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PDCA Gestor Documental
Esta metodología fue difundida por William Edwards Deming en la década de los cincuenta y ha ayudado a las organizaciones a mantener una adecuada gestión de mejoras continúas, debido a que las organizaciones la adoptan por ser una metodología sistemática para dar solución al problema identificado.
Las cuatro etapas de la mejora continua
- P: “Plan”, o planear.
- D: “Do”, hacer o llevar a cabo.
- C: “Check” comprobar, analizar o verificar.
- A: “Actuar”, para corregir los errores.
- Planear: En esta etapa se debe identificar la o las necesidades clave para lograr crear el plan de trabajo optimo ante la o las necesidades identificadas. Es necesario un análisis exhaustivo y lograr identificar la o las causa raíz del problema para posterior a ello definir las acciones a tomar para evitar la ocurrencia de la desviación.
- Hacer: En esta etapa se debe implementar y ejecutar la o las soluciones que se hayan establecidos en el paso anterior.
- Verificar: Esta etapa es llamada aprendizaje, debido a que es en este momento en el cual se analiza y evalúa lo ejecutado junto a los resultados, se debe responder a la pregunta ¿funciona las mejoras propuestas? En el caso de ser no la respuesta, se debe evaluar porque no funciono siendo capaces de detectar cuál es la verdadera causa raíz y si existen tareas pendientes que perjudiquen al resultado obtenido.
- Actuar: En esta etapa se debe tomar decisiones y acciones basadas en la evidencia obtenida. De acuerdo a los resultados obtenidos se establecen los nuevos procedimientos a ejecutar para evitar la ocurrencia y de esta manera obtener una mejora continua del proceso.
Esta metodología PDCA es muy utilizada por las organizaciones para obtener mejoras importantes a través del control eficiente de los procesos internos y externos, esta herramienta reduce las posibilidades de errores en las tomas de decisiones gerenciales.
Cabe señalar que cuando esta metodología es implementada se debe mantener y jamás olvidar el objetivo de mejora continua, debido a que su funcionamiento es identificar y solucionar un problema.
Ventajas del PDCA en el gestor documental:
Dentro del gestor documental, más aún si nos referimos a un Sistema de Gestión ISO es clave seguir un proceso de mejora continua. Serán el instrumento clave para conseguir un sistema de gestión que maximice el valor que aporta a la organización. Gracias a seguir este ciclo aumentaremos las ventajas que ya de por si aporta un gestor documental:
Digitalización documental: La documentación física se transforma en digital lo que facilita su acceso, disminuye posibilidades de deterioro o perdida del documento, difusión mas oportuna y disminuye el impacto ambiental. Es por ello que este proceso se debe realizar de una manera organizada y planificada. Un proceso de digitalización difícilmente
Centralización: Dentro de una organización existen diversas alternativas de difundir un documento lo que a su vez perjudica la comunicación, quedando la información desestructurada y repartidas. El sistema de gestión documental almacena y organiza la información en un solo lugar, adicionalmente la organización puede entregar accesos a los colaboradores correctos y mantener el control de los documentos. La centralización documental termina con la perdida de tiempo en búsqueda de documentos debido a que facilita su acceso.
Flujo de Trabajo: Define el correcto flujo de trabajo lo que permite que los procesos se desarrollen de manera mas eficiente y productivas. Esto es posible debido a la automatización de los procesos y el control de ellos permitiendo el seguimiento de todas las tareas.
Seguridad de la información: Al mantener la documentación digital se mantiene la documentación mas segura de sufrir algún daño, la información en el gestor documental se resguarda constantemente debido a las copias de seguridad y accesos restringidos a la plataforma. De esta manera las organizaciones se sienten más seguras de que toda su información se encuentra en el sistema.
Control de versiones: Controlan las versiones del documento mediante su historial de versión y mantiene activo el documento en la versión correcta, esto permite disminuir el problema de trabajar con documentación obsoleta.
Debido a la transformación digital el gestor documental es imprescindible para las bases de datos de las organizaciones ya que permite hacer todo más fácil y controlable, permitiendo un orden de todos los archivos lo que a su vez facilita su búsqueda.
Software ISOTools
ISOTools es un software que hace sencillos los sistemas y modelos de gestión, para lograr una óptima gestión esta herramienta se basa en la metodología PDCA. ISOTools posee la aplicación gestor documental y otras, la herramienta gestora documental de ISOTools nos permite el almacenamiento digital de toda la documentación de una organización (Procedimientos, Matriz, Protocolo, Registro, Instructivo, etc.) adicionalmente facilita el acceso a la documentación en el momento que sea requerido.
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