Principales problemas que impulsan a las empresas a automatizar sus Sistemas de Gestión ISO

Automatizar los Sistemas de Gestión ISO

En un entorno cada vez más competitivo, las organizaciones deben esforzarse por mejorar a diario para lograr la satisfacción de sus clientes. Una de las medidas que le permite mejorar enormemente su eficiencia es a través de la forma en la que éstas llevan a cabo su gestión diaria. Muchas organizaciones ya decidieron en su momento certificarse bajo normas ISO que le permitieran demostrar la calidad en su gestión. En este aspecto y dada, la cada vez mayor complejidad a la que deben enfrentarse, muchas empresas apuestan por automatizar sus Sistemas de Gestión ISO.

En el presente artículo queremos recoger una recopilación de esas principales situaciones complejas que se le presentan a las organizaciones y que las llevan a automatizar sus Sistemas de Gestión ISO.

Problemas que impulsan a las empresas a automatizar sus Sistemas de Gestión ISO

Algunos de los problemas principales que impulsan a muchas organizaciones a decidirse por automatizar sus Sistemas de Gestión ISO son los siguientes:

• Contar con Sistemas de Gestión ISO que se encuentran ya en una fase madura y ven necesario pasar de una gestión manual a una implantación de procesos de manera automática para lograr una optimización en tiempos y recursos empleados en la gestión y mantenimiento del mencionado sistema.
• Realizar un control manual de la documentación para verificar su cumplimiento respecto a los requisitos del Sistema de Gestión por parte de responsables como, por ejemplo, directores técnicos, lo que significa emplear más horas de trabajo de esta persona en esta tarea, no pudiéndolas dedicar a la realización de otras que aporten un mayor valor.

• Existe el riesgo de utilizar instrucciones o formularios obsoletos.
• Las auditorías tanto internas como externas a los Sistemas de Gestión supone un gran esfuerzo a las organización, ya que requiere poner en regla toda la documentación, así como los registros realizados para poder superarlas con éxito.
• Dedicación de más tiempo del debido a preparar los Comités de Dirección, ya que no contar con un sistema de gestión documental automatizado, requiere tener que realizar la recopilación, análisis y presentación de los datos necesarios para el desarrollo del citado comité de manera manual.
• Muchas de esta organizaciones cuentan con centros de trabajo en diferentes puntos, lo que supone tener información descentralizada al no tener automatizados sus sistemas de gestión.
• Aquellas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de procesos tanto estratégicos, claves y de soporte, dificulta el control de los mismos y de las interrelaciones entre estos de una forma no automatizada.
• Contar con varias personas involucradas en el Sistema de Gestión, hace necesario disponer de un punto común que permita unificarla, de cara a poder controlar todas las no conformidades identificadas, así como las acciones tanto correctivas como preventivas planteadas y sus respectivos registros.
• En muchas organizaciones con variedad de turnos de trabajo, surgen problemas de comunicación entre los miembros, lo que se vería solucionado a través de la automatización que aporta un software para la gestión de sistemas ISO.
• A veces, también resulta necesario disponer de la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, aspecto que se ve dificultado sin la automatización de los sistemas de gestión.

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Éstos son sólo algunos de los principales problemas a los que se enfrentan aquellas organizaciones que aún no han automatizado sus sistemas de gestión basados en normas ISO.

Puedes conocer la problemática que llevó a otras organizaciones a automatizar sus Sistemas de Gestión ISO y que han visto optimizada notablemente su rendimiento en nuestra sección de Casos de éxito.

Recomendamos la lectura de este artículo Cómo un software puede facilitar la gestión de una norma ISO.

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