Caso de éxito Colegio Gimnasio Moderno

Introducción

El Gimnasio Moderno es una institución educativa privada y exclusiva en Colombia, con un reconocido prestigio en cuanto a la calidad de la formación que en él se imparte y la metodología que siguen sus docentes, siempre bajo el lema “educar antes que instruir”.

La esencia en la que se basa la propuesta educativa es educar de manera integral a niños y jóvenes para un liderazgo al servicio de la sociedad, fomentar el pensamiento crítico, las libertades individuales, los valores éticos, el compañerismo, el amor por Colombia, la conciencia social y ambiental, y un compromiso con los desafíos del mundo.

Desde su fundación en 1914, Gimnasio Moderno ha trabajado bajo la influencia de los sistemas educativos europeos, especialmente el de María Montessori, Ovidio Decroly y John Dewey, entre otros. A quienes sus fundadores conocieron.

Con esta influencia y base ideológica se establece un modelo educacional fundamentado en el principio de la disciplina de confianza, bajo el cual se busca que el propio alumno sea exigente consigo mismo y se auto imponga dicha disciplina.

De sus aulas han salido grandes personalidades de Colombia en el ámbito empresarial, científico, político y social. En la institución no solo se enseñan las materias tradicionales, se forman a los líderes del futuro.

Las instalaciones del colegio Gimnasio Moderno fue declarado Monumento Nacional, lo cual, además de ser un gran honor, implica exigencias normativas y legales en materia de conservación y mantenimiento de las instalaciones.

Pertenece a La Fundación Gimnasio Moderno, una entidad sin ánimo de lucro y sin dueños, dedicada a la educación y a la construcción de un mejor país.

Durante el 2022 se espera poder certificar a La Fundación Gimnasio Moderno bajo las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Problemas que impulsaron a Gimnasio Moderno a decidirse por la automatización de sus sistemas de gestión con una plataforma tecnológica

• Gestión manual en Excel con distintos archivos no conectados, lo que ocasiona pérdida de trazabilidad, ausencia de conexión y pérdida de tiempo buscando información entre archivos y versiones de estos.
• Los objetivos se gestionaban mediante un Excel, alineando objetivos a indicadores y tareas para el cumplimiento de este logro. Sin embargo, ante la falta de conexión, el grado de cumplimiento era menor al deseado.
• Las acciones correctivas se estaban gestionando desde archivos independientes, por ello, muchas de ellas quedaban sin completar al no estar conectadas y no contar con un reflejo de las actualizaciones por parte de sus responsables en tiempo real.
• Faltaba un seguimiento continuo de indicadores y grado de consecución de objetivos al no encontrarse automatizado y requerir demasiado tiempo.
• Pérdida del know–how cuando una persona salía de la institución, no quedando constancia de la trazabilidad de las acciones, procedimientos, documentos y otros activos.
• Cada área gestiona su documentación de forma independiente, con poca comunicación entre ellas, lo que ocasiona reprocesos y ausencia de homogeneidad en la información.
• El tiempo empleado para organizar y dar forma a la información era excesivo ya que no se encontraba centralizada, estaba desordenada, no era homogénea o se había perdido.
• Las revisiones de los planes de acción se efectuaban con una periodicidad demasiado espaciada, produciendo retrasos en su ejecución y, en consecuencia, el cumplimiento de los objetivos.
• Dificultad en la definición y seguimiento de los distintos planes de tratamiento de riesgos.
• Deficiencias en la comunicación de responsabilidades y tareas, lo que implica el riesgo de que no se ejecuten o incluso generar reprocesos.
• Pérdida de oportunidades de mejora por las dificultades en el registro y seguimiento.
• Excesivos recursos en la consulta de información por la descentralización de la misma.
• Elevados costes de papel ocasionados por el uso de soportes físicos para la detección y reporte de hallazgos.
• Dificultad para la implicación de todos los líderes debido a la falta de usabilidad del Sistema de Gestión.

Soluciones que ha aportado ISOTools

• ISOTools aporta una plataforma desde la cual escalar en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio ambiente completamente adaptado a las necesidades del cliente. Gracias a esta plataforma tecnológica, Gimnasio Moderno ha conseguido, no solo implementar y gestionar de forma eficiente sus sistemas de gestión QHSE, sino que también ha aportado valor al proceso de certificación CIS (COUNCIL OF INTERNATIONAL SCHOOLS).
• ISOTools aporta un Software de gestión cuya seguridad de la información está acreditada bajo las normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000, garantizando así que la información sensible que pueda albergar La Fundación Gimnasio Moderno cuente con los máximos estándares de seguridad.
• La solución de gestión de programas y planes de acción que ISOTools facilita a La Fundación Gimnasio Moderno una trazabilidad completa de la información, así como la asignación fácil de los planes de acción y sus tareas a responsables mediante un eficaz sistema de avisos y alertas. Del mismo modo, cada programa se encuentra enlazado con los indicadores, riesgos, no conformidades o hallazgos pertinentes, pudiendo hacer una trazabilidad completa de cualquier registro, sea del tipo que sea.
• Gracias al sistema de gestión de usuarios y agenda de actividades integrada, las actividades relacionadas con la gestión del sistema de calidad, seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente, ya no se olvidan y cada responsable tiene la información precisa acerca de lo que debe hacer en cada momento.
• Con la solución para la gestión de objetivos e indicadores, La Fundación Gimnasio Moderno cuenta con una visión clara del grado de cumplimiento y una asociación directa entre el objetivo, los indicadores y los planes de acción asignados para alcanzar las metas propuestas.
• Gracias a la solución de auditorías, La Fundación Gimnasio Moderno agiliza los tiempos de ejecución y facilita el proceso, siendo la plataforma tecnológica algo a lo que los auditores entregan gran valor ya que economiza el tiempo de gestión del sistema y el del proceso de auditoría.
• Sistema de seguimiento de hallazgos con el que La Fundación Gimnasio Moderno puede contar con una trazabilidad completa del ciclo del hallazgo desde su detección hasta el cierre por parte de las personas asignadas. Su integración con el sistema de indicadores y avisos permite un control total.
• ISOTools se ha adaptado fácilmente a las metodologías empleadas por La Fundación Gimnasio Moderno gracias al alto nivel de parametrización que ayuda a satisfacer todas las necesidades de sus usuarios.
• El Sistema de Evaluación aportado por ISOTools permite visualizar rápidamente el grado de cumplimiento de la normativa y estándares de certificación requeridos por entes gubernamentales.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización del Sistema de Gestión Integrado

• ISOTools ha ayudado en el proceso de transformación digital de La Fundación Gimnasio Moderno, colaborando al cambio cultural que mejora la eficiencia y la competitividad de las organizaciones.
• Gracias a la aplicación de auditorías el proceso, tanto de auditoría interna como externa, se hace mucho más sencillo y rápido, siendo este uno de los aspectos positivos que se destacan por parte de los auditores externos y la administradora de Riesgos laborales.
• La trazabilidad de la información ha supuesto un gran ahorro de tiempo en La Fundación Gimnasio Moderno que ya no tiene que revisar distintos archivos para seguir el rastro de la información.
• Actualmente se aprovechan la totalidad de oportunidades de mejora gracias a un registro fácil, una gestión automatizada de las mismas y el sistema de control, gracias al cual se puede conocer en cualquier momento el estado de situación.
• El know-How se mantiene en la organización. Al contar con toda la información centralizada y digitalizada todo el conocimiento es compartido, ayudando así a la homogeneidad y la continuidad.
• Tanto responsables como dirección pueden ahora revisar en cualquier momento y en tiempo real, evitando así reuniones innecesarias y tiempos invertidos en la generación de informes.