Errores frecuentes en las auditorías internas del SGC

Errores en auditorías internas

Cometer errores en las auditorías internas es más frecuente de lo que pudiera parecer. cualquier auditor está expuesto a cometer los fallos que detallamos a continuación en el ejercicio de su profesión.

Las auditorías de cualquier sistema de gestión tienen como fin evidenciar el nivel de cumplimiento de las organizaciones con respecto a ciertos estándares usualmente normatividad de certificación, regulación nacional, conocidos como criterios de auditoría.

A continuación, se relacionan aquellos errores comunes o frecuentes que se suelen encontrar en las auditorías internas:

1.- Momento de programación de la auditoría interna.

El primero de ellos, corresponde al momento de la programación de las auditorías, y es justamente en la relación de lo que se quiere llevar a cabo versus los recursos que tengo disponibles para poder realizar las auditorías. Si este aspecto no es considerado desde un principio, donde se define la planeación de las auditorías, es muy probable que el desarrollo y resultado de las mismas no sea el esperado. Para evitar caer en dicho error es indispensable y según recomendaciones de la misma norma, esclarecer la importancia de los procesos con el fin de delimitar objetivamente el alcance de las auditorías y que se cuente con los recursos necesarios para realizar la evaluación a los procesos reconocidos como importantes. De esta manera, será posible no caer en errores en la ejecución de las auditorías desde la programación de las mismas y la definición de los planes.

2.- Utilizar documentación obsoleta.

Realizar evaluaciones con listas de chequeo y documentación desactualizadas (obsoletas), es un error común toda vez que para el auditor la lista de verificación y/o criterios de auditoría son los instrumentos claves para darle sentido al ejercicio. Es por esta razón que se hace indispensable que tanto los criterios de auditoría como las listas de chequeo se encuentren actualizadas no solamente en versiones si no en terminología.

3.- Adoptar actitudes de competencia

Adoptar actitudes de competencia entre los involucrados, en diversas ocasiones y dependiendo de los perfiles de los involucrados, es posible enfrentarse a ocasiones en las que se tiene a discutir por quien tiene la razón si el auditado o el auditor.

4.- Inadecuada descripción de las no conformidades.

Inadecuada descripción de la no conformidad, este suele ser uno de los principales errores de las auditorías internas, una no conformidad que nos e encuentre bien definida desde su reporte, dará lugar a posibles objeciones e incluso no serán claras las medidas de acción correctiva que deberá tomar el auditado, esto con el fin de subsanar el incumplimiento. Para que una pregunta tenga una respuesta efectiva, está lo deberá ser también.

5.- Reportes enviados fuera de plazo.

Un reporte o informe de auditoría enviado fuera del tiempo acordado suele ser uno de los errores de las auditorías internas, esto tiene lugar toda vez que el auditor interno al considerar que está dentro de la misma organización puede tener un tiempo de holgura para enviar y/o reportar el informe.

6.- Falta de seguimiento de acciones correctivas

No realizar seguimiento a las acciones correctivas y/o oportunidades de mejora, una auditoría interna no termina con la definición de los hallazgos, es necesario que se haga el seguimiento correspondiente para evidenciar la implementación y la eficacia de las medidas implementadas para subsanar los incumplimientos

7.- Centrarse únicamente en lo negativo.

No resaltar los aspectos positivos, este es un error común no solamente de las auditorías internas, el auditor interno deberá estar en la capacidad de poder evidenciar y reportar aquellas oportunidades de mejora, resaltando los aspectos positivos y no basarse solamente en encontrar desviaciones de los procesos.

8.- Exceso de confianza.

Los excesos de confianza en ocasiones suelen ser errores comunes si no se tratan de una manera transparente y ética en el ejercicio de la auditoría, es necesario que el auditor comprenda que el ejercicio de evaluar debe ser con total transparencia sin dar lugar a posibles conflictos de intereses por tener más o menos confianza con los auditados.

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Está claro que uno de los principales motivos para realizar una auditoría no es otro que obtener una certificación en alguna norma ISO. Bien, una vez que se cumplen los requisitos exigidos por la norma y se han pasado las auditorías para disponer de la certificación, llega una de las partes más difíciles, mantener la certificación.

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