Funciones del auditor en el entorno digital

Auditoría de Sistemas de Gestión

La auditoría nace por la necesidad de tener el control de los riesgos en el área financiera en las organizaciones. Sin embargo, se sabe que el papel del auditor, con el tiempo, es el de encontrar las amenazas que hacen que las operaciones no sean eficientes y eficaces, y tomar medidas frente aquellos hallazgos.

Los primeros auditores solo eran profesionales en el área de la contabilidad. Estos se encargaban solo del área financiera, cuentas contables y estados de resultados entre otros. No obstante, la auditoria se fue extendiendo por diferentes áreas como lo son la administrativa, operaciones, tecnología etc. Para ello, se necesitó que los profesionales, de diferentes áreas, se formaran como auditores para contribuir en el apoyo hacia la investigación del desarrollo de las operaciones de las organizaciones.

Papel y normas del auditor

La tecnología ha alcanzado con el tiempo un papel muy importante en las organizaciones y ha conllevado a que todos los roles que en ella participan tuvieran que adaptarse. Los auditores no son la excepción. Sumergirse en el mundo tecnológico y digital, ha permitido que los auditores se beneficien con su uso debido al fácil y rápido acceso de la información. Por ende, la capacidad de analizar la información es en menor tiempo (más corto) y resultados son más eficientes. También la agrupación de datos, que remplaza la documentación, aumenta en las organizaciones y se hace en tiempos más cortos. Asimismo, la evaluaciones en los procesos son online y esto, permiten al auditor dar tiempos de respuesta más rápidos en la ejecución.

Las normas que nos permiten regular las funciones del auditor en un entorno tecnológico y digital son la 19011:2018 y la 27001:2013. Aquí, se deben respetar todos los parámetros. Entre ellos, se encuentran los siguientes: la integridad, la confidencialidad, la disponibilidad, la presentación de informes, la independencia, contar con evidencia, la planificación y las estrategias que permiten llevar a cabo una auditoria.

Herramientas del auditor

Para que un auditor pueda desarrollar su labor en un entorno digital debe contar con algunas herramientas. Entre ellas se encuentra el gestor documental, donde el auditor, a través de búsquedas avanzadas, podrá tener acceso rápido a los “documentos”. De esta manera, puede guardar información de manera confidencial, versionar en línea en general, transitar de una manera fácil por estos registros, etc.

Business Intelligence: El auditor, a través de las herramientas digitales, recolecta unos datos. Después, esos datos los convierte en información que es analizada con el fin de hacer eficiente y eficaces los procesos.

Software de Gestión: Estos softwares permiten tener centralizada la información de las organizaciones por módulos. Se pueden encontrar todos los procesos, estrategias, operaciones, indicadores, normas, incluso módulos de autoría que permiten realizar seguimientos rápidos efectivos y en línea, que permiten que el trabajo del auditor seas fácil teniendo en cuenta su conocimiento y capacitación e la herramienta.

Ventajas e inconvenientes

Los impactos, en cuanto al entorno digital en la auditoria a nivel organizacional, pueden ser beneficiosos para las organizaciones. Sin embargo, es desfavorable para el recurso humano. Este tipo de herramientas, permiten reducir el equipo de auditoria ya que no es necesario contar con tantos recursos para que sean llevadas a cabo, ya sean de tipo interno o externo.

Los beneficios para las organizaciones son los siguientes: reducir cotos en recurso humano, que hace que los procesos de auditorías sean más eficaces y eficientes. También, cuentan con información automatizada y centralizada, tiempos de análisis más cortos, asignación de tareas en caso de hallazgos a los responsables de manera eficiente y resultados e investigaciones confiables.

Todo esto, permite a las organizaciones generar valor a sus procesos, confianza con las partes interesadas y fortalecimiento en todas las áreas de la organización, partiendo desde la alta gerencia. Estos últimos, son quienes finalmente deben generar ese cambio hacia la cultura tecnología e interacción digital. Todo esto, les permitirá tener confianza y mantener controlado sus operaciones. También se debe contemplar no deshacerse de los recursos pero si aprovechar a los mismos para que generen mayor valor en la organización.

El auditor, que hoy en día se encuentra alienado en un entorno digital, es indispensable en las organizaciones. Este permite que el trabajo se desarrolle de forma correcta, teniendo en cuenta que nos encontramos en los tiempos de la revolución tecnológica o Industria 4.0.             

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