Software ISO 14001: funcionalidades del módulo de Medio Ambiente

Software ISO 14001

Un Software ISO 14001 es una herramienta informática que ayuda a las organizaciones a mejorar su productividad y resultados mediante la automatización de tareas que se realizaban de forma manual, mejorando la eficiencia de la gestión de toda la documentación, procesos e indicadores que conlleva la implementación de una norma ISO, facilitando las auditorías y gestión de acciones de mejora (preventivas, correctivas, etc.) y permitiendo a los responsables del Sistema de Gestión tomar decisiones basadas en información real para mejorar sus productos/servicios, la satisfacción de sus clientes/usuarios y alcanzar los objetivos marcados.

Esto es posible debido a que el Software ISO 14001 incorpora una serie de funcionalidades específicas diseñadas para dar respuesta a la gestión diaria y en la práctica del cumplimiento y seguimiento de los requisitos que establece la norma ISO 14001.

A continuación, vamos a explicar cuáles son las funcionalidades que incluye el software ISO 14001 que organizaciones como Lipigas, Codelca o  InterOil Colombia E&P ya han adoptado para mejorar sus Sistemas de Gestión Ambiental (SGA).

Funcionalidades del Módulo de Medio Ambiente de ISOTools Excellence

Antes de desgranar cuáles son las funcionalidades específicas que aporta un Software ISO 14001 como ISOTools Excellence os recomendamos que reviséis las Funcionalidades del Módulo Base de un Software ISO donde encontraréis el detalle de aquellas funcionalidades que son transversales a la gestión de cualquier Sistema de Gestión ISO y que ayudan a gestionar la documentación, la comunicación interna, el acceso de los usuarios a la información y a servir de soporte para la integración de funcionalidades específicas.

Las funcionalidades del Módulo de Medio Ambiente de ISOTools Excellence son:

Procesos: es posible acceder a la ficha de cada proceso, documento, indicador, requisito legal, no conformidad, etc. a través de un Mapa de Procesos.

No Conformidades: es posible crear, clasificar, analizar, gestionar acciones correctivas, medir la eficacia de las medidas tomadas y gestionar todo el ciclo de vida de las No Conformidades.

Planes de mejora: permite la gestión de los planes de mejora que se pongan en marcha mediante la asignación de actividades a los distintos usuarios responsables de llevarlas a cabo, el seguimiento de su cumplimiento y la notificación a través de correo electrónico.

Auditorías: cubre toda la gestión asociada al proceso de auditoría desde la definición del Programa de Auditoría, la planificación, la redacción y aprobación del informe de Auditoría o la gestión de hallazgos.

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Indicadores: permite crear los indicadores y metas a alcanzar por la organización (rangos, valores recomendables, valores de riesgo) y establecer sistemas de alertas como colometrías, porcentajes de cumplimiento, alertas por email o iniciar planes de acción a partir de un valor crítico en algún indicador.

Indicadores Administración: herramienta para la configuración de los indicadores por parte del Administrador de la herramienta informática.

Unidades organizativas: funcionalidad que permite definir las unidades de información en las que queremos que se muestren los indicadores.

Registros: permite gestionar los registros (creación, edición, gestión de actividades, distribución a partes interesadas).

Formación: es posible la gestión de los planes de capacitación o formativos desde la matriculación de miembros del equipo en acciones de formación al seguimiento y evaluación de las mismas.

Encuestas: permite crear encuestas dinámicas en las preguntas y respuestas para clientes, empleados y otras partes interesadas. Así como generar los correspondientes informes.

Listas: permite agrupar en listas para envío de notificaciones a través de correo electrónico. Por ejemplo, empresas, personas de la organización, etc.

Requisitos legales: permite identificar un inventario de requisitos legales y evaluar el cumplimiento que se hace de éstos.

Revisión por la Dirección: permite recoger el análisis, los compromisos que adoptan los miembros de la Dirección de la organización y el seguimiento de esta actividad.

Calibración: permite recoger un inventario de los equipos que deben calibrarse así como elaborar un plan para llevar a cabo las calibraciones y guardar el registro de éstas.

Evaluación de Proveedores: permite guardar registro del proceso de selección de proveedores, las evaluaciones que lleven a cabo y los planes de acción asociados a éstas.

Infraestructuras: permite registrar un inventario de todas las instalaciones, equipos y herramientas de la organización y planificar sus respectivos mantenimientos preventivos y actividades realizadas.

Objetivos: metas, programas: permite definir las metas, objetivos y programas de acción de la organización y planificarlos.

Evaluación de Aspectos Ambientales: permite la construcción de una matriz que recoja e identifique los aspectos ambientales significativos así como evaluar su impacto ambiental.

Plan de gestión de emergencias: permite la planificación de acciones para estados de emergencia y la preparación de los miembros de la organización para afrontarlas (capacitaciones, simulacros, etc.).

Gestión de residuos: permite gestionar los residuos, peligrosos o no peligrosos, y guardar registro de las retiradas llevadas a cabo.

Inspección en terreno: permite definir y planificar revisiones para comprobar si los controles operacionales funcionan correctamente. En el caso de que se encuentren hallazgos o no conformidades, es posible iniciar planes de acciones correctivas. Puedes leer más en Inspecciones en terreno: principales problemas.

Conoce los Casos de éxito de nuestros clientes donde detallamos los retos a los que se enfrentaban en su día a día antes de trabajar con un Software ISO 14001 y las ventajas que obtuvieron al contar con la ayuda de nuestro equipo de consultores expertos y la tecnología de ISOTools Excellence. Contacta con uno de nuestros consultores si quieres automatizar tu Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001.