Un gestor documental para obtener certificaciones ISO

Gestor documental

Cada día existe un número más elevado de organizaciones que pretenden conseguir el certificado ISO, aunque la mayoría de jefes de proyecto no tengan un conocimiento muy amplio de las nomas al principio. Es difícil encontrar información concreta. La información específica sobre ISO se suele vender a un precio muy alto.

Las normas ISO son estándares internacionales que se utilizan para optimizar los procesos de la empresa, se elaboran por una la Organización Internacional de Estandarización. Existen muchos sectores unidos a la normativa ISO, aunque la mayoría de las normas son aplicables para todos los sectores. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control. Los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia ISO.

Certificado ISO con ayuda de un sistema de gestión documental

El gestor documental cumple con diferentes condiciones básicas para llevar a cabo la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica.

¿Qué gestor documental es adecuado para una empresa que se plantea conseguir la certificación ISO?

Una organización que quiera cumplir las normas ISO de forma estricta y conseguir la certificación, deberá seguir un número de pasos antes de elegir el sistema de gestión documental que utilizará. El primer paso se trata de realizar una medida tendencial por parte de una entidad de certificación. Después se debe saber qué hace falta para conseguir el certifico ISO. Con esta información se puede proceder a un consejero de ISO. Este consejero ayuda a las organizaciones a desarrollar su estrategia para reforzar los puntos débiles y, así, cumplir con las normativas ISO. Un jefe de proyecto puede hacer esto también, pero la certificación ISO es un asunto complejo y un consejero ISO suele tener mucha más experiencia al respecto.

La organización ha recibido los resultados de la medida tendencial y tiene una idea de su estrategia ISO, en ese momento puede comenzar a buscar un software que le ayude.

Un gestor documental para las empresas que intentan cumplir con los requisitos de las normas ISO

No todas las organizaciones se benefician por igual de la certificación de las normas ISO. Algunas veces, el coste del proceso completo puede superar el beneficio que la organización conseguiría con la certificación ISO. Esto se aplica especialmente para las pequeñas organizaciones.

Sin embargo, un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de las normas en procesos internos de la organización. En cada normativa ISO existen cláusulas básicas sobre la gestión de la información, el archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos.

Estas funcionalidades se encargan de que un sistema de gestión documental contribuya de forma indirecta con el cumplimiento de condiciones generales de la certificación ISO.

¿Para qué normas ISO es adecuado un sistema de gestión documental?

El sistema de gestión documental puede ser una herramienta para conseguir todos los tipos de certificación, el alcance puede variar dependiendo de la norma. Desde las empresas que se encuentran interesadas en conseguir una certificación ISO 14001 hasta las que quieren conseguir una certificación ISO 31000, todas necesitan un buen gestor documental donde se puede describir la estrategia ISO. El gestor documental se encargará de realizar esta parte.

El gestor documental también puede, en muchos casos, contribuir a la certificación ISO de una forma más directa. La aplicación de la norma ISO 27001 o ISO 9001, son normativas específicas que tratan sobre la seguridad y la gestión de la calidad. Además, existe diferentes estándares para la gestión de archivos sobre los cuales el sistema de gestión documental tiene una gran influencia.

¿Qué influencia tiene un gestor documental sobre la norma ISO 27001?

La norma ISO 27001 establece la gestión de la seguridad de la información, e incluso, un aspecto más relevante de la gestión de documentos. Muchas organizaciones se preocupan por la seguridad de la información empresarial y los clientes también esperan que sus datos personales se encuentren protegidos y almacenados.

Un sistema de gestión documental ayuda con la implantación de la estrategia de seguridad de la información.

El sistema de gestión documental contribuye de dos formas a la seguridad de la información, previniendo la pérdida de información y la seguridad de la información confidencial. Lo difícil de esto es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la accesibilidad de los documentos.

Se pueden realizar copias de seguridad de la información de forma regular y proteger toda la información con un cortafuegos, pero si no se crea un acceso, no se podrá consultar. Un sistema de gestión documental se encarga de generar dicho acceso, pero los supervisa mediante los controles de acceso. De esta forma, el sistema identifica a las personas que están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos. Esto evita, por ejemplo, que un médico en un hospital cambie los procedimientos para el mantenimiento de máquinas y que el técnico de mantenimiento vea un análisis médico.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando además, con mecanismos para notificar cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.