¿Cómo estar preparado ante una auditoría de normas ISO?

Normas ISO

Pasar una auditoría puede ser un proceso estresante para muchas personas, ya que suele despertar dudas, miedos y estrés. Esto puede ser especialmente cierto si el auditor evalúa el proceso de gestión de las normas ISO en la organización en función de la información que se encuentre almacenada en hojas de cálculo, documentos escritos a mano o en carpetas.

El nivel de estrés aumenta de forma exponencial, ya que espera que la información que será auditada se encuentre perfectamente, sea precisa, se encuentre almacenada y se puede encontrar de forma fácil.

Para que se realice un proceso mucho menos estresante y desalentador, es necesario que se lleven a cabo un par de consejos sobre la preparación ante una auditoría y algunas de las cosas que puede esperar del auditor.

Preparación ante la auditoría

Es necesario que conozca a la perfección los estándares. Esto es necesario porque debe conocer lo que se va a auditar y cuáles son las expectativas que debe cumplir. Tiene que conocer todos los requisitos a los que se refieren las normas ISO, por lo que conocer las normas ISO como la palma de su mano es un muy buen punto de partida.

Una vez que conozca las normas ISO, es necesario que prepare a su equipo para la auditoría. Junto con los auditores jefes, el auditor deberá auditar cada proceso, por lo que es necesario que se asegure de que todo está perfectamente actualizado.

En el momento en el que conoce los estándares y su equipo se encuentra preparado es hora de comenzar a organizarse. La organización es una de las partes más importantes del proceso de auditoría. Si se encuentra bien organizado, la auditoría será mucho más fácil de realizar. Debe asegurarse de conocer donde se encuentran todos los registros y documentos que se utilizan de manera diaria. Esto hace que sea mucho más fácil para usted y para el auditor llegar a los asuntos verdaderamente importantes en poco tiempo.

Si admite un consejo, invierta en un software de gestión de normas ISO. Es muy posible que pueda realizar el seguimiento de la información de su organización utilizando hojas de cálculo o incluso papel y lápiz, pero un buen software de gestión de normas ISO personalizado a sus necesidades será la mejor opción para cumplir de forma satisfactoria con los requisitos de las normas ISO, además de evitarle muchos problemas durante la realización de la auditoría.

El software de gestión de normas ISO puede realizar un análisis muy rápido de todos los datos que maneja en su organización, minimizando los posibles errores que puedan suceder. Utilizar un software de gestión de normas ISO mejorará sus flujos de trabajo, y reducirá el espacio de almacenamiento que ahora ocupan todos los registros físicos, que además le causan un desorden ya que serán guardados de forma digital y podrá acceder a ellos desde cualquier parte. Otra ventaja es que, si sucediera un accidente en su organización, los datos se encontrarán almacenados en la nube por lo que no perderá absolutamente nada, solo deberá tener conexión a internet y un computador para acceder a sus datos introduciendo su nombre de usuario y contraseña.

Otro consejo que queremos ofrecerle es la realización de una auditoría interna. La realización de la auditoría interna funcionará como un ensayo para cuando el auditor se encuentre allí. Este es el mejor momento para averiguar dónde se encuentran nuestras debilidades y dónde podemos mejorar de cara a la auditoría real. Esto ayuda a que su equipo se sienta mucho más a gusto, ya que sabe que debe esperar cuando llegue el auditor y comience a realizarle preguntas.

Si ya tiene todo lo necesario, es decir, ha realizado su tarea, su equipo se encuentra listo, cuenta con un software de gestión de normas ISO y ha llevado a cabo mejoras después de realizar la auditoría interna ya está preparado para pasar la auditoría real.

El proceso de auditoría consta de tres partes. Primero se realiza una reunión de apertura, en la que el equipo de gestión y el auditor se reúne para repasar cuales son los objetivos. En esta reunión el auditor presentará el cronograma de los eventos que llevará a cabo durante el transcurso de la auditoría.

En segundo lugar, se realizará la auditoría de procesos. En este caso los procesos de operaciones serán auditados utilizando el cronograma de auditoría como una guía. Es necesario tener en cuenta que algunos procesos se pueden realizar con menos tiempo de lo programado y otros pueden llevar más tiempo.

Para finalizar se realiza la reunión de clausura. En este momento el auditor deberá realizar una revisión de toda la auditoría con los gerentes de la compañía que se encuentran involucrados y se realizará una recomendación que se encuentra basada en los hallazgos descubiertos durante la realización de la auditoría.

Software ISOTools para normas ISO

Aquellas organizaciones decididas en gestionar y mantener los sistemas de gestión según los requisitos de las normas ISO de un modo sencillo y eficaz, pueden encontrar la solución ISOTools como la mejor opción para ello.

Con ISOTools, el control del sistema de gestión está garantizado. Además, permite obtener resultados en el corto plazo, evitando burocracia y duplicidades en la gestión entre otros aspectos.