Caso de éxito ETNA

Introducción

ETNA, Electro Talleres Nacionales Asociados, o como después se conocería, Fábrica Nacional de Acumuladores ETNA, es el resultado de una gestión impecable desde su origen en 1933. Actualmente es la referencia en la fabricación y comercialización de acumuladores de batería en todo Perú.

Desde 2008 con la inauguración de la planta de fundición y aleaciones el crecimiento fue exponencial y las certificaciones se hicieron imprescindibles, consiguiendo:

• ISO 9001 en 2010, actualizándose en el 2018 a la versión ISO 9001 2015.
• ISO 14001 en 2012, actualizándose en el 2018 a la versión ISO 14001 2015.
• ISO 45001 en 2019.
• BASC en 2016.
• OEA (Operador económico autorizado) por SUNAT.

Bajo un nivel de operaciones tan elevado, en 2017 se hace patente la necesidad de contar con un Sistema de Gestión automatizado que permita a la organización mejorar sus procesos y centrarse en la generación de valor en lugar de la gestión administrativa y burocrática.

ETNA cuenta con soluciones de acumuladores eléctricos para todo tipo de usos, sectores y necesidades, incluso, formando parte de su apuesta por la sostenibilidad, de acumuladores sostenibles basados en fuentes de energía sostenible y limpia.

Con esta filosofía de cuidado por el medio ambiente y la sostenibilidad, ETNA presenta en 2016 su primer reporte de sostenibilidad corporativa alineado con el estándar GRI4 y fortalece su apuesta con nuevos indicadores, tecnologías e iniciativas sostenibles.

Problemas que impulsaron a ETNA a decidirse por la automatización de sus sistemas de gestión con una plataforma tecnológica:

• El elevado ritmo de crecimiento de ETNA sumado a una implementación ejemplar de los Sistemas de Gestión, hacen que una gestión tradicional en papel sea simplemente imposible e incluso una gestión por medio de documentos digitalizados implique elevados costos en términos de recursos humanos y materiales.
• La modificación de documentos implicaba una gran cantidad de impresiones y tiempo invertido en el transcurso de cada fase de elaboración, aprobación, publicación y comunicación.
• Documentos sin controlar y versiones obsoletas de formatos y registros entre los distintos procesos de la organización, implicando esto un alto riesgo de no conformidades entre otras cosas.
• Sobrecarga de trabajo de los responsables de los distintos Sistemas de Gestión al contar con un sistema de gestión en el que todo debía pasar por ellos en lugar de implicar a todo el personal en el mismo.
• Pérdida de oportunidades de mejora ante la complejidad de una gestión manual en la que se completaba documentos físicos por parte de los responsables, que posteriormente debían firmar, gestionar y someterse a seguimiento vía correo electrónico.
• Exceso de tiempo buscando información dispersa entre los distintos archivos, procesos y responsables.
• Duplicidades y reprocesos debidos a errores humanos, el uso de documentación incorrecta y el no tratamiento de ciertas oportunidades de mejora.
• La definición y seguimiento de objetivos se ejecutaba con excesiva periodicidad, siendo ineficiente y haciendo difícil la consecución de los mismos ya que tampoco se contaba con una alineación total de estos con iniciativas, planes de acción, tareas y avisos a cada responsable.
• Con el incremento de las certificaciones se hacía compleja la integración de todos los sistemas en uno solo y la gestión independiente implicaba la multiplicación de recursos y medios empleados.

Soluciones que ha aportado ISOTools

• ETNA cuenta con un Gestor documental automatizado, gracias al cual todo el know how se encuentra centralizado, libre de interpretaciones y bajo sistemas de gestión del cambio eficaces y eficientes. Además, gracias al gestor documental, el ciclo de vida de cada documento se ha simplificado y automatizado, evitando el empleo excesivo de recursos.
• Módulo de mejora continua desde el que gestionar completamente el ciclo de vida de las no conformidades detectadas en la organización, desde su creación hasta la evaluación de eficacia de las acciones correctivas aplicadas.
• ETNA cuenta con un Módulo de auditorías gracias al cual toda la información y gestión se encuentra centralizada y facilita de este modo la detección de oportunidades de mejora con las cuales hacer más eficiente y eficaz los Sistemas de Gestión.
• ISOTools aporta una solución para la Transformación Digital completa de los Sistemas de Gestión que permite ahorrar tiempo y recursos empleados, algo que impacta directamente en la estrategia de sostenibilidad de ETNA.
• Solución para la generación de informes y reportes integrada con el resto del SG, gracias a la que se puede generar informes y reportes en relación a cualquier otro módulo, dato y tipo de registro.
• ETNA cuenta con un completo sistema de objetivos alineado con indicadores, reportes, planes de acción y el sistema de avisos y alertas, gracias al cual la alineación de las iniciativas es total con el cumplimiento de los mismos.
• ISOTools aporta una Plataforma Tecnológica con la que integrar las distintas certificaciones de la organización, no solo ISO 9001, 14001 y 45001, también OEA y BASC.
• ISOTools aporta una Plataforma Tecnológica de gestión cuya seguridad de la información está acreditada bajo las normas ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000, garantizando así que la información sensible que pueda albergar ETNA cuente con los máximos estándares de seguridad.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización del Sistema de Gestión Integrado:

• Una vez implementada ISO 9001 e ISO 14001, el proceso de implementación y certificación en ISO 45001 ha sido más sencillo y eficaz, ayudando al mismo tiempo a la implementación y certificación OEA y BASC.
• Gracias a ISOTools, ETNA ha conseguido un ahorro del 80% del tiempo invertido en la gestión documental de los Sistemas de Gestión y una reducción del 100% en el consumo de papel generado, impactando directamente en la cuenta de resultados y en su compromiso ambiental.
• Actualmente ETNA consigue el aprovechamiento del 100% de las oportunidades de mejora.
• Todos los colaboradores se encuentran implicados en el proceso de mejora continua, participando activamente y ejecutando las gestiones necesarias para el aprovechamiento completo.
• Gracias a ISOTools, el tiempo dedicado a la mejora continua es eficaz. Cada responsable gestiona sus asignaciones y se responsabiliza de evidencias, análisis de causas y tratamientos, existiendo una trazabilidad completa entre todos los elementos.
• El nivel de esfuerzo para la consecución de objetivos se ha reducido en un 70% gracias a la automatización y la mejora de la comunicación con todos los colaboradores. Esto se ha conseguido gracias a la integración de todas las aplicaciones y los sistemas de avisos y comunicación interna.
• Gracias a ISOTools el tiempo empleado en el seguimiento al levantamiento de los hallazgos de las auditorías del Sistema Integrado de Gestión se ha reducido en más de un 75%, haciendo más eficiente además el proceso de mejora continua.
• La documentación se encuentra digitalizada y cuenta con un flujo completo de trabajo para la gestión del cambio. Esto ha permitido a ETNA ahorrar en errores humanos, fallas por desinformación y tiempos de gestión.
• Se ha reducido al mínimo el tiempo y esfuerzo para la gestión de la documentación gracias a la automatización de procesos para la elaboración, validación, publicación y comunicación de la documentación.
• Los objetivos son gestionados de forma eficiente, teniendo una visión clara del estado de situación de cada uno en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones rápida clave para la adaptación al cambio en el entorno actual.