Como convertir la autoevaluación con el Modelo EFQM en planes de mejora.

La filosofía del Modelo EFQM nos propone que pensemos cómo somos de excelentes en nuestra organización en cada un de los 8 conceptos fundamentales de Excelencia analizando la información interna y externa (micro y macro entorno). Estos 8 principios fundamentales describen los pilares esenciales para que cualquier organización pública o privada,  alcance una excelencia sostenida.

El Modelo EFQM permite evaluar dónde se encuentra nuestra organización en su camino hacia la excelencia, ayudándonos a identificar las fortalezas clave y las áreas de mejora en cada uno de esos principios con relación a la Visión y Misión. El grado de excelencia en el que nos encontramos se evaluará a través del esquema lógico REDER que nos permite evaluar  de una manera estructurada el rendimiento de una organización.

Una vez  terminada la autoevaluación por parte de la organización se realizará la reunión de consenso y se hará un  informe con la puntuación obtenida para cada uno de los subcriterios y sus correspondientes puntos fuertes y áreas de mejora detectados.

Como seguramente nos vamos a encontrar con muchas áreas de mejora, el siguiente paso debería ser establecer los criterios para priorizarlas. Algunos de esos criterios que podríamos tener en cuenta pueden ser:

• La Visión y Misión
• Los Factores Clave de Éxito más relevantes de la organización
• La cadena de valor
• Los objetivos estratégicos que deberían ser obtenidos de la Visión
• Los resultados clave esperados en los criterios 6,7,8, 9 del Modelo EFQM.
• Los requisitos de los grupos de interés o stakeholder: clientes, empleados, aliados, sociedad, etc.

Una vez seleccionados los criterios a utilizar se elegirán las áreas de mejora que más impacten en los criterios. Se puede realizar una tabla de ponderación que cruce las áreas de mejora con esos criterios elegidos y se les da una puntuación para priorizarlas según su capacidad para ponerla en marcha (disponibilidad de personal, de tiempo, económica, etc.) y su impacto en el criterio anterior seleccionado.

Una vez seleccionadas las mejoras, se debería hacer una ficha para su seguimiento que contenga el nombre de la acción, el propietario o responsables de su control, fechas de ejecución, indicadores que nos midan la evolución o grado de consecución (rojo, amarillo, verde). Es recomendable que la acción de mejora siga la sistemática REDER-PDCA:

• Resultados: esperados del enfoque elegido. Deberíamos identificar la relevancia, utilidad y rendimiento de los resultados obtenidos.
• Enfoque: planificación, descripción de la acción de mejora y sus razones de selección. Ver si la acción de mejora está centrada en las necesidades de los grupos de interés y apoyan claramente la estrategia.
• Despliegue: cómo se despliega el enfoque, implantación sistemática de la acción de mejora en las áreas consideradas más relevantes para dicho enfoque.
• Evaluación y Revisión de la acción: cómo y cuándo se evalúa la acción de mejora, es decir que hace la organización para  revisar, perfeccionar y mejorar el enfoque elegido y su despliegue.

Estos procesos de autoevaluación, así como la implantación y gestión del modelo EFQM pueden ser una importante inversión en tiempo por parte del personal de una organización. Por este motivo es recomendable contar con software específico como el que ISOTools pone a su disposición.