Importancia de un gestor documental en la Coordinación de Actividades Empresariales

Coordinación de Actividades Empresariales

Debido a que todas las organizaciones son diferentes y que sus circunstancias también lo son, es poco probable que encontremos un mismo gestor documental que sirva para organizaciones del mismo sector, ya que no existe un tipo común y siempre se desarrollan de forma personalizada.

En la Coordinación de Actividades Empresariales, también conocidas como CAE, la documentación es un proceso de gran relevancia y que debe estar totalmente controlado.

Durante el tiempo que dure un contrato entre la organización y el contratista, se emplea diversa documentación, si no se lleva a cabo una correcta gestión de la documentación, el proceso se convierte en ineficaz y puede ocasionar sanciones. Parra evitarlas, es necesario

En las áreas de Seguridad y Salud en el Trabajo de las organizaciones, cada vez es más común que se solicite el uso de soluciones tecnológicas, aunque siempre deben ir acompañadas de un adecuado establecimiento de protocolos de coordinación de actividades empresariales.

El objetivo final, es lograr una disminución considerable de la sinestrabilidad y una reducción de los potenciales riesgos que encontramos cuando dos empresas interactúan.

Hay que trabajar para que, entre las organizaciones, se realice un intercambio de la documentación de un modo eficaz. Para esto, es necesario mantenerlo actualizado y controlado, si no, podremos encontrar que la información que se ha administrado, las instrucciones técnicas, inspección de trabajos o la definición de medidas preventivas, no han sido las necesarias.

Para comprender mejor este aspecto, vamos a poner el ejemplo de una organización del sector de la construcción, en la que se realizan controles y revisiones de la maquinara de trabajo, con el fin de prevenir accidentes durante el tiempo que se emplean. Tendremos el caso de una hormigonera que va a ser usada por la empresa contratista. Para dar las máximas garantías de seguridad, deberemos contar con la documentación necesaria que nos asegure que esa hormigonera ha sido revisada y que toda la documentación obligatoria está conforme. Otro aspecto importante que deberá quedar documentado es que el personal que va a hacer uso de ella, cuenta con la autorización pertinente de la empresa y por supuesto, tiene la formación imprescindible para su utilización y se puede demostrar.

Además, si el uso que se va a hacer de la hormigonera implica un riesgo especial, debido a que por ejemplo se va a usar en un terreno complejo, se podrá también pedir más exigencias a los contratistas. En este caso se podría solicitar un plan de seguridad en el que queden reflejados temas como dónde se va a posicionar la hormigonera, certificados de ciertos elementos de la maquinaria.

Tendremos que comprobar que los trabajadores y personal de la empresa contratista ha percibido los equipos de protección individual o EPI´s específicos según el trabajo que tengan que desempeñar. Si se van a manipular ciertos productos, como los químicos, podremos requerir la ficha de seguridad.

Gestión documental

En las organizaciones, la gestión documental es una de las inquietudes más importantes. Existen numerosos documentos de tipo operativo, administrativo o legal y, además, se va incrementando su volumen considerablemente.

Los documentos son un activo muy importante en las organizaciones, la mayoría del trabajo está soportado a través de documentos. Muchas organizaciones de tipo industrial, tienen la obligación legal de tratar con gran cantidad de documentos para desempeñar su actividad.

Implementar un sistema de gestión documental en las organizaciones no es una tarea fácil, en numerosas ocasiones surgen ciertos problemas como:

• Duplicidad en la documentación.

La gestión manual de la documentación a través de un almacenamiento de la información mediante carpetas físicas, producen importantes pérdidas de tiempo y estructura. La tarea se complica cuando este almacenamiento no se realiza según criterios bien definidos, produciendo duplicidad en la documentación.

• Carencia de transparencia

En la organización puede existir una carencia en la transparencia de la información cuando entre otros casos, tenemos dificultades en la comunicación interna con los empleados y contratistas o cuando no existe un control de versiones. En definitiva, estos motivos causan un incremento en tiempo y costo.

• Límite de almacenamiento

Este problema se ve claramente si la información se almacena de forma física, ya que será necesario contar con una instalación para ello, la cual tendrá una capacidad que nos limitará. También se da el caso del almacenamiento digital, el cual, tiene un costo asociado y eso nos puede limitar.

• Déficit de seguridad de la información

En los documentos queda reflejada información que en muchos es confidencial, para lo que es necesario realizar una estructura de permisos de acceso. Hay que emplear métodos que nos garanticen la seguridad, evitando crear agujeros de seguridad.

Estos son algunos de los problemas principales que podemos identificar cuando se realiza en las organizaciones una gestión documental, pero existen más. En la organización, hasta que los miembros que la componen no son conscientes de estas dificultades, no optan por la implementación de un sistema de gestión de la documentación.

Software para la gestión de la documentación con contratistas

Durante el periodo que dure el contrato, se manejará documentación que habrá que elaborar y conservar. Son muchas las organizaciones que trabajan con contratistas que se han decidido por el uso de software para la gestión de la documentación. ISOTools, es un software 100% cloud que permite:

• Organizar la documentación en niveles y permisos de acceso.
• Determinar circuitos personalizados de revisión y aprobación documental.
• Despreocuparse del uso de documentos duplicados u obsoletos.
• Registrar información de un modo unificado a través de plantillas.
• Seguir empleando herramientas de ofimática online (Excel, Word, PPT, etc).
• Distribuir documentación a través de listas de distribución internas, URL pública o mediante un código QR.

Si quiere conocer más sobre el software para la gestión de la documentación con contratistas de ISOTools, no dude en contactar con nosotros.