Claves para ahorrar tiempo y recursos en la gestión del Sistema de Gestión de la Calidad

Sistema de Gestión de Calidad

El hombre ha tenido la necesidad de llevar un orden de los sucesos, acontecimientos o eventos que, dentro de sus actividades diarias, requieren un tiempo. Este orden y organización permite, además, conocer en qué medida cumplimos con los objetivos.

Los sistemas de gestión de calidad, ejecutados de una manera eficiente, nos permite obtener los mejores resultados en los entornos en los que la apliquemos, logrando así la excelencia para nuestras organizaciones sin importar el tamaño de la misma. La base de esto se debe al desarrollo de su gestión, llamando así para este caso gestión, a todo el grupo de actividades que se realizan para que los objetivos de las organizaciones se cumplan a cabalidad.

Si integramos estos dos elementos, el tiempo y los recursos, podremos conformar un conjunto idóneo para el desarrollo, administración o implementación de SGC.

Claves de eficiencia y eficacia del SGC

Podemos encontrarnos con claves que nos permitan ser óptimos en la ejecución de un SGC, para ello debemos tener en cuenta una serie de elementos que nos ayudaran a economizar tanto el tiempo como los recursos.

Análisis

Lo primero que debemos hacer es un análisis, el cual nos permita dar un diagnóstico para determinar con que elementos cuenta nuestra organización sobre el SGC, cual ha sido su alcance en la misma en el caso en que ya se haya implementado o elementos que sirvan para llevar acabo su implementación, pues este análisis nos permite tener claro desde donde partimos y para dónde vamos.

Planificación

Una adecuada planificación nos permite optimizar al máximo tiempo y recursos. La forma idónea de planificar parte de tener claro los objetivos, conocer el funcionamiento de la organización, el desarrollo de sus procesos, el potencial del recurso humano y, en general, todos aquellos aspectos que nos permitan tener dentro del radar los elementos que interactúan dentro de nuestra organización y, en especial, aquellos que generan valor.

Liderazgo

Otro factor importante es el Liderazgo, el cual se encuentra citado es el numeral 5 del SGC Norma ISO 9001:2015. Es importante que la alta dirección vele por implementar una cultura del concepto y gestión del SGC.

El liderazgo será fundamental para:

• Que toda la organización haga parte del sistema
• Se otorgue la capacitación necesaria.
• Se cuente con los recursos necesarios
• Existan estrategias claras que pongan foco a todos los implicados.
• Se definan responsabilidades y responsables.
• Se establezcan los riesgos, enfoques internos y externos en donde se tome en cuenta la participación de las partes interesadas y el compromiso con el cliente.

Indicadores:

Los indicadores juegan un papel muy importante para optimizar el tiempo y los recursos. Son el elemento que permite que todo aquello que forma parte de la organización, pueda ser medible y, gracias a ello, llevar el control de nuestras actividades y el compromiso con el cliente.

Software:

Son elementos informáticos que permiten, bajo un lenguaje codificado, interpretar la información y simplificar el grado de dificultad de la realización de las actividades diarias. Un adecuado manejo de estos sistemas optimiza tiempo y recursos.

El mayor ejemplo lo podemos encontrar con la documentación, en la cual con solo un buscador y un click, nos en ruta al documento solicitado en el sistema, acabando con aquellos elementos físicos, obsoletos que impiden que las tareas se realicen de forma eficiente y rápida. Se debe tener en cuenta que nos encontramos en la generación informática donde los sistemas digitales son la base de la eficiencia de las organizaciones.

En conclusión, debemos tener en cuenta que la clave para ahorrar tiempo y recursos en la gestión del SGC, cuenta con una serie de elementos que en conjunto permiten potenciar la ejecución del SGC, entre algunos componentes que deben ser tenidos en cuenta son el recurso humano, la infraestructura, los procesos, los indicadores de los procesos, la tecnología y todos aquellos elementos que con un adecuado uso, capacitación e integración, permitirá no solo optimizar el SGC si no lograr la excelencia en nuestra organización.

Software para Sistema de Gestión de Calidad

Con el uso de ISOTools, el software para el Sistema de Gestión de Calidad, la organización logró importantes mejoras como:

• Uso del tablón de noticias de ISOTools para mejorar la comunicación global de la organización, de este modo la comunicación no solo es a través de email o teléfono.
• Reducción de los costos desencadenados de la no calidad, pero a la misma vez, se sigue manteniendo el nivel
• Involucración de todo el personal en la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, cumpliendo con los requerimientos establecidos para lograr la certificación ISO 9001 ya que todos realizaban correctamente sus tareas. Además el número de usuarios de la plataforma se vio incrementado, en un principio eran 6 y pasaron a ser unos 78 usuarios (incluidos proveedores).
• Realizar reuniones en cualquier lugar siempre que se disponga de un dispositivo tecnológico y acceso a internet, toda la información estaba centralizada y controlada por permisos.
• Reducción del uso de documentos obsoletos o duplicados.