¿Por qué usar un software de calidad para cumplir con ISO 9001?

Implementar un software de calidad para cumplir con ISO 9001 es una necesidad esencial para las organizaciones en las que la gestión de la calidad es un área estratégica. Contribuye a optimizar procesos, automatiza tareas y fortalece la cultura de mejora continua, permitiendo una gestión más eficiente.

El software de calidad para cumplir con ISO 9001 se convierte, además, en una herramienta imprescindible para asegurar la conformidad con los requisitos de la norma y transitar con éxito por las complejidades que plantea el estándar.

Cuáles son las características del software de calidad para cumplir con ISO 9001

Un software de calidad para cumplir con ISO 9001 necesita incorporar funcionalidades para garantizar y agilizar el cumplimiento de los requisitos de la norma y de los requisitos regulatorios que exige el estándar. Algunas de las más relevantes son las siguientes:

• Gestión automatizada de documentos: crea flujos de trabajo para la creación y actualización de la documentación en ISO 9001, entrega un repositorio central para la información, asegura el acceso con seguridad, controla versiones y almacena con seguridad las versiones obsoletas.
• Mapas de calor y presentación de informes gráficos visuales: permiten identificar puntos críticos o cuellos de botella y establecer en qué puntos pueden aparecer riesgos de cumplimiento.
• Herramientas y funcionalidades inteligentes para la gestión de riesgos: herramientas que permitan identificar, evaluar, categorizar y priorizar los riesgos, alineadas con el enfoque basado en el riesgo que caracteriza a la norma.
• Gestión de auditorías: desde la programación a la definición de objetivos, la planificación de las actividades sobre el terreno, la generación de informes y las actividades de seguimiento y monitoreo para verificar la eficacia de las acciones correctivas.

Beneficios que aporta el software de calidad para cumplir con ISO 9001

Un sistema de gestión es un tejido de procesos, procedimientos y actividades, diseñados para alcanzar un gran objetivo, algunos objetivos específicos y el cumplimiento de unos requisitos.

En el caso de la gestión de la calidad, el cumplimiento es uno de los conceptos más relevantes. Todo lo que se hace busca cumplir con una norma, una regulación, un requisito, un pedido de los clientes, etc. Solo por eso es importante contar con un software de calidad para cumplir con ISO 9001. Las organizaciones que no lo utilizan se encuentran en desventaja con respecto a las que deciden aprovecharse de la tecnología.

1. Controla y gestiona todo el ciclo de vida de los documentos

Los documentos en un sistema basado en la norma ISO 9001 son esenciales. Desde el proceso de creación del documento hasta su almacenamiento definitivo, cuando es reemplazado o actualizado, es importante contar con flujos automatizados y procesos sistemáticos para asegurar la accesibilidad a las personas indicadas y el uso del documento actualizado. También es importante conservar la trazabilidad de los cambios y mantener registro de todas las modificaciones.

2. Garantiza el cumplimiento

Este beneficio, que se podría considerar como el más interesante en un software de calidad para cumplir con ISO 9001, lo aportan las herramientas automáticas que tienen la capacidad para monitorear y hacer seguimiento a las obligaciones de cumplimiento, internas y externas, vigilando plazos de vencimiento y las tareas necesarias para garantizarlo.

El software crea flujos de trabajo automáticos, asigna tareas y notifica la asignación. También emite alertas sobre la inminencia de incumplimientos, entre otras funciones administrativas y de supervisión avanzadas.

3. Proporciona plantillas, formatos y listas de verificación

Las listas de verificación son herramientas de enorme utilidad en la práctica de inspecciones y auditorías de la norma de calidad. Los formatos y las plantillas permiten notificar incidentes o eventos relevantes de la gestión, son elementos que ahorran tiempo, sistematizan las tareas y permiten obtener información estandarizada, coherente y relevante.

4. Simplifica los procesos de auditoría

La práctica de auditorías internas tiene un alto valor para la organización que trabaja en la implementación y que se prepara para afrontar la auditoría de certificación. Sin embargo, las auditorías consumen tiempo y recursos y requieren periodos de tiempo amplios para su planificación si no se utiliza un software de calidad para cumplir con ISO 9001.

Una herramienta tecnológica proporciona información inmediata, crea flujos de trabajo para los auditores, programa y analiza sobre la marcha y aborda con prontitud problemas que pueden surgir durante la práctica de la auditoría.

5. Elimina o mitiga los riesgos

El software de calidad para cumplir con ISO 9001 entrega herramientas que automatizan cada una de las etapas de la gestión de riesgos, desde la identificación hasta la implementación de acciones de mitigación o eliminación, pasando por la evaluación, la categorización y la priorización.

El software utiliza metodologías de probada efectividad, que han sido automatizadas y que ahora son asistidas por Inteligencia Artificial. Así alcanza un alto rendimiento en la detección temprana y tratamiento ágil de riesgos y amenazas.

6. Optimizar la asignación de recursos

Pocas empresas disponen de recursos ilimitados para destinarlos a la gestión de la calidad. La automatización de muchas de las tareas es una característica del software que genera ahorro de tiempo, dinero y otros recursos para la empresa. Además de ello, evita el error humano, optimiza procesos y analiza los recursos que se requieren y el mejor lugar para ubicarlos.

7. Monitorear y revisar la gestión en tiempo real

El software de calidad para cumplir con ISO 9001 puede monitorear permanentemente el estado de la gestión. Así, la plataforma puede entregar informes actuales sobre lo que ocurre y en el momento en que suceden los hechos. Los informes, que pueden ser impresos o en formato de mapa de calor, permiten identificar riesgos y oportunidades, ayudando a los equipos de calidad a responder con la necesaria rapidez.

8. Proporcionar información útil para la toma de decisiones

Tal vez el aporte más valioso de un software de calidad para cumplir con ISO 9001 está en la calidad y la oportunidad de la información precisa y objetiva que entrega para respaldar la toma de decisiones estratégicas. El software tiene capacidad para recopilar datos en todos los espacios de la organización, procesarlos y entregar informes visuales o impreso con un alto nivel de detalle.

Qué considerar para elegir el mejor software de calidad para cumplir con ISO 9001

El software adecuado tendrá la capacidad para llevar la gestión hasta la excelencia si se incorporan las funcionalidades que proporcionan los beneficios mencionados. Además de ello, es importante tener en cuenta características específicas:

• Personalización: las soluciones en la nube son flexibles, personalizables y configurables, para acomodarse a las exigencias únicas de cada empresa.
• Facilidad de uso: una de las razones recurrentes por las que un proyecto de automatización fracasa es la dificultad que puede plantear el uso de la solución si esta deja de serlo para convertirse en un nuevo problema.
• Integración: con otras herramientas ofimáticas de la organización o con aplicaciones como las que integran el paquete de Office.
• Escalabilidad: el software necesita crecer y escalar con la empresa.
• Soporte del proveedor: desde la capacitación inicial hasta la respuesta eficaz e inmediata a los problemas que se pueden presentar, pasando por la entrega de actualizaciones.
• Accesibilidad móvil: los empleados necesitan acceso desde sus casas, desde todas las ubicaciones de la empresa, desde cualquier lugar del mundo y, en todo momento, a través de dispositivos móviles.

Software ISO 9001

El Software ISO 9001 está estructurado en forma de red de funcionalidades que pueden interactuar de manera inteligente entre sí. Gracias a ello, permite automatizar el sistema de gestión de la calidad adoptando el ciclo PDCA, con lo que se asegura la mejora continua.

En esta solución se integran los más avanzados desarrollos tecnológicos para optimizar y simplificar la gestión: Blockchain, Big Data e Inteligencia Artificial. Descubre las innumerables ventajas que la digitalización puede reportar a tu empresa, para ello, solo tienes que solicitar más información a nuestros consultores.