Los nuevos desafíos a los que se enfrentan los sistemas de gestión

Sistemas de Gestión

Actualmente, estamos en una etapa en la que se están produciendo modificaciones y cambios importantes en el desarrollo de las normas propias de los diferentes sistemas de gestión. Estas modificaciones o innovaciones están generando nuevos desafíos para las empresas implicadas. Principalmente, estos cambios afectan a las responsabilidades de los equipos directivos que ahora van a tener que estar más comprometidos con los procesos que están defendiendo.

Uno de los cambios principales que ya han incorporado las nuevas versiones de la norma ISO 9001 para Sistemas de Gestión de Calidad y la norma ISO 14001 para Sistemas de Gestión Ambientales, es la comprensión del contexto en el que se actúa y cómo afectan las distintas actividades de la compañía dentro del entorno y a las llamadas partes implicadas.

Este concepto de partes implicadas ofrece un nuevo aire a los sistemas de gestión ya que se tendrá que tener en cuenta todo aquello que impacta tanto sobre las personas como sobre la sociedad en general además de las actividades que afectan a clientes.

La alta dirección debe de incrementar su participación, liderando los procesos de mejora continua y tomando un mayor peso en los distintos procesos de certificación con su presencia en las auditorías. La implicación real de esta línea de gestión es la lineación estratégica de la compañía con la calidad.

Por otro lado, el concepto de planificación sufre un cambio introduciendo el concepto de control operacional. Esto conlleva que las distintas organizaciones van a tener que implementar un proceso de gestión y prevención de los riesgos de calidad detectando los puntos críticos que puedan afectar a la gestión.

Otro factor que se debe tener en cuenta es la capacidad de proponer nuevas normas apoyando la detección de oportunidades para las organizaciones cumpliendo con el objetivo de mejora continua.

¿Cómo afectarán este tipo de cambios a los esquemas de procesos?

La gestión de estos procesos se convierte en una tarea de obligado cumplimiento. Ahora es esencial la gestión de las distintas entradas y salidas de los procesos, así como las interacciones que pueden gestionar dichos riesgos. Esta gestión preventiva permite sustituir el ya famoso proceso de acción preventiva por una estrategia de la propia mejora de la compañía.

Por el contrario, la documentación va a modificar su exigencia pasando a tener una mayor importancia el concepto de información (evidencia) documentada. La implicación de este cambio es una oportunidad para aligerar a cada uno de los diferentes sistemas de gestión.

A partir de este momento pueden demostrarse dichas evidencias a partir de diferentes documentos digitales, gráficos, tablas, software y no será necesario tener todo en papel como hasta ahora. Del mismo modo, el sistema documental se adapta al tipo y tamaño de organización sin especificar requisitos obligatorios en exceso.

Lo mismo se comienza a aplicar con los alcances. Independientemente de las necesidades de las organizaciones ya no existen puntos concretos para ser excluidos. Actualmente la organización que se trate, ofrece una respuesta a la norma de manera más flexible permitiendo simplificar la burocracia no necesaria.

Poder contar con un sistema de comunicación interna eficaz va a ser un elemento clave, tanto en los sistemas de gestión de calidad como en los sistemas de gestión medioambientales. Pues es necesario garantizar tanto la agilidad como la transparencia y el fomento de sugerencias internas para la mejora continua.

Así pues, las organizaciones deben tener evidencias de la medición y evaluación del desempeño de la calidad y la eficacia de los sistemas de gestión de calidad, que engloba los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según sea aplicable, para la garantía de unos resultados válidos. Es de suma relevancia que los datos sean coherentes con la compañía así como que del mismo modo respalden la propia estrategia.

 La transición. ¿Cómo se realizará?

Las organizaciones certificadas en la norma ISO 9001 2008 ya disponen desde la publicación de la nueva versión de un periodo de tres años para actualizar su Sistema de Gestión de Calidad a los nuevos requisitos de la norma en su versión 2015.

Este plazo de tres años comienza desde la publicación de la norma quedando organizado de la siguiente manera:

• De septiembre de 2015 a marzo de 2017. Se ha podido elegir si realiza la auditoría con una versión u otra. Si se ha realizado con la versión 2008, se debe realizar posteriormente la transición.
• Desde marzo de 2017. Toda auditoría inicial se debe realizar conforme a la versión 2015 ya que en septiembre de 2018, toda organización con ISO 9001 2008 que no haya pasado comité de certificación con la nueva versión de 2015 perderá su validez total.

Software ISO 9001

Con el objetivo de controlar de una manera fácil y eficaz el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001, las organizaciones hacen uso, entre otras herramientas, del Software ISOTools Excellence, que permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios.

Si deseas conocer más acerca de los distintos sistemas de gestión y de las normas ISO no dudes en visitar nuestro blog donde puedes encontrar artículos como el “Origen de las normas ISO”.