Software de Gestión de SST: desafíos de los sistemas tradicionales y características de un software ideal

Las empresas que automatizan su gestión de seguridad y salud en el trabajo utilizando un Software de Gestión de SST basado en ISO 45001 reducen el absentismo laboral, evitan multas y sanciones y aumentan la productividad. Pero todos esos beneficios se ven superados por el más importante: protegen la vida de sus trabajadores, ayudando a evitar y lesiones, accidentes o enfermedades.

Frente a los sistemas tradicionales, la gestión automatizada mediante un Software de Gestión de SST representa un avance fundamental. Los métodos convencionales, aún vigentes en muchas organizaciones, presentan serias limitaciones que comprometen la seguridad e integridad de los trabajadores y la estabilidad financiera de la empresa.

Problemas recurrentes en los sistemas tradicionales de gestión de seguridad y salud en el trabajo

Hasta la última década del siglo XX la seguridad de los trabajadores se gestionaba utilizando documentos en papel. Reportes de incidentes, instrucciones de seguridad y todo lo relacionado con la gestión se procesaba en documentos impresos y, en algunas ocasiones, a mano.

En los años 90, el uso de ordenadores introdujo una novedad que en su momento resultó interesante: la hoja de cálculo. Esto, que parece un avance notable, en la práctica resultó en una sofisticación de la gestión manual, en la que prevalecieron los mismos problemas:

1. Errores humanos y omisiones

Incluso con el apoyo de las hojas de cálculo, el error humano está presente en la gestión SST tradicional. Cifras invertidas, datos alojados en la columna equivocada, omisión de hechos relevantes, etc. generan informes inexactos, conclusiones equivocadas y, por supuesto, toma de decisiones erróneas. Todo ello sin mencionar que la información, deficiente o no, se obtenía después de varias semanas de ocurrido algún hecho fundamental.

2. Dificultad para integrar esfuerzos

Una de las grandes dificultades de la gestión manual está en la incapacidad de obtener una visión integral del estado del sistema. Los profesionales, en cada área, obtienen una visión parcial sobre lo que sucede en materia de seguridad porque solo tienen acceso a los documentos que se generan en su departamento. Esto impide establecer procesos colaborativos eficaces y productivos.

3. Dificultad para garantizar el cumplimiento

El área de seguridad y salud en el trabajo buena parte de las obligaciones regulatorias de una organización. Cumplir con las normas y las regulaciones utilizando un sistema tradicional es un verdadero desafío. Los resultados y los informes, que no son confiables y son proclives al error humano, se conocen tan tarde, que cuando se evidencia un incumplimiento, la multa o el proceso de sanción ya está en marcha.

4. Información irrelevante y desactualizada

La información retrasada y poco confiable que entregan los sistemas de gestión en papel sirve de poco o nada. Los equipos de SST no tienen oportunidad para identificar tendencias, analizar datos, evaluar posibilidades y mucho menos encontrar problemas en tiempo real.

¿Cómo resuelve los problemas el Software de Gestión de SST?

La razón para implementar un Software de Gestión de SST es resolver las deficiencias señaladas e impulsar la seguridad hasta un nivel de excelencia y llevar la gestión a un nivel superior.

Un sistema de gestión de seguridad y salud en trabajo digitalizado ayuda a gestionar riesgos, prever incidentes y actuar con celeridad de maneras muy diferentes:

1. Ofrece información en tiempo real

Obtener información en tiempo real permite actuar con la necesaria celeridad. Uno o dos días de retraso en la acción pueden hacer la diferencia. En periodos de tiempo tan cortos se pueden presentar accidentes de alta gravedad.

El Software de Gestión de SST entrega información visual inmediata a través de paneles, métricas actualizadas, mapas de calor que señalan puntos críticos e información en diferentes formatos que pueden utilizar los equipos de SST para diseñar acciones correctivas y preventivas inmediatas.

2. Automatiza el control de formación y capacitación de empleados

Muchos accidentes de trabajo se deben a la falta de formación de los empleados. Otros suceden porque no existe conciencia de prevención ni cultura de seguridad. Estas brechas de formación y capacitación aparecen porque no existe el debido control y monitoreo.

El Software de Gestión de SST crea una ficha para cada trabajador en la que almacena los registros de la formación que ha recibido, la que el mismo empleado ha certificado y la que necesita actualización o requiere recibir por primera vez. La aplicación notifica a las personas adecuadas sobre estas deficiencias y toma las acciones para que reciban los contenidos idóneos de acuerdo con su trabajo y las tareas asignadas.

3. Automatiza procesos de gestión de riesgos

Los procesos de gestión de riesgos en un Software de Gestión de SST son automáticos, pero también inteligentes. Esto significa que la plataforma incorpora herramientas de Inteligencia Artificial que le permiten elaborar predicciones y alertar sobre amenazas que pueden afectar a los trabajadores en periodos de tiempo superiores a un año.

La solución puede, así mismo, crear flujos de trabajo automatizados para que los empleados responsables diseñen e implementen las acciones correctivas para tratar los problemas con suficiente anticipación.

¿Qué es un Software de Gestión de SST?

El Software de Gestión de SST es un desarrollo tecnológico creado para cumplir tres grandes grupos de tareas: automatizar y digitalizar los procesos asociados a la gestión SST, controlar la documentación haciendo que sea accesible con la debida seguridad y garantizar el cumplimiento de las normas o los requisitos del estándar adoptado.

Se puede afirmar que el Software de Gestión de SST asume el control de la gestión y entrega informes sobre los resultados. La plataforma digital puede identificar y gestionar riesgos, diseñar acciones correctivas, hacer seguimiento a los resultados de esas acciones, vigilar el comportamiento de los empleados y monitorear sus procesos de capacitación. Además, documenta, registra y almacena cada acción.

Características esenciales de un buen Software de Gestión de SST

A la hora de elegir un software de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, conviene valorar que incorpore algunas características e indicadores SST esenciales:

1. Gestión de incidentes

La capacidad que tenga un sistema de gestión SST en la investigación y análisis de incidentes laborales es clave. Obtener reportes inmediatos sobre los eventos relevantes y responder con agilidad solo será posible si el Software de Gestión de SST permite a los trabajadores presentar el informe desde el lugar en que ocurre el incidente y de forma inmediata.

La plataforma digital debe responder creando un flujo automatizado para investigar el problema y solucionarlo, por supuesto, informando a las personas a las que se les haya asignado tareas o responsabilidades. Es la forma de mejorar la capacidad de respuesta y minimizar los impactos.

2. Gestión de riesgos

Es la clave de la gestión SST, todas las actividades y procesos previos se proyectan pensando en la gestión de riesgos. Por eso, es el apartado de la seguridad en el trabajo el que necesita mayor capacidad de automatización y mayor apoyo tecnológico.

Los profesionales encargados necesitan información en tiempo real, estadísticas, proyecciones hacia el futuro, mapas de calor y las herramientas de análisis y evaluación automatizadas que ofrece una plataforma digital. De esta forma, pueden disponer de una visión integral y anticipada de los riesgos

3. Gestión de cumplimiento

Los riesgos de cumplimiento siguen en importancia a los de seguridad de los trabajadores. El Software de Gestión de SST crea una base de datos con el inventario de obligaciones de cumplimiento en el área, informando con suficiente anticipación sobre la fecha de vencimiento de cada una de ellas.

También hace seguimiento a las tareas requeridas para cumplir y rastrear el espectro regulatorio para advertir de la aparición de una nueva obligación de cumplimiento y alertar sobre ella.

4. Comunicación eficaz y oportuna

El Software de Gestión de SST permite a los trabajadores enviar reportes, recibir información o comunicarse con la administración de SST desde cualquier lugar y en cualquier momento, a través de cualquier tipo de dispositivo móvil. Así mismo, la empresa también puede tener un contacto directo y constante con cada uno de sus trabajadores, en cualquier lugar del planeta.

5. Informes detallados

Los informes que pueda entregar una plataforma de gestión se convierten en la evidencia de lo que realmente puede hacer el sistema. Sobre los informes, los usuarios deben exigir tres características: que sean actuales, que se obtengan de forma inmediata y que se presenten en diferentes formatos (visuales en pantalla, en forma de mapa de calor, impresos, con información cualitativa o cuantitativa, etc.)

Software ISO 45001

El Software ISO 45001 es una plataforma tecnológica diseñada para automatizar la gestión SST basada en el estándar internacional, aunque también puede adaptarse a otros estándares o modelos de gestión de cualquier empresa.

Es una plataforma que opera sobre el ciclo PDCA, lo que asegura la mejora continua de la gestión. El software, además, incorpora funcionalidades de IA y de Big Data que le permiten gestionar enormes cantidades de datos en pocos segundos. Es un avance tecnológico que puede llevar a otro nivel la gestión SST de tu empresa. Si quieres conocer cómo lograrlo, solo tienes que contactar con nuestros asesores.