Alcance en ISO 14001, ¿cómo determinarlo?

Se puede suponer que para poder seguir una norma ISO se puede ver como un conflicto añadido en la actividad de la empresa a la hora de establecerla, ya que podría cambiar alguno o varios de los procedimientos habituales que sigue la organización para cumplir con los requisitos requeridos. No obstante, siempre muestra una serie de beneficios. Además de resguardar el medio ambiente, cumplir la norma, admite a las organizaciones fortalecer su símbolo comercial de empresa respetuosa con el medio ambiente y sostenible, creciendo así los medios de producir ventas y facilitar servicios futuros. Por tanto, como podemos evaluar, el instinto actual de las organizaciones se basa en la preocupación por el medio ambiente y no solo en obtener beneficios.

Para obtener la certificación de un Sistema de Gestión Medioambiental ISO 14001 certifica que la organización tramita sus procesos adentro de un ámbito que analiza el control de los Aspectos Medioambientales, establecimiento de Objetivos de Mejora, y el cumplimiento de Legislación Ambiental.

La organización tiene que disponer los límites y la aplicación que tiene el Sistema de Gestión Ambiental a la hora de obtener y poder crear su alcance.

Requisitos para establecer el alcance según ISO 14001

Definir el alcance del Sistema de Gestión Ambiental bajo la norma ISO 14001 requiere analizar múltiples factores que determinan sus límites y aplicabilidad. Estos son los elementos clave que toda organización debe considerar:

Factores internos y externos

• Internos: incluyen la estructura organizacional, la cultura corporativa, las tecnologías utilizadas, los recursos disponibles y los objetivos estratégicos de la empresa.

• Externos: abarcan condiciones económicas, regulatorias, sociales o ambientales del entorno donde opera la organización (ej.: normativas locales, expectativas de partes interesadas o impactos del cambio climático).

Obligaciones de cumplimiento

• Identificar y documentar todos los requisitos legales y otros compromisos suscritos por la organización (permisos ambientales, regulaciones sectoriales, acuerdos voluntarios).

• Verificar que el alcance del SGA cubra las actividades, productos o servicios sujetos a estas obligaciones para evitar incumplimientos.

Productos, servicios y actividades de la organización

• Mapear todos los procesos, líneas de producción, servicios prestados y actividades auxiliares (ej.: mantenimiento, logística).

• Evaluar su interacción con el medio ambiente (consumo de recursos, generación de residuos, emisiones) para priorizar su inclusión en el alcance.

Autoridad y capacidad de control e influencia

• Control operacional: incluir actividades gestionadas directamente por la organización (ej.: instalaciones propias, procesos internos).

• Influencia: considerar aspectos ambientales de proveedores, contratistas o clientes donde la empresa pueda ejercer cambios (ej.: especificaciones de materiales, prácticas de transporte).

Una vez definido el alcance del Sistema de Gestión Ambiental, se han que adquirir las distintas actividades, servicios y productos que puedan tener aspectos ambientales significativos. El alcance se tiene que mantener como información documentada y estar disponible para todas las partes interesadas.

Al definir el alcance del Sistema de Gestión Ambiental de las organizaciones se ha de estimar el alcance del contexto interno y externo, las obligaciones de cumplimiento determinadas cuando se entiende y comprende la legislación, las obligaciones, las perspectivas de los grupos de interés y partes interesadas, las posibilidades, la normativa, las actividades, los productos y servicios desarrollados, las metas físicas y el poder de la incidencia.

En los nuevos métodos de análisis para precisar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental cree concordar mucho más organizado con el significado inicial de la norma ISO 14001:2015 en todo lo que a la mejora del desempeño ambiental se alude, cumplir con la legislación y los requisitos voluntarios, además de cumplir con objetivos propios que marca el Sistema de Gestión Ambiental en la organización.

En el momento que la organización asegure su conformidad con la norma, se aplica el requisito de poner a disposición de las partes interesadas la declaración del alcance.

Dicho de otra forma, una vez que escribas el alcance, debes colocarlo a distribución de las partes interesadas y, además, estar elaborado de una forma que no incite a error, así que no debe haber confusiones. Se refiere a que las partes interesadas tengan claro hasta dónde llegan los términos del sistema de gestión ambiental.

Cláusula 4.4: sistema de gestión ambiental y su relación con el alcance

Para obtener los efectos ya conocidos, contenida la mejora de su rendimiento ambiental, la empresa tiene que establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, que contenga los procesos obligatorios y su interrelación, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

Al crear y conservar el sistema de gestión ambiental, la empresa debe considerar el conocimiento obtenido en los apartados 4.1 y 4.2 de la norma.

Conforme al apartado 4.4 de la norma, la organización debe considerar:

• Instaurar uno o más procesos para tener confianza en que se registran, que se llevan a cabo de una forma planificada y que alcanzan los resultados esperados.
• Constituir los requisitos del sistema de gestión ambiental a los varios procesos de negocio, así como, diseño y desarrollo, recursos humanos, compras, ventas y marketing. Se componen los requisitos del sistema de gestión ambiental a los variados procesos de negocio, tales como diseño y desarrollo, compras, recursos humanos, ventas y marketing.
• Incorporar las cuestiones asociadas con el contexto de la organización (4.1) y los requisitos de las partes interesadas (4.2) dentro del sistema de gestión ambiental.

Elementos clave a considerar al definir el alcance del SGA

La determinación precisa del alcance en un Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001 requiere analizar factores estratégicos que garanticen su efectividad y aplicabilidad. Estos son los componentes esenciales para una delimitación adecuada:

Límites físicos y funcionales del sistema

• Ubicaciones físicas: Identificar todas las instalaciones, plantas o sitios donde la organización opera y que generan impactos ambientales relevantes.

• Unidades organizacionales: Definir qué departamentos, divisiones o procesos estarán incluidos (ej.: producción, logística, administración).

• Límites operacionales: Establecer si el alcance cubre actividades propias, subcontratadas o compartidas con terceros.

Perspectiva del ciclo de vida

• Etapas del producto/servicio: Evaluar impactos ambientales desde la adquisición de materias primas hasta el fin de vida útil (diseño, manufactura, distribución, uso y disposición final).

• Enfoque preventivo: Priorizar acciones en fases con mayor huella ecológica (ej.: reducción de residuos en producción o diseño de empaques sostenibles).

Grupos de interés y partes interesadas

• Requisitos externos: Considerar expectativas de clientes, reguladores, comunidades locales y accionistas en la definición del alcance.

• Comunicación proactiva: Involucrar a las partes relevantes para alinear el SGA con sus necesidades y evitar omisiones críticas.

Integrar estos elementos asegura un alcance realista, completo y alineado con los objetivos ambientales de la organización y los requisitos de la ISO 14001.

Ejemplo de alcance en un sistema de gestión ambiental

En una empresa manufacturera típica del sector metalmecánico, el alcance del SGA podría abarcar:

Procesos productivos principales

• Operaciones de maquinado (torneado, fresado, rectificado)

• Tratamientos térmicos y superficiales

• Procesos de ensamble y soldadura

Aspectos ambientales cubiertos

• Generación y manejo de residuos peligrosos (aceites usados, lodos de rectificado)

• Emisiones atmosféricas de procesos de pintura y recubrimiento

• Consumo de recursos (agua en procesos de enfriamiento, energía eléctrica)

Exclusiones típicas

• Actividades administrativas y comerciales

• Servicios generales (mantenimiento de áreas verdes, comedores)

• Transporte externo de materiales

Marco normativo aplicable

• Regulaciones sobre descargas de aguas residuales industriales

• Normas de emisiones atmosféricas para el sector

• Legislación sobre manejo de residuos peligrosos

Consecuencias de definir mal el alcance del sistema

Una delimitación incorrecta del alcance puede generar:

• Incumplimiento legal: omisión de regulaciones aplicables a actividades no consideradas.

• Ineficiencia operativa: pérdida de recursos al incluir procesos irrelevantes o excluir áreas con impactos significativos.

• Falta de credibilidad: las partes interesadas como los auditores o los clientes pueden cuestionar la integridad del SGA.

• Riesgos ambientales no gestionados: los impactos negativos no identificados podrían escalar a multas, daños reputacionales o emergencias.

Por ejemplo, si una empresa excluye su almacén de productos químicos del alcance del SGA, podría pasar por alto fugas contaminantes que violen normativas.

Importancia de documentar y comunicar el alcance

La documentación formal y la comunicación efectiva del alcance son críticas porque:

• Establecen responsabilidades: todo el personal conoce qué áreas y procesos están cubiertos por el SGA.

• Facilitan auditorías: los evaluadores verifican el cumplimiento con base en límites claramente definidos.

• Promueven la transparencia: proveedores, clientes y autoridades acceden a información coherente sobre los compromisos ambientales de la organización.

Prácticas recomendadas:

• Incluir el alcance en la Política Ambiental y el Manual del SGA.

• Capacitar a los empleados y empleadas y comunicarlo a las partes interesadas mediante informes o reuniones.

• Revisarlo periódicamente para ajustarlo a cambios operativos o normativos.

Un beneficio clave es evitar malentendidos y asegurar que todas las acciones ambientales estén alineadas con los objetivos estratégicos.

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