¿Qué debería contener una ficha de proceso según ISO 9001?

Ficha de proceso

La función de la organización en términos generales, consiste en cumplir los objetivos definidos por la alta dirección, de los cuales depende la continuidad del negocio con el desarrollo de su actividad.

La implementación del sistema de gestión de calidad aporta la estructura, que da orden a la ejecución de las actividades de cada proceso, es importante aclarar que la eficacia mide la ejecución de las actividades en tiempos adecuados, buscando el éxito en la fluidez de la información y la apropiación de las tareas por parte de los responsables.

Al documentar el proceso se debe tener en cuenta la estructura que le muestra a un usuario, que debe hacer y cuál es su papel dentro de la organización. La descripción debe tener como ejes fundamentales las responsabilidades que se adquieren al asumir el cargo.

Definición de un proceso

La definición tiene como punto de inicio el objetivo del proceso y continúa con las actividades, necesarias para alcanzar las metas planteadas en el mismo. Para ello, el proceso también deberá contar con una serie de indicadores y métricas que nos indiquen si el proceso está teniendo un buen desempeño, rendimiento y está llegando a alcanzar los objetivos para los que fue definido.

El proceso debe contar con un líder que, con su conocimiento y experiencia, aporte al desarrollo de su equipo de trabajo con metodologías de mejoramiento continuo, permitiendo realizar las actividades de todos los niveles de forma eficiente, controlando los eventos inesperados; el responsable de proceso es el canal de comunicación que tendrá la alta dirección para la toma de decisiones.

Cada proceso debe contribuir a la consecución de objetivos y cada uno de ellos debe contar con un alcance definido en la consecución de los mismos. En el mismo sentido, la responsabilidad de cada proceso debe ser clara y concisa para que no dé lugar a error o mala interpretación.

Tener un proceso eficaz depende de la forma en la que la alta dirección y responsables de proceso, planifican la las etapas del proceso y en cuales de ellas se clasificaron las actividades lo componen y que aportaran al desarrollo de otros procesos.

Los procesos al igual que una empresa, cuenta con partes interesadas que ayudan a la gestión proporcionando el insumo para la operación y poder desarrollar las actividades con los recursos necesarios. Es importante resaltar la responsabilidad de los proveedores del proceso, quienes con base actividades planificadas aportan al desarrollo del proceso.

La definición de las actividades del proceso ayuda a los integrantes a definir niveles de responsabilidad con base en la criticidad de las tareas, donde el perfil de los integrantes del proceso es la base para asignarlas y lograr los resultados esperados.

En este punto es importante la aplicación de las actividades de seguimiento permitan identificar fallas o acciones de mejora al desarrollo de las actividades, dando a los responsables herramientas para el mejorar el desempeño de su labor dentro de la organización.

La gestión del proceso tiene dentro de su planificación a la obtención de resultados, que son insumo para otros procesos y se conocen como salidas y que al integrarlas permite a la alta dirección medir el nivel de cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Ficha de proceso

La ficha de proceso es el documento que le debe permitir a los usuarios la navegación por el contenido de acuerdo a la disponibilidad de información que la organización considere debe quedar al alcance al consultar. La relación principal debe ser a los documentos, donde en el procedimiento se identifiquen las actividades que tiene como responsabilidad y los formatos que posteriormente se convertirán en registros que evidencien la gestión.

La segunda relación importante dentro de la ficha de proceso son los riesgos asociados, que le permitirá al equipo de trabajo anticiparse ante estas situaciones que puedan llegar a impactar de forma negativa la operatividad y continuidad del negocio.

Software de gestión por procesos ISO 9001

La gestión por procesos según el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, puede desarrollarse de forma sencilla, desde su implementación hasta la mejora continua de estos mismos procesos a lo largo del ciclo PHVA. Para ello, las organizaciones de todo el mundo hacen uso del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Gracias a la Transformación Digital de los Sistemas de Gestión podrá desarrollar un cumplimiento normativo según ISO 9001, facilitando el proceso de mejora continua en la organización en base a la automatización de procesos y la ganancia de eficiencia.