Funciones básicas de un Gestor documental para Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio ambiente

Gestor documental

Los Sistemas de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medioambiente requieren de un repositorio en el que estén todos los documentos de la organización relativos a dicho sistema. Este repositorio de documentos también se le denomina gestor documental y lo ideal es que sea en formato digital para reducir al mínimo el uso de papeles.

Con la digitalización de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y medioambiente, la organización logra facilitar a sus trabajadores, independientemente de dónde se encuentren, el acceso a los documentos relativos a dicho sistema. Su acceso siempre será controlado por permisos, en concreto, los que haya establecido la organización.

Haciendo uso de un gestor documental para la seguridad, salud en el trabajo y medioambiente, las organizaciones ahorran un alto porcentaje del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, lo que incrementa la productividad. La digitalización también optimizará ciertos procesos y aporta beneficios tales como:

• Disminuye el espacio, tiempo y recursos invertidos.
• Reduce el riesgo de pérdida de información.
• Incrementa la seguridad de los documentos, evitando que estos se estropeen, rasguen o incluso se pierdan.
• Permite compartir los documentos en tiempo real siempre que sea necesario, tanto con el personal interno de la organización, como con el resto de partes interesadas como, por ejemplo, los clientes.
• Reduce el impacto negativo sobre el medio ambiente, ya que la organización suprime el uso de los documentos en papel.

Ahora hablaremos de cuáles deben ser las funciones básicas de un Gestor documental para Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio ambiente.

Entre otros aspectos, el gestor documental nos debe permitir:

• Acceder a la documentación de la organización desde cualquier geolocalización, siempre manteniendo el acceso a los documentos según la autorización que cuente el usuario.
• Mejorar los procesos de trabajo, para ahorrar tiempo, espacio y trabajo dedicado a acceder a los documentos del sistema SST y MA.
• Confirmar que las organizaciones se encuentran al día en sus obligaciones vinculadas con la seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente con los propios trabajadores como con las administraciones públicas.
• Que los trabajadores puedan acceder al gestor documental para saber cuáles son los riesgos a los que están expuestos en materia de SST y cómo evitarlos. También revisar los documentos relacionados con los reconocimientos médicos llevados a cabo entre el personal y si tienen formación concreta para realizar trabajos específicos.
• Comprobar que el trabajador se le ha entregado los Equipos de Protección Individual (EPI´s) que deben emplear durante la ejecución de ciertos trabajos.
• Garantizar que la maquinaria y vehículos utilizados, han sido inspeccionados y cuentan con la documentación oportuna para su uso.
• Controlar la seguridad, salud del trabajador y la protección del medio ambiente de las organizaciones y sus contratistas.

Software Gestor documental para Salud, SST y Medioambiente

En las organizaciones es importante tener la gestión bajo control y sin errores, desde que se realiza la solicitud de elaboración de un documento, hasta que ser archive y pueden conseguirlo haciendo uso del Software ISOTools.

La solución tecnológica ISOTools, le permite:

• Organizar la documentación en niveles y asignar permisos de acceso según lo definido.
• Determinar los circuitos de revisión y aprobación documental según los procesos de la organización.
• Despreocuparse del uso de documentos obsoletos o duplicados.
• Registrar la información de manera unificada mediante plantillas.
• Hacer uso de las herramientas ofimáticas online que se venían empleando como Excel, Word, PPT, etc. desde el propio software.
• Distribuir documentos mediante lista de distribución de carácter interno, URL públicas o a través de códigos QR.

ISOTools cuenta con el gestor documental que necesitan las organizaciones, con el podrá, además:

• Gestionar el control de versiones de documentos.
• Contar con disponibilidad 24/7 de toda la documentación.
• Disponer de trazabilidad de cada uno de los documentos empleados.
• Enviar avisos según se haya establecido en los procesos de revisión y aprobación de los documentos, de este modo se trabajará siempre con el mismo documento y se reducirá al máximo el uso de duplicidades.

Cada martes realizamos una demostración del Software ISOTools, puede participar usted o cualquier miembro de su equipo de forma gratuita. Durante la sesión de demo, también podrá realizar cualquier tipo de consulta de las funcionalidades del software, así aclarará las dudas que le surjan. Para inscribirte, solo tiene que hacer clic aquí y registrarse.

No pierda la oportunidad de comprobar de primera mano cómo funciona el módulo de gestión documental de ISOTools y comience con la automatización de los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de los documentos entre los miembros de la empresa según los permisos. De igual modo, logre incrementar la eficiencia y la eficacia de la gestión documental al vincular los documentos con los procesos.