Niveles en la gestión documental del SGC: POE, IT y otros conceptos

Gestión documental

Las maneras o formas de organizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de una organización, puede depender de diversas variables de acuerdo a los criterios de la misma empresa, usualmente la documentación en las empresas se organiza de acuerdo a las áreas de la gestión, a los procesos y/o los criterios de estructura que ofrecen las normas de gestión.

Estas maneras o formas de organizar la documentación que soporta la estandarización y control de los procesos de la organización, son consideradas como la estructura documental, la estructura documental viene determinada por los niveles de documentos que la contienen, es decir, los documentos que soportan el funcionamiento de la organización, no son exactamente iguales, por sus características de importancia y responsabilidad, se definen ciertos niveles en cuanto a la formalización de la documentación y el nivel de acceso a las mismas.

Niveles en la gestión documental

La documentación del SGC, viene determinada por una estructura que a su vez contiene ciertos niveles de jerarquía, los cuales facilitan la formalización, distribución, conservación, entendimiento de la documentación.

A continuación, se ilustra el modelo estándar de jerarquía de la documentación del SGC.

Los niveles documentales como parte de la estructura, son diferentes en cada organización debido a:

• El tamaño de la organización y su contexto
• Los procesos, su complejidad e interacciones
• Competencia del personal de la organización
• El nivel de madurez del SGC
• Requisitos legales y reglamentarios

Dentro de los principales niveles de estructura que se encuentran en los sistemas de gestión de calidad, están dados de acuerdo a los siguientes documentos claves del sistema entre otros:

• Alcance del SGC
• Política de calidad y objetivos de calidad
• Manual de calidad
• Diagramas organizacionales – Organigramas
• Mapas de procesos
• Procedimientos e instrucciones de trabajo
• Especificaciones de productos y servicios

Niveles: Procedimientos Operacionales Estándar (POE) e Instructivos de trabajo (IT), Niveles B y C respectivamente

Tanto los procedimientos como los instructivos de trabajo son herramientas claves en el desarrollo de las actividades. Su finalidad es estandarizar las formas o maneras de ejecutar las labores de la organización, obteniendo una serie de beneficios a nivel organizacional como, por ejemplo, evita la pérdida de tiempo en términos de capacitaciones, reprocesos por desconocimiento de la labor entre otros.

Procedimientos Operacionales Estándar

Los procedimientos estándar son  documentos que formalizan las tareas, actividades de la organización, usualmente bajo terminología más técnica, y que busca reflejar el qué, quién, qué recursos y cuándo de la realización de las actividades.

Instrucciones de Trabajo

Las Instrucciones de trabajo son las descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas. Por el contrario, con respecto a los procedimientos la terminología utilizada es un poco más simple. Así mismo es usual utilizar imágenes, fotos e ilustraciones que permitan comprender a nivel de detalle el paso a paso de la tarea o actividad.

Dentro de las principales características de una Instrucción de trabajo, podemos encontrar:

1. Las instrucciones de trabajo pueden o no estar documentadas
2. Una instrucción de trabajo puede ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas, técnicas incorporadas dentro de dibujos, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

Software gestor documental

El gestor documental de ISOTools aporta a los usuarios la posibilidad de gestionar la información desde la solicitud de la creación de un documento, hasta su archivo definitivo. Es posible generar y configurar flujos para la creación, revisión, aprobación y publicación de los documentos del sistema de gestión, contando además, con mecanismos para notificar cualquier cambio a los participantes de un flujo.

El Gestor Documental de ISOTools se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.