Capacitación, comunicación y toma de consciencia en la ISO 37301

ISO 37301

Garantizar una buena gestión del cumplimiento dentro de la organización implica que haya un compliance officer encargado de estudiar y actualizarse en cuanto al acervo legal que atañe a la empresa y al país (o países) donde esta lleva a cabo sus operaciones. El oficial necesita tener, además, autoridad suficiente para comunicarse con el órgano de gobierno a los altos mandos de declinar negocios riesgosos y la capacidad de enseñar al resto de trabajadores que es imposible operar si no se cumplen a cabalidad las leyes, ordenanzas, reglamentos y acuerdos.

En vista de que el profesional descrito requiere contar con un perfil bien definido, conviene que sus habilidades incluyan las competencias necesarias para que ejecute sus funciones de forma eficaz. Existen tres aspectos en los que el compliance officer debe demostrar solvencia: se trata de la educación, formación y experiencia. Este funcionario, en su rol de formador del resto de colaboradores de la empresa, requiere crear un programa de formación que asegure que los empleados son competentes para cumplir con sus roles de forma consistente con la cultura de compliance de la organización y con el compromiso que tiene cada uno con el cumplimiento. Este tema lo hemos abordado de manera más amplia en otras entregas “Competencias del compliance officer según la norma ISO/FDIS 37301”. Esta formación carecería de sentido si no se logra previamente una toma de consciencia sobre la relevancia del cumplimiento. En este sentido, requerimos contar con un personal que no solamente esté dispuesto a actuar y trabajar bajo lineamientos legales, sino que entienda los porqué y objetivos del cumplimiento, el carácter significativo de cada aporte, la importancia del compliance en cuanto a la continuidad del negocio, qué ocurriría si se incumple, y todo lo relacionado con el tema.

En este sentido, la norma ISO 37301 resulta ilustrativa cuando apunta que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización deben tomar conciencia de:

• la política de compliance;
• su contribución a la eficacia del sistema de gestión de compliance, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño de compliance;
• las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de compliance.

Sin comunicación no hay compliance

Para que los colaboradores sepan de qué va la política de cumplimiento, cuál es el papel de cada uno en el sistema de gestión de compliance, cómo mejorarlo, actualizar conocimientos y qué pasaría si se incumple, necesitamos difundir la información pertinente de manera asertiva, oportuna y eficiente. Estas comunicaciones tendrían que ser internas y externas, puesto que ambas persiguen metas diferentes. Los aspectos a considerar, en ambos casos, serían la planificación del contenido, definición del público objetivo, cuándo comunicar, cómo hacerlo, qué herramientas, medios y formatos emplear, entre otros.

En cuanto a la comunicación interna se refiere, la norma citada plantea que la organización debería adoptar métodos adecuados de comunicación para asegurar que el mensaje de compliance es escuchado y comprendido por todos los empleados, de forma continua. La comunicación debería indicar claramente cuáles son las expectativas de la organización sobre los empleados y cuáles son los incumplimientos que se espera que sean escalados, en qué circunstancias y a quién.

Trabajadores alineados y claros en las metas generan buenos resultados. Lo ideal es hacerlos sentir como si el compliance fuese una gran máquina en la que cada pieza es fundamental para un funcionamiento exitoso. Porque si alguno de ellos falla, se podrían materializar riesgos tan penosos como el encarcelamiento, escándalos, multas, señalamientos y pérdida reputacional.

Hay estrategias particularmente efectivas en cuanto a las comunicaciones internas, como la publicación de un periódico de la organización, carteleras informativas ubicadas en puestos estratégicos o una sección de la página web empresarial. Por ejemplo, podríamos disponer de un pendón en el que figuren recortes de periódicos en los que se expongan escándalos de corrupción, sobornos e incumplimientos legales de empresas reconocidas. O la colocación de una cartelera que contenga los principios de la política de compliance cerca de la sala de juntas o de reuniones, en todo caso, en la que se cierren los negocios. De esa forma, los altos mandos siempre tendrán en cuenta el impacto que sus decisiones podrían tener.

Si nos referimos a la comunicación externa, el apartado 7.4.3 de la norma ISO 37301 aclara que se debería adoptar un enfoque práctico, dirigido a todas las partes interesadas, de acuerdo con la política de la organización. Las partes interesadas pueden incluir, pero no están limitadas a organismos reguladores, clientes, contratistas, proveedores, inversores, servicios de emergencia, organizaciones no gubernamentales y vecinos.

Los métodos de comunicación pueden incluir páginas web y correos electrónicos, comunicados de prensa, anuncios y boletines periódicos, informes anuales (o con otra periodicidad), discusiones informales, jornadas de puertas abiertas, grupos de trabajo, diálogo con la comunidad, involucración en eventos de la comunidad y líneas telefónicas directas. Estos enfoques pueden apoyar el entendimiento y la aceptación del compromiso con compliance de una organización.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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