Mejora continua en la norma ISO/FDIS 37301

Mejora continua

¿En qué se basa la eficacia de un sistema de gestión de compliance (SGComp)? En su capacidad de evolucionar y mejorar continuamente. La mejora, de acuerdo con Joseph Juran, es una forma de ruptura, de poner fin a hábitos viejos y poco productivos. Muchas veces la atención y esfuerzos se centran en las urgencias a resolver, pero la verdadera prioridad tiene que ver con cumplir los objetivos del sistema de gestión, puesto que una cultura de cumplimiento es la base del comportamiento ético, y, por ende, de la conformidad ante leyes, reglamentos, políticas, contratos y otros compromisos que la organización adquiera. La integridad demostrada gracias al compliance asegura una reputación sólida, la justa para que los inversionistas lleguen a la empresa, mantengan allí sus capitales, al tiempo que los clientes y partes interesadas se sienten confiados al tener trato con una compañía que sí cumple.

Si ya implementamos un SGC quiere decir que la responsabilidad, transparencia e integridad son valores que rigen a la compañía. No obstante, la sociedad cambia, y con ella, cambian los requisitos y elementos a cumplir. Por eso es pertinente preguntarse cómo podemos empezar a enforcanos en la mejora.

Un punto de partida

¿Desde dónde mejorar? Primero deberíamos fijar el objetivo y alcance del SGComp, precisar indicadores que nos ayuden a medir la eficacia, continuar midiendo para saber si hemos llegado a la eficiencia, y, finalmente, podríamos evaluar la eficacia por medio de la mitigación de los riesgos y el logro consistente de los objetivos. Es esta última la que nos permitirá lograr el máximo aprovechamiento de recursos y conseguir la sostenibilidad de la organización. Además, recomendamos:

• Establecer un método de trabajo suficientemente ágil, de modo que la mejora surja de forma espontánea.
• Centrarse en la mejora de los aspectos relacionados con las expectativas de las partes interesadas.
• Invertir en formación relacionada con los riesgos reputacionales, financieros y operacionales a los que se expone la organización si incurre e incumplimientos y de qué manera las consecuencias (sanciones, multas, cierre de la empresa, escándalos en los medios y encarcelamientos) impactarían a cada trabajador.
• Brindar reforzamiento positivo a los colaboradores que propicien condutas éticas, honestas y transparentes. Se podrían usar recompensas materiales o profesionales, pero lo más relevante es que se le reconozca ante el resto de los compañeros.

El ciclo PHVA en el sistema de gestión de cumplimiento

La mejora continua en los sistemas de gestión de cumplimiento se enmarca en torno al ciclo PHVA:

Planificar: alude al compromiso que debe existir en todos los niveles de la organización, de modo que se establezca de forma muy clara cuál es el alcance de la política de cumplimiento, quiénes tendrán determinadas responsabilidades y funciones.

Fijar cuáles son los riesgos al incumplir y gestionar los mismos es otra actividad propia de la planificación y es uno de los aspectos más relevantes.

Hacer: En este apartado nos referimos al nivel de consciencia y competencia que deben tener los colaboradores de la organización. Las políticas y objetivos de cumplimiento requieren ser comunicadas, las personas necesitan instrucción para elaborar los controles, procedimientos y documentación necesaria.

Verificar: La eficacia de las medidas tomadas pueden ser evaluadas mediante auditorías internas, revisiones de gestión, seguimiento, medición, discusión de preocupaciones, procesos de investigación, gestión de denuncias, entre otros.

Actuar: La mejora debe hacerse presente en todos los aspectos de la organización: legales, sociales culturales, tecnológicos, financieros, estructurales, ambientales… Y atañe a clientes, partes interesadas e inversionistas.

De acuerdo a la norma ISO 37301, que se encuentra en su fase FDIS, la organización deberá mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y efectividad del sistema de gestión de cumplimiento. Y si ese SGComp debe ser cambiado, cada modificación tiene que hacerse de manera planificada, pues hay aspectos cruciales a considerar:

• El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales.
• El diseño y eficacia operativa del sistema de gestión de cumplimiento
• La disponibilidad de recursos adecuados
• La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

Las normas ISO se nutren de la filosofía Kaizen, un método japonés que se basa en la mejora continua, en cambios positivos y beneficiosos que pueden ser pequeños, pero constantes, llevados a cabo por cada miembro de la organización, con el fin de detectar problemas, revisar fallas operacionales, encontrar soluciones, y optimizar procesos. Los cambios que propone este método no son grandes y especialmente transgresores, sino que son pequeños y realizables por cada colaborador. El poder de estas acciones yace en la continuidad. Por ejemplo, si cada día mejoramos un aspecto de nuestro lugar de trabajo, al final del año dispondremos de 365 mejoras y eso será capaz de producir cambios importantes.

Software ISOTools

El kaizen muestra que la estrategia para la mejora de la calidad de los procesos tiene como base un pensamiento basado en la cultura de la mejora continua en toda la organización, y la capacidad para analizar la causa – raíz de los problema que impiden que su Sistema de Gestión tenga un desempeño positivo.

EL Software ISOTools le ofrece una serie de funcionalidades que le ayudarán en este proceso, gracias a su pronta respuesta y en tiempo real, frente a cualquier incidencia que tenga lugar en los procesos.

La mejora continua nunca fue tan sencilla. ¿Quiere conocernos?