Automatización de la gestión de contratistas en un Sistemas de Gestión HSE

Gestión de contratistas

Casi de una manera generalizada, la gestión HSE de contratistas está regulada a través de requisitos legales establecidos en la legislación de cada país, así como en los señalados en las normativas internacionales de excelencia vinculadas, como pueden ser la ISO 45001 de Seguridad y Salud en el Trabajo o la ISO 14001 de gestión del medio ambiente, entre otras.

Esto obliga a que todas las compañías que operen en proyectos que requieran de la gestión de contratistas, deban de cumplir con los requisitos contractuales que acrediten la legalidad y cumplimiento de aquellas normas pertenecientes a cada legislación nacional.

Aun así, aquellos requisitos referidos a las normas internacionales, tienen que ser registrados y documentados según se indica en cada norma, que es, como información documentada. Algunos de estos pueden ser, la política integrada y objetivos para la gestión HSE.

El objeto de la gestión de contratistas, es ofrecer calidad y oportunidad en los contratos, con el objetivo de que se pueda asegurar el respaldo de los trabajadores por parte de la empresa, concretamente, en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente.

Requisitos generales para la gestión HSE para contratistas

A la hora de la contratación, deberán de considerarse cuales son los requisitos principales de gestión HSE para contratistas. Estos deberán cumplirse posteriormente según el servicio a realizar. Entre los requisitos generales habrá que destacar los siguientes:

• El contratista deberá hacer entrega de los resultados obtenidos de la aplicación de la gestión HSE definida en la organización, tanto anualmente como al inicio del contrato.
• Los contratistas, deberán de disponer de personal cualificado en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Se deben tener las autorizaciones pertinentes, sobre todo para aquellos trabajadores que vayan a trabajar horas extra.
• Deberán asistir a reuniones, comités o capacitaciones de manera obligatoria. Su papel consistirá en rendir cuentas sobre el desempeño de la gestión HSE.
• Responder a cualquier petición para el establecimiento o implementación de mejoras, mediante planes de acción elaborados como consecuencia de hallazgos, incumplimientos o auditorías.
• Todos los trabajadores deberán estar capacitados e informados en materia de Seguridad y Salud Laboral y medio ambiente, siendo ésta específica para el puesto. El registro de la capacitación será de carácter obligatorio.
• Para el asegurar el cumplimiento de estos requisitos, los contratistas deben ejercer la autoridad necesaria para el buen desempeño, o para el cese de la actividad, en caso de riesgo grave.
• Mantenimiento apropiado de las condiciones de higiene y organización de los espacios de trabajo, así como la puesta a punto de equipos o herramientas y su correcto almacenaje.

Cumplimiento de los requisitos definidos

En la gestión HSE para contratistas, estos deben cumplir aquellos requisitos que guarden relación de manera directa o indirecta con el servicio prestado.

A esto, debe sumarse lógicamente, el cumplimiento de la normativa legal vigente en cada país, cualquier plan o gestión ambiental aplicable, especificaciones técnicas y documentos estandarizados para gestión HSE.

No hay que olvidar que los contratos que son enviados a los proveedores tras la solicitud de la oferta correspondiente, deberán reflejar el cumplimiento de los requisitos de la gestión HSE, en caso de que el proceso de contratación en concreto requiera del cumplimiento de uno o varios de ellos.

Por tanto, todo aquel con relación contractual, quedará informado de los requisitos generales de gestión HSE y de los que son de específico cumplimiento debido al servicio que vayan a llevar a cabo.

De esta manera, los requisitos deberán cumplirse o en el momento de la expedición de la orden de inicio de actividad, o justo antes de iniciar los trabajos, según se haya estipulado en el contrato de manera previa.

Habrá que tener en cuenta que los costos derivados del cumplimiento de estos requisitos son asumidos por el proveedor, los cuales deberán estar incluidos en la presentación de la oferta a la empresa.

La automatización como solución

La cantidad de documentos que los responsables HSE o técnicos de prevención tienen que manejar, tanto en formato papel como en formato digital, provoca que estos tengan que dedicar una gran cantidad de tiempo a este tipo de asuntos, descuidando otras labores.

Bien es sabido que el intercambio documental entre empresas es muy dificultoso, dando lugar a procesos de gestión bastante dificultosos y pocos efectivos. Con la implantación de un software apropiado como ISOTools esta serie de procesos se podrá automatizar, contribuyendo a alcanzar una gestión preventiva y efectiva entre la empresa y la subcontratas.

No cabe duda de que las compañías creen firmemente que ese alto desempeño en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente es sinónimo de calidad y efectividad en la operación, que conducen a salvaguardar el bienestar de los trabajadores, así como también contribuye a elevar la competitividad, la rentabilidad y posibilidad de supervivencia de las organizaciones.

Software ISOTools

El Software ISOTools, le ayuda a gestionar y simplificar el trabajo generado por la gestión HSE de su empresa, pudiendo controlar el proceso del hallazgo hasta la toma de decisiones.

Además, el responsable podrá definir qué requisitos de HSE debe cumplir el contratista o la organización, y saber de su cumplimiento al instante.

De cumplimiento a los requisitos de la gestión HSE de su empresa con ISOTools.