10 preguntas que debes hacerte antes de automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad

Automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad

Si estás pensando en automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), hay algunas preguntas que debes hacerte o que los miembros de la organización deben plantearse antes de buscar o elegir una solución o proveedor.

Automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad significa comenzar a usar una herramienta informática que agilice y facilite la gestión en el día a día de tu SGC centralizando y organizando la información y documentos, contribuyendo a una mejor comunicación de los miembros de la organización, optimizando los procesos de medición y seguimiento de indicadores, auditorías e inspecciones en terreno, puesta en marcha y evaluación de planes de acción de mejora, calibración de equipos, etc. En el siguiente artículo puedes leer Cómo un software puede facilitar la gestión de una norma ISO.

Esto significa que la automatización del SGC supondrá un importante cambio y mejora en la organización. Y, para ello, es fundamental que reunamos alguna información que más adelante nos requerirá un consultor para ofrecernos una solución que realmente se ajuste a lo que necesitamos.

Así, hemos recogido algunas de esas preguntas que te serán de ayuda para comenzar con la planificación de tu proyecto de automatización del Sistema de Gestión de la Calidad.

Preguntas que debes hacerte antes de automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad

Cómo funcionan los procesos en el presente

Debemos conocer y comprender profundamente cómo funcionan nuestros procesos ahora para poder determinar qué necesitamos mejorar y poder establecer unos objetivos.

Cuáles son los principales problemas que afronta la organización en la Gestión de su Sistema de Calidad

Identificar cuáles son los procesos que necesitamos optimizar y las áreas en las que necesitamos una mejor gestión nos será de gran ayuda a la hora de iniciar un proyecto de automatización. Te puede ser de utilidad el artículo Procesos de negocio que un software debe automatizar.

Qué objetivos persigue la organización con la automatización de la Gestión de la Calidad

Una vez que conocemos el punto de partida, debemos trabajar en establecer unos objetivos a conseguir con el proyecto de automatización. Esta tarea nos facilitará poder elegir la solución que mejor se ajusta a nuestras necesidades.

Cuáles son los departamentos o áreas implicados en la Gestión de la Calidad o que trabajarían con la nueva herramienta software

También es importante definir qué departamentos, áreas o número de usuarios van a necesitar trabajar con la herramienta software que se implemente.

Qué otras características requerirá el proyecto

Aquí debemos analizar aspectos como si vamos a trabajar con una herramienta cloud o, por el contrario, queremos que se instale en los servidores propios. La importancia que tiene que la herramienta sea fácil de usar, los tiempos de implementación, el nivel de personalización que podemos conseguir, el servicio de soporte o la integración con otras aplicaciones de negocio también son factores a los que se debe prestar atención.

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En qué etapa del proceso nos encontramos

Esto se refiere a determinar si estamos en una fase inicial en la que estamos recogiendo información acerca de las posibilidades y ventajas que nos aportará la automatización del Sistema de Calidad o si ya hemos superado esa fase y estamos seleccionando un posible proveedor. Es importante conocerlo porque en cada fase necesitaremos diferente información. Por ejemplo, un consultor puede ser de ayuda para implicar al resto de la organización en el proyecto con datos y casos de éxito si aún estamos evaluando llevar adelante o no el proyecto.

Cuándo necesitamos poner en marcha el proyecto

Tener una estimación de los plazos que debemos cumplir será clave para que el proyecto sea efectivo y salga adelante.

Qué prioridad tiene el proyecto dentro de la organización

Conocer la prioridad que dentro de la organización tiene automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad ayudará a conocer los recursos que se pueden disponer y las probabilidades que tiene el proyecto de llevarse a cabo.

Quién tomará la decisión

Puede ser un responsable de la Alta Dirección o un equipo multidisciplinar en el que se vea representada la Dirección, los responsables de Calidad e incluso el departamento técnico. Es importante que aquellos que vayan a participar en la toma de decisiones se involucren en el proceso desde el principio. Te puede ser de utilidad el artículo Elegir un software de Gestión de la Calidad: qué tener en cuenta.

Cuál es el presupuesto asignado al proyecto

El proyecto de automatización del Sistema de Gestión de la Calidad aportará utilidad y valor a la organización para mejorar su desempeño y resultados, de forma que constituirá una inversión en la mejora de la organización. Por tanto, debemos estimar los recursos con los que vamos a contar.

Puedes ampliar información acerca de qué puede hace por tu organización un Software de Gestión de la Calidad en ISO 9001: funcionalidades del Módulo de Calidad.

Si estás evaluando Automatizar tu Sistema de Gestión de la Calidad, puedes contactar con uno de nuestros consultores expertos o inscribirte en nuestra demostración semanal.