo, ya que no se necesita contar con documentación física. Esto es importante ya que además de cuidar de la calidad de nuestros productos y la atención al cliente, se mejora el medio ambiente.
  • Gracias a la herramienta ISOTools se puede realizar un seguimiento eficiente y eficaz del Sistema de Gestión de Calidad.

ISOTools Excellence

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