Gestión documental eficaz en la gestión de contratistas SSOMA

Gestión de contratistas SSOMA

Las organizaciones, según queda establecido en diferentes legislaciones nacionales e internacionales, deben llevar a cabo la gestión de contratistas SSOMA.

Durante esta gestión de contratistas SSOMA, las organizaciones solicitan a sus contratistas diferentes documentos para poder trabajar conjuntamente.

En muchas ocasiones, no está establecido un canal único a través del cual se realice la gestión documental, por lo que la tarea de presentar documentos se llega a convertir en un gran problema para los contratistas y para la propia organización.

El objetivo principal de la gestión de contratistas SSOMA es la de asegurar que los contratistas cumplen con los estándares en materia de salud y seguridad laboral y medio ambiente, para que, de este modo, logremos reducir los riesgos y garantizar el cumplimiento.

Cuando no se lleva a cabo una gestión documental eficaz en la gestión de contratistas SSOMA, en las organizaciones se produce:

• Deficiencias en el acceso a la información: Los datos no se encuentran ordenados o en muchas ocasiones, son de difícil acceso. Es imprescindible que las organizaciones consigan que la información esté disponible de un modo eficiente, para que la documentación sea el recurso más importante.
• Duplicidad de procesos: Al no contar con una adecuada gestión de la documentación, lo más probable es que los procesos de la organización no funcionen adecuadamente, llegando incluso a duplicarlos. Una gestión eficaz de los documentos permitirá que los procesos estén optimizados.
• Imposibilidad de trabajar en remoto: En el teletrabajo se ha marcado un antes y después tras la pandemia de la COVID-19, ganando mayor relevancia. Por este motivo se hace necesario que la información se encuentre accesible y protegida desde los dispositivos autorizados, a la vez de que exista la posibilidad de no tener que estar en el lugar de trabajo de forma física.

Todos estos inconvenientes hacen que las organizaciones requieran de automatizar la gestión documental y el resto de procesos requeridos para desarrollar una gestión de contratistas SSOMA eficaz.

Software para la Gestión de contratistas SSOMA

Como hemos ido comentando, las organizaciones requieren de software para que la gestión documental sea eficaz durante la gestión de contratistas SSOMA.

ISOTools cuenta con un módulo concreto que permite la adecuada gestión de contratistas SSOMA, tanto en lo relativo a la gestión documental como al resto de procesos vinculados con la gestión de contratistas.

Con ISOTools, logramos la gestión unificada de todos los contratistas de la organización, lo que consigue favorecer la involucración del sistema SSOMA y, sobre todo, se garantiza la seguridad de la información.

El módulo de gestión de contratistas de ISOTools te permite:

• Mejorar las relaciones y las actividades de los contratistas de la organización y las partes interesadas.
• Unificar la información y facilitar la explotación de los datos.
• Inventariar, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de los contratistas.
• Contar con un sistema de avisos que ayude a garantizar el desarrollo de las tareas.
• Establecer un portal propio a través del cual, lo contratistas podrán reportar toda la información que se les solicite.
• Garantizar la confidencialidad de la información y datos gestionados.

Es el momento de hacer partícipe a todos los contratistas de la organización en la gestión SSOMA y liberar recursos que se pueden dedicar a otras actividades que verdaderamente aportan valor.

Automatizando la gestión de contratistas su organización podrá:

• Facilitar el cumplimiento legal independientemente de la cantidad de contratistas que tenga.
• Agilizar el control de la documentación generada por parte de los contratistas.
• Transformar al contratista en un actor principal dentro del sistema de gestión SSOMA.
• Minimizar los costos al realizar una adecuada gestión de las oportunidades identificadas.
• Establecer los criterios y requerimientos de homologación de los contratistas.
• Incrementar el control de la eficiencia de cada contratista.

Solicita ahora una demostración y conoce el potencial del Software SSOMA de ISOTools Excellence haciendo clic aquí. En la demostración podrá comprobar cómo le permite identificar adecuadamente a los contratistas para alcanzar la involucración de estos en el sistema. También podrá establecer de forma homogénea la información o los requisitos solicitados a los contratistas mediante la definición de plantillas. De igual modo, en la demo podrá configurar actividades con tiempos de entrega y responsables, viendo que se trata de un sistema que les ayudará a los trabajadores de la organización a facilitar el cumplimiento de las entregas.